Guide pour les petites entreprises et les micro-entrepreneurs

Ton programme de facturation et de comptabilité

La méthode ALPEN, pour se libérer du temps

S'il est une chose que l'on veut tous, c'est de disposer de plus de temps. Un moyen efficace de t'organiser et de gagner du temps ? Appliquer la méthode ALPEN.

La méthode ALPEN va en effet te permettre d'optimiser l'utilisation de ton temps et d'en dédier davantage aux belles choses de la vie ! Car cette méthode s'applique à ta vie de tous les jours.

Un réveil matin symbolisant que le temps est compté

Gestion du temps : ton planning quotidien avec la méthode ALPEN

Comme de nombreux micro-entrepreneurs, tu as la tête probablement pleine de choses à faire. De choses qui ne peuvent attendre, qui doivent être faites aujourd'hui et maintenant.

Résultat ? Il est bientôt 22h et, alors que tes amis sont rassemblés autour d'un bon repas dans un restaurant du coin, tu es seul chez toi, devant ton ordinateur.

La méthode ALPEN consiste à structurer tes tâches et à mettre en place un calendrier réaliste. Cela te permettra à la fois d'entreprendre et gérer ton entreprise, mais aussi de te libérer du temps pour les choses de la vie. Le schéma de la méthode ALPEN est le suivant :

Graphique pour la visualisation de la méthode ALPEN pour une meilleure gestion du temps

En quoi consiste la méthode ALPEN

Il s'agit d'une méthode d'organisation créée par l'Allemand Lothar J. Seiwert (auteur de Prendre son temps pour en gagner), qui concentre son travail d'analyse sur la gestion du temps : selon lui, la façon dont tu gères ta journée impacte directement celle du lendemain.

Le sigle ALPEN ("Alpen" désignant les Alpes, en allemand) est basée sur 5 étapes quotidiennes à suivre :

  • A - Alle Aufgaben : activités
  • L - Länge : longueur
  • P - Pufferzeit : plages horaires
  • E - Entscheidungen : ou égrappage
  • N - Nachkontrolle : ou surveillance

Voyons sans attendre de quoi il s'agit.

A - Activités

D'abord, rassemble toutes tes tâches à venir en une to-do list. Il faut vraiment inclure dans cette liste l'ensemble de tes tâches à venir, qu'elles soient d'ordre professionnel ou personnel.

Même les tâches quotidiennes qui semblent les plus minimes (vérification de tes e-mails par exemple) doivent être listées.

L - Longueur

Dans un second temps, détermine combien de temps chaque tâche est censée te prendre, individuellement. Veille à être réaliste et à ne pas être trop ambitieux : la gestion de tes courriels nécessite habituellement plus que 10 petites minutes.

P - Plages

Il s'agit ensuite de définir des plages horaires qui fassent office de "tampon" : en effet, il est fort probable que des imprévus viennent t'interrompre dans le planning millimétré que tu avais imaginé. Un petit creux qui nécessite une collation, le téléphone qui sonne, une course de dernière minute à faire, etc.

Être réaliste est la règle d'or. Et la répartition du temps la plus réaliste est 60-40 : tu ne prévoies des tâches que sur 60% de ton temps, les 40% restant servant de plage tampon.

En effet, rien n'est plus démotivant en fin de journée que de s'apercevoir que seule la moitié des tâches prévues a été accomplie. Et de se remémorer l'adage : "Qui trop embrasse mal étreint". À vouloir trop en faire, on tend à rater les choses.

E - Égrappage

Il est désormais important de placer tes tâches dans une séquence, d'en mettre certaines de côté et d'en déléguer d'autres. En effet, ta liste est sans doute beaucoup plus longue que ce qu'il t'est réellement possible de faire en une journée.

Par conséquent, utilise l'analyse ABC pour bien définir tes priorités et placer les choses à faire les plus urgentes en tête de ton agenda.

S - Surveillance

18h00 : il est temps de faire les comptes. As-tu coché tous les éléments de ta liste du jour ? Es-tu parvenu à respecter le temps que tu t'étais accordé pour faire cela ? As-tu déjà en tête une estimation approximative du temps disponible et des choses à fairele lendemain ?

Pas de panique, cela peut sembler être beaucoup de questions à se poser au début. Mais plus tu travailleras avec la méthode ALPEN, plus cela deviendra automatique, intuitif et fluide.

Un imbattable duo : l'analyse ABC et la méthode ALPEN

L'analyse ABC et la méthode ALPEN se combinent pour former un puissant combo en termes de gestion du temps.

Pendant que tu utilises l'analyse ABC pour trier les tâches en fonction de leur priorité (selon leur importance et leur urgence), la méthode ALPEN te permet de créer une stratégie de travail concrète.

Tu n'évites pas seulement de perdre du temps avec des choses sans importance, mais tu t'assures aussi que chaque tâche sera traitée au moment opportun. Cela va te faire économiser pas mal de temps et d'énergie ! Et, au prochain dîner entre amis, tu seras toi aussi présent.

Comment améliorer la méthode ? En écrivant une "not-to-do list"

Si tu t'aperçois que tu gaspille du temps sur Facebook ou WhatsApp, alors écris une liste précise des choses à NE PAS faire, celles dont il ne faut pas que tu te soucies aujourd'hui.

En prenant conscience de ces choses et en les écrivant noir sur blanc, tu as déjà réglé une tâche de première importance.

Bonne chance pour la suite !


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