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Créer des proformas avec ton logiciel de facturation

Il y a quelques temps, nous avions évoqué la façon dont les factures proforma sont utilisées, si elles ont un intérêt pour ton entreprise. Ici, nous allons simplement fournir un bref résumé avant que de révéler le moyen le plus simple et rapide de créer des factures proforma personnalisées.

Créer ses factures proforma en quelques clics

Dans quelles situations utilise-t-on des factures proforma ?

Les factures proforma sont souvent utilisées en lieu et place des devis, car les deux fonctionnent d'une manière similaire dans le processus de vente.

En général, les entreprises émettent des factures proforma avant de générer la facture finale. Si l'un de tes clients souhaite passer commande mais préfère d'abord obtenir une ventilation des prix avec la description des produits, la facture proforma est toute indiquée.

Il est important de noter que, contrairement à une facture ou un devis (dans certains cas), une facture proforma n'a pas de valeur juridique contraignante. Aussi, une facture proforma devra être clairement identifiée comme telle, tout comme une facture officielle devra porter le titre Facture et disposer d'un numéro de facture unique s'insérant de façon cohérente dans ta numérotation.

La facture proforma permet au vendeur de fournir des informations sur la vente avant que les conditions et les prix ne soient finalisés. Les factures proforma servent de point de référence et peuvent se révéler utiles au cours du processus de vente et de facturation, à condition que toutes les règles soient respectées.

Que faut-il inclure dans ton modèle de facture proforma ?

Comme évoqué plus haut, une facture proforma sert un objectif relativement similaire à celui d'un devis. Cela signifie que si le proforma est flexible et peut être modifié, en fonction des besoins de votre client. En général, toutes les factures proforma incluent :

  • La date d'émission,
  • Tes coordonnées (nom et adresse de l'entreprise) et celles de ton client,
  • Une description des produits ou services à fournir,
  • Une indication claire de l'unité de calcul, des quantités et du prix du produit/service,
  • Le montant hors taxes (HT),
  • le montant et les taux de TVA applicables,
  • Le montant toutes taxes comprises (TTC).

Comment créer une facture proforma rapidement et facilement

Un logiciel de facturation comme Debitoor te permet de créer des factures de façon bien plus rapide qu'avec les modèles de facture Word ou Excel. Il te fournit également les outils nécessaires pour créer et envoyer des factures proforma en quelques instants.

N'hésite pas à consulter notre tutoriel : Créer une facture proforma. Sinon, nous résumons la procédure juste ci-dessous !

Comment créer une facture proforma dans Debitoor ?

Les factures proforma utilisent le même modèle que celui des factures classiques. Cela signifie que tu peux sélectionner les coordonnées du client et la description du produit en un instant, en cliquant simplement sur les flèches déroulantes. Il suffit d'avoir enregistré ces informations en amont, pour qu'elles soient disponibles dans tous les documents que tu crées.

Ensuite, au lieu de cliquer sur Finaliser la facture, comme tu le ferais normalement pour compléter une facture, clique plutôt sur Enregistrer. Ta facture sera enregistrée en tant que brouillon : voilà ta facture proforma. Lorsque tu cliqueras sur Afficher, tu verras le proforma :

Exemple de facture proforma générée avec Debitoor

Clique sur Afficher pour voir ta facture proforma dans ton compte Debitoor

Tes factures proforma peuvent être envoyées directement à ton client, tout comme tu le ferais avec une facture finalisée. Et si ton client approuve le proforma ?Eh bien, convertis-le en facture classique en cliquant simplement sur Finaliser la facture. Avant cela, tu pourras bien sûr y apporter les ajustement nécessaires, en fonction de la réponse de ton client.

Ta facturation très simplement Debitoor by SumUp