Guide pour les petites entreprises et les micro-entrepreneurs

Ton programme de facturation et de comptabilité

Quand envoyer un rappel à ton client ?

Tous les clients ne paient pas leurs factures à temps. Dans ce cas, vous pouvez écrire un rappel à votre client et lui rappeler le paiement en souffrance. Un rappel particulièrement simple et rapide peut vous écrire avec un programme comptable comme Debitoor. Écrivez votre premier rappel maintenant.

Ah, ton agenda t'indique un retard de paiement

Quand commencer à enviager l'envoi d'un rappel ?

La décision est tienne. Si c'est la première fois que ce client fidèle ne paie pas à temps, sans doute qu'un signe amical et courtois suffira à lui rappeler qu'il te doit quelque chose. Une sorte de rappel avant le rappel. Il est préférable de ne pas crier à l'outrage tout de suite, un oubli est vite arrivé.

Dans le logiciel de facturation Debitoor, tu sais toujours quelle facture est en retard de paiement et tu peux facilement créer et envoyer des rappels aux clients retardataires. Toutes les informations nécessaires sont automatiquement prélevées de la facture.

Envoie un rappel à ton client

Ce qu'il faut faire est de rappeler au client que le délai de paiement était fixé à telle ou telle date, et que ce délai est dépassé. Il te faudra par conséquent préciser une nouvelle date butoir.

Quel type de rappel choisir ?

Tu peux écrire un premier rappel à partir du moment où le délai de paiement que tu avais fixé sur la facture en ligne a expiré. Nous proposons quatre niveaux d'intensité du rappel :

Le rappel amical

Comme indiqué plus haut, il s'agit plus d'un message sympa que d'un rappel. Il permet de faire signe à son client, sans pour autant le brusquer.

Le 1er rappel

Si le rappel amical n'a pas montré de succès, il peut être utile d'envoyer un premier vrai rappel. Assure-toi de bien préciser qu'il s'agit d'un rappel de paiement, et fixe un nouveau délai à ton client. Il est préférable de mentionner clairement le numéro de la facture originale à laquelle se réfère ce rappel.

Le 2ème Rappel

Si le second délai de paiement fixé a de nouveau expiré, sans paiement de la part du client, l'envoi d'un second rappel est conseillé. Sa construction est similaire à celui du 1er rappel, mais le texte se fait plus insistant, et le nouveau délai accordé est bien plus court.

Chaque nouvel avertissement doit préciser au client qu'une opération est ouverte et ne peut être fermée tant qu'il n'aura pas réglé.

Le 3ème et dernier rappel

Là, ta relation à venir avec ce client est probablement compromise. Avec le 3ème et dernier rappel, tu dois mettre en avant la gravité de la situation, en agitant le spectre d'une action en justice si le client ne règle pas ce qu'il te doit d'ici la date-butoir définitive que tu lui fixes.

Explique-lui que les prochaines étapes lui seront coûteuses. Vu le sérieux de l'affaire, il est préférable d'envoyer ce rappel par courrier postal, en recommandé avec accusé de réception.

Nous te recommandons de suspendre toute livraison prévue pour ce client, tant que le paiement n'aura pas été effectué.

Les pénalités de retard

Dès lors que ton client est en défaut de paiement, tu peux appliquer des pénalités de retard sur la somme qu'il te doit. Elles sont généralement fixées à 8% lorsque tu commerces avec une entreprise, et à 5% quand tu traites avec un particulier.

Dans tous les cas, pour pouvoir appliquer légalement ces pénalités de retard, il faut absolument en faire mention dans tes conditions générales de vente (CGV).

L'injonction de payer

Si ton client continue à refuser de payer la facture, il va falloir envisager de recourrir à une procédure judiciaire. Tu peux demander le rappel à ton tribunal local. Vous ne devez soumettre aucun document au début. Si le client s'oppose à la plainte, vous devez contacter un avocat.

L'injonction de payer est la première façon de faire intervenir la justice, simplement et rapidement. Au vu des preuves que tu présenteras au juge, celui-ci pourra envoyer une injonction de payer au client, lui intimant de payer ce qu'il te doit dans un délai d'un mois (ou de faire appel).

Dans le meilleur des cas, cela te suffira à être payé. Sans quoi, le juge pourra procéder à un référé-provision voire à une assignation au fond en dernier recours, comme nous te l'indiquons dans nos conseils pour gérer les mauvais payeurs.

Il est très probable que tu vas perdre ce client dans le cadre de la procédure d'ordonnance du tribunal. Une lettre de ton avocat, voire une injonction de payer provenant du tribunal, seront généralement bien suffisants.

Le savais-tu ?

Grâce à Debitoor, tu peux gérer ta facturation pro te permet de préparer et envoyer des rappels, rapidement et en toute simplicité.


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