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Ton programme de facturation et de comptabilité

Comment créer une facture proforma ?

Si tu dois créer une facture proforma, tu t’es peut-être déjà demandé comment procéder. Devrait-elle comporter les mêmes champs qu'une facture ordinaire ? Dans le cas où tu aurais à envoyer une facture proforma à un client potentiel, mais que le doute t’assaille, alors lis ce qui suit.

Quels éléments inclure dans une facture pro forma ?

Avant de commencer, il est important de différencier la facture proforma de la facture ordinaire. La différence est à la fois simple et essentielle : la facture proforma n'a pas de valeur fiscale, il s’agit d’un brouillon.

La facture proforma : ce brouillon de facture qui permet tout

Pour cette raison, le premier élément à faire figurer sur une facture proforma, c’est son titre. Donc, afin d’éviter tout malentendu et bien que cela puisse paraître évident, tu dois inclure le titre facture proforma.

Il suffira ensuite d’inclure dans le modèle de facture le reste des données de la même façon que pour une facture ordinaire :

  • Date d’émission : la date à laquelle est générée la facture proforma. Il est important de la localiser dans le temps,
  • Coordonnées de l'émetteur : en tant que professionnel, il est indispensable d’inclure tes coordonnées, c'est-à-dire tes nom et prénom, ou bien la raison sociale de l’entreprise, le numéro SIREN, voire le numéro de TVA intracommunautaire, domicile fiscale (qui peut être différent de l’adresse physique de l’entreprise),
  • Coordonnées du destinataire : les informations concernant ton client. Tout comme tu l’as fait avec l'émetteur, il te faut rentrer ici le nom ou la raison sociale de ton client, et son numéro de TVA intracommunautaire si besoin,
  • Description des produits ou services : au moins leur nom et leur prix à l’unité,
  • Sous-total ou total hors taxes (HT) : il s’agit du montant des produits ou services facturés, avant application de la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), si elle s’applique,
  • Montant de la TVA : ainsi que les différents taux appliqués sur la facture,
  • Montant total TTC : il s’agit du montant toutes taxes comprises, incluant la TVA donc, payable par le client.

Qu'en est-il du numéro de facture sur une facture proforma ?

Les informations à inclure dans ta facture proforma sont sensiblement les mêmes que celles figurant sur une facture ordinaire. La différence réside dans le fait que la facture proforma ne porte pas de numéro.

Crée ta facture proforma dès maintenant

Tu te demandes peut-être pourquoi ? C’est très simple : les factures proforma n'ont pas la moindre valeur fiscale et elles ne sont donc pas comptabilisées. Si la facture proforma n’entre pas dans ta comptabilité, il n’est donc pas utile de lui attribuer un numéro.

Comment convertir une facture proforma en une facture ordinaire ?

Comme indiqué plus haut, il s'agit d'un brouillon de facture, sans valeur fiscale. Elle sert, entre autres, à déclarer la valeur d'une marchandise à la douane ou à faire une proposition sans engagement (ni pour l’émetteur ni pour le récepteur) à une entreprise, en particulier dans le cadre du commerce international.

Cependant, ton objectif va probablement être de transformer cette fichue facture proforma en une facture digne de ce nom. Une fois que la transaction a eu lieu et qu’il est temps d’envoyer la « vraie » facture au client, assure-toi de ce qui suit :

  • Le titre doit être facture désormais, et non plus facture proforma,
  • Tu dois attribuer à la facture un numéro qui suive de façon cohérente la série numérique à laquelle étaient soumises les factures précédentes,
  • La date de la facture doit être celle de son émission, c’est-à-dire le jour où elle a été finalisée.

Depuis l’envoi du proforma, certaines choses ont changé (adresse, produits vendus, prix, etc.) ? Alors apporte ces modifications avant de finaliser la facture.

As-vous besoin de faire des factures proforma ?

La plupart des logiciels de facturation incluent la possibilité de générer des proformas en plus des factures ordinaires. Par exemple, dans Debitoor, lorsque tu dois facturer, clique simplement sur le bouton «Enregistrer» afin obtenir ta facture proforma.

Afin de simplifier et accélérer ton flux de travail, il te suffit de cliquer à n’importe quel moment sur « Finaliser » pour transformer la facture proforma en une facture ordinaire. Tu n’as donc pas à créer une nouvelle facture de zéro.

La création de factures proforma et leur conversion en factures ordinaires est donc un processus simplissime avec Debitoor.


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