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Ton programme de facturation et de comptabilité

Quand doit-on faire une facture ?

Factures, devis, avoir, bon de livraison… Que de notions et documents à maîtriser pour bien comprendre les bases de la facturation ! Une fois ces notions assimilées, il faut aussi savoir quand ces différents documents interviennent lors d'une vente.

Quand doit-on créer une facture ?

Quand doit-on émettre une facture ? Est-ce avant la livraison du bien ou la prestation de service, ou seulement après ? Voici quelques astuces pour tout comprendre au timing de la facturation et pour bien connaître les échéances à respecter.

Quand a-t-on l’obligation de facturer ?

Avant toute chose, il est essentiel de bien comprendre quand, en tant que professionnel, tu as l’obligation de facturer un client.

Obligation d’émettre une facture

Toutes les livraisons de biens ou prestations de services ne sont pas sujettes à l’obligation de facturer.

Les quatre situations dans lesquelles tu dois impérativement faire une facture sont les suivantes :

  • Lorsque ton client est un professionnel, et non un particulier.
  • Lorsque tu effectues des échanges intracommunautaires avec des clients qui sont des particuliers
  • Lors d’une livraison de biens, si le client le demande
  • Lors de livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’oeuvres d’art ou d’antiquités.

En règle générale, c’est l’entrepreneur qui doit émettre la facture. Alternativement, la facture peut être émise par un tiers si celui-ci bénéficie d’un mandat pour ce faire.

Obligation d’émettre une note

Outre l’obligation d’émettre une facture, certaines entreprises ont l’obligation d’émettre une note.

Différence entre une facture et une note

Même si ça fonction est identique à celle d’une facture, la note est différente d’une facture. Une note est similaire à un reçu ou ticket de caisse.

En pratique, la note comporte moins de détails relatifs à l'entreprise que la facture.

Par exemple, la facture doit préciser le numéro de facture, le numéro d’identification à la TVA de l’entreprise, et les détails de la prestation de services ou de la livraison de bien, alors que la note ne les mentionne pas.

De plus, alors que la facture peut être destinée à des particuliers comme des professionnels, la note est strictement pour les clients qui sont des particuliers.

Pour ce qui est des notes émises par des professions libérales, elles sont appelées notes d’honoraire.

Note de prestation de service

Les entreprises qui réalisent des prestations de services pour des particuliers ont l’obligation d’émettre une note lorsque le montant de la prestation est égal ou supérieur à 25 euros TTC.

Si le montant de la prestation est inférieur à 25 euros TTC, l’entreprise n’a pas l’obligation d’émettre une note, à moins que le client ne le demande. Dans ce cas, il faudra également faire une note.

Quand émettre une facture ?

Ce n’est pas tout d’émettre une facture lorsque cela est nécessaire : il faut aussi le faire au bon moment. Voici quand émettre une facture lors d’une livraison de bien et d’une prestation de service.

Quand facturer une livraison de bien ?

Pour ce qui est de la livraison de bien, la facture peut être émise dès la vente du bien et au plus tard lors de la livraison du bien.

En d’autres termes, tu peux créer la facture dès que ton client a commandé un article, mais il est impératif que la facture soit créée lorsque le client reçoit le bien acheté.

Dans le cas où ton entreprise a besoin de plus de temps pour émettre la facture, un délai supplémentaire de 15 jours après la livraison du bien peut être accordé.

Quand facturer une prestation de service ?

En ce qui concerne les services, la facture doit être émise lors de la réalisation de la prestation de service ou rapidement après.

Comme pour la livraison de bien, l’entrepreneur peut bénéficier d’un délai supplémentaire de 15 jours après la réalisation du service.

Factures récurrentes

Il peut arriver que tu doives émettre des factures récurrentes pour certains clients.

C’est par exemple le cas si ton client bénéficie régulièrement de la même prestation de service ou commande à intervalles réguliers le même bien.

Dans ce cas, la facture récurrente doit de préférence être émise le même mois que la réalisation de la prestation de services ou de la livraison du bien.

La facture récurrente doit au plus tard être émise un mois après la prestation de service ou livraison du bien.

Les étapes de la facturation au cours d'une vente

Quand intervient la facture par rapport au devis et au bon de livraison ? Nous clarifions quelles sont les différentes étapes administratives d’une vente.

Les différentes étapes en matière de facturation lors d'une vente

La création d’un devis

Créer un devis n’est pas obligatoire, mais c’est souvent la première étape lorsques tu entames une relation commerciale avec un client.

Un devis est un document qui informe le client du prix d’un bien ou service. Il constitue la base d’un possible accord entre client et entreprise.

Une fois le devis envoyé au client, ce dernier peut l’accepter, le refuser, ou demander des modifications.

Si le devis est accepté par le client, il peut ensuite directement être converti en facture.

L’émission d’un bon de livraison

Encore une fois, cette étape n’est pas obligatoire mais elle peut être utile, notamment si ton entreprise ne peut pas immédiatement émettre une facture après avoir réalisé la prestation de services ou livré les biens.

Le bon de livraison, ou bordereau de livraison, est une preuve que le service a bien été réalisé ou que les biens ont été livrés au client. Il doit être remis au client lors du service ou de la livraison.

L’émission d’une facture

Enfin, une fois un accord conclu avec ton client, ou au plus tard 15 jours après la réalisation du service ou la livraison des biens, tu dois émettre une facture.

Il faut ensuite transmettre cette facture à ton client, qui pourra ainsi te payer.


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