Préparer une facture en 5 étapes

Combien de factures crées-tu chaque mois ? 5 ? 10 ? 50 ?

En fonction du secteur d'activité, ce nombre peut varier énormément, sans pour autant être révélateur du succès d'un entrepreneur.

Le chiffre 5 pour 5 conseils de bonne tenue !

Pour chaque entrepreneur, toutefois, il est important de suivre 5 étapes fondamentales lorsque tu prépares une facture :

1ère étape : valide la commande

Dans la plupart des cas, tu commences par compléter la commande avant de générer une facture pour ton client.

Sauf dans le cas du paiement d'un acompte ou d'une avance : dans ce cas, tu perçois une portion du montant de la facture finale avant qu'elle n'ait été émise.

Conseil : Attention à ne pas trop tarder à émettre la facture. Pour le bien de ta trésorerie, il est important de s'assurer que la facturation et le paiement sont effectués aussi vite que possible après que la commande ait été passée.

2ème étape : utilise un modèle de facture

Si tu t'apprêtes à rédiger une facture, mieux vaut le faire en utilisant un modèle de facture prêt à l'emploi. Un modèle de facture a les avantages suivants :

  • un modèle de facture contient toutes les informations essentielles pour qu'une facture soit valable,
  • tu peux réutiliser un même modèle de facture pour chaque facture à venir,
  • avec un modèle de facture, tu gagnes un temps fou dans ta facturation.

Donc tu vois, l'utilisation d'un modèle de facture possède plusieurs avantages avec, en premier lieu, un gain de temps et d'énergie inestimable !

En utilisant un logiciel de facturation comme Debitoor, tu trouveras un modèle de facture professionnel et immédiatement prêt à l'emploi.

3ème étape : rédige la facture comme il faut

N'y allons pas par quatre chemins : pour qu'une facture soit valable et irréprochable, du point de vue du client et de l'administration fiscale, il faut qu'elle contienne :

  • Nom et adresse du vendeur (toi) et du client,
  • Date de la facture,
  • Numéro de facture (il doit être unique et dans la continuité des n° de facture précédents),
  • Date de livraison / date d'échéance,
  • Ton numéro de TVA (si tu y es assujetti)
  • ...voire ton n° de TVA intra-communautaire,
  • Ton numéro SIREN/SIRET,
  • Si possible, le numéro de TVA de ton client (en particulier lors de livraisons dans l'Union Européenne),
  • La nature du produit/service et sa quantité,
  • Le prix du produit/service,
  • Le montant total de la facture, indiqué en HT et en TTC.

En plus de cela, n'hésite pas à rajouter quelques éléments facultatifs mais bien utiles, tels que :

  • ton adresse email, ton numéro de téléphone/mobile,
  • les informations de ton compte bancaire.

Cela permet d'éviter au client d'avoir à te recontacter pour connaître des informations que tu aurais pu lui fournir dès le départ.

Conseil : ne crée pas ta facture manuellement à partir de rien (ou d'une 'feuille blanche'). En tant que professionnel, il est tout de même plus sérieux d'utiliser le modèle de facture d'un logiciel de facturation en ligne. Toutes les mentions obligatoires y figurent, et tes factures sont créées en quelques clics.

4ème étape : propose des options de paiement en ligne

Une excellente façon d'accélérer le processus de paiement d'une facture est d'offrir à tes clients différentes options de règlement en ligne, directement sur la facture.

C'est d'une simplicité enfantine grâce en gérant ta facturation en ligne : il te suffit d'intégrer un bouton "Payer en ligne" (justement).

Ton client n'aura qu'à cliquer dessus pour te payer en quelques instants via PayPal ou bien GoCardless.

5ème étape : vérifie la facture avant de l'envoyer

Maintenant, ta facture est prête. Voici tout de même un point important à rappeler : vérifie encore une fois ta facture.

Quand tu rédiges des factures, des erreurs peuvent toujours survenir : une mauvaise date, les coordonnées du client plus à jour ou un prix mal entré.

Lorsque tu auras vérifié que tout est en ordre dans ta facture, tu peux l'envoyer. Si tu utilises un logiciel de facturation en ligne, ton client recevra la facture en quelques instants dans sa boîte de réception, et tu auras économisé une impression, des timbres et un trajet pas indispensable à La Poste !

Écrit par Charles PlassonCharles Plasson, 16 Février 2017 dans Trucs et astuces

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