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Mais à quoi sert donc une facture proforma ?

Nous commençons la semaine en nous intéressant à la facette commerciale de la facturation.

Si nous évoquions dernièrement l'importance d'un devis dans la relation commerciale que tu as avec tes clients, nous abordons aujourd'hui quelque chose qui y ressemble sans y ressembler : la facture proforma.

Préparation d'une facture proforma

Créer une facture proforma maintenant

Quelle est la valeur d'une facture proforma dans ta facturation ?

Avant que de répondre à cette question, voici de quoi nous éclaircir les idées : une facture proforma n'est pas une facture.

Bien qu'un modèle de facture et un modèle de facture proforma soient (quasiment) impossibles à distinguer l'un de l'autre, leur valeur et leur utilisation difèrent beaucoup.

Mise en situation :

La facture proforma n'a pas de valeur fiscale ni comptable. L'administration fiscale et ton comptable n'ont, pour ainsi dire, rien à faire d'une facture proforma. Rien, du vent, nada, pouêt. Elle ne sert ni comme justificatif d'un paiement ni même comme substitut d'une facture (une vraie) face aux autorités fiscales. *Pour cette raison, un proforma ne doit pas être comptabilisé et n'a pas à être numéroté avec la même rigueur qu'une facture "classique", qui doit respecter à la lettre les contraintes de la série numérique.

Donc une facture proforma ne vaut rien du tout ? Si, elle vaut quelque chose : elle vaut ce que vaut la relation commerciale que tu entretiens avec ton client.

En d'autres mots, son intérêt est purement commercial et ne regarde que ton client et toi.

Alors, quand donc utiliser une facture proforma ?

En principe, une facture proforma peut toujours être utilisée comme un brouillon de facture que tu peux présenter à ton client avant de formaliser fiscalement et comptablement l'opération.

C'est pour cette raison que certains entrepreneurs et freelancers utilisent les factures proforma comme des devis.

Néanmoins, c'est dans le commerce international qu'il est le plus fréquent d'utiliser des factures proforma, et de la façon suivante :

Comme justificatif ou preuve d'une opération qui ne s'est toujours pas matérialisée : c'est-à-dire que ton client n'a pas encore reçu le bien ou service, et que tu n'as pas été réglé. Pour concrétiser les conditions d'une opération. En remplacement d'une proposition commerciale (exactement comme un devis), lorsque le vendeur et l'acheteur entretiennent une relation commerciale assidue. Pour documenter l'envoi d'échantillons à l'acheteur potentiel.

Comme tu peux le voir, sa finalité sera toujours et essentiellement commerciale.

Quand il est temps de concrétiser la transaction, il faudra utiliser une facture en bonne et due forme puisque, comme indiqué plus haut, la facture pro forma ne constitue pas une preuve fiscale ni comptable.

Que contient une facture proforma ?

Comme nous te le disions, le modèle d'une facture proforma est calqué sur celui d'une facture classique.

La différence réside, néanmoins, dans le fait que la mention "facture proforma" figure sur le document, lui ôtant toute valeur fiscale et comptable. Et ça, c'est plutôt important.

Pour ce qui est du contenu, c'est le même :

coordonnées complètes de ton client et toi, description des produits ou services (au plus tu seras précis, au moins le risque de quiproquos existera), prix unitaire et montant total, types de taxes (souviens-toi de prendre en compte les règles qui s'appliquent à la TVA lors de transactions transfrontalières), *conditions de paiement.

Comme tu peux le voir, il s'agit du même contenu que celui d'une facture traditionnelle.

Comment faire une facture proforma avec un logiciel de facturation ?

Comme toujours, un logiciel de facturation constitue un énorme avantage lorsqu'on souhaite gérer toutes les facettes de sa facturation.

Avec Debitoor, faire une facture proforma exige la même procédure et les mêmes efforts qu'une facture ordinaire : autrement dit, presque rien !

La seule chose à faire pour que la facture proforma soit sauvegardée comme telle (et non comme une facture), il suffit de ne pas cliquer sur "Finaliser la facture".

Exemple de facture proforma

Tu n'auras à cliquer sur ce bouton qu'en cas de succès, si le client décide en effet de faire appel à toi !

En cas de doute, nous avons un tutoriel à disposition : Créer une facture proforma sur Debitoor.

Ta facturation très simplement Debitoor by SumUp