Qu'est-ce qu'une série numérique en facturation ?

Pour être valide, une facture doit forcément porter un numéro et intégrer une série ordonnée, chronologique et continue.

La série peut tout à fait changer de forme au moment de commencer un nouvel exercice comptable.

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Les règles de facturation fixées par les autorités impliquent que chaque facture émise (et donc finalisée) doit être numérotée.

Ce numéro de facture doit être unique : cela signifie qu'il ne doit pas apparaître plus d'une seule fois dans un même exercice comptable (qui correspond souvent, en France, à l'année civile, de janvier à décembre).

L'administration fiscale signale aussi que la numérotation doit être chronologique, cohérente et linéaire.

Il n'est donc pas autorisé :

• de faire des sauts dans la facturation : par exemple, de passer directement de la facture n°13 à la n°15,
• d'antidater des factures : la date d'émission de la facture n°3 ne peut être antérieure à celle de la facture n°2.

Combien de séries numériques (ou de numérotations) est-il possible d'avoir ?

L'administration fiscale autorise un entrepreneur à créer plusieurs numérotations, sous certaines conditions. Ainsi, le Code général des impôts (annexe 2 - Article 242 nonies A, alinéa 7°) indique que la numérotation peut se faire en séries distinctes si l'activité de l'entreprise l'exige.

Autrement dit, une entreprise peut disposer de séries distinctes dans 3 cas :

• elle facture depuis plusieurs lieux en même temps : cas d'un électricien qui emploie des salariés qui facturent leurs clients sur place, sur différents chantiers en même temps,
• les clients de l’entreprise sont de différente nature : si l'entreprise facture des particuliers et des professionnels, elle peut décider de créer une série numérique distincte pour chacune de ces catégories.
• les factures sont réalisées via des outils différents : cela peut arriver si l'entreprise utilise simultanément factures papier et factures électroniques. Ce cas de figure se raréfie toutefois, numérisation des démarches comptables et fiscales oblige.

Il n'est pas autorisé d'émettre des factures utilisant des séries numériques distinctes dans les cas suivants :

• par client : il est interdit d'établir une série numérique spécifique à chaque client,
• par mois : changer la série numérique chaque mois est problématique, là aussi (car cela fausse tout simplement la continuité de la série numérique)

Quand changer la série numérique

L'administration fiscale autorise le changement de série numérique au moment où l'on démarre un nouvel exercice comptable (et fiscal). Comme nous l'évoquions plus haut, cela coïncide, pour bon nombre d'entreprises, au passage à l'année civile suivante.

En ce sens, il est possible d'utiliser la même numérotation que l'année précédente à partir du moment où l'exercice comptable est différent.

Il est bien sûr interdit d'utiliser plusieurs fois le même numéro de facture au sein d'un même exercice fiscal.

Quelle série numérique choisir pour sa facturation ?

L'administration fiscale ne donne pas de consigne particulière sur la façon dont une entreprise doit numéroter les factures, ni sur le numéro qui débute sa numérotation.

La seule chose qu'elle requiert, c'est le respect de la cohérence de la facturation pro : numéros uniques, suite chronologique et continue.

La façon la plus rationnelle de définir une série numérique est d'utiliser comme préfixe l'année fiscale en cours : par exemple, 180001 pour la première facture émise en 2018, puis 180002 pour la seconde, et ainsi de suite.

Aujourd'hui, les logiciels permettant de gérer sa facturation en ligne prennent en compte ces critères-là, ce qui fait que les entrepreneurs n'ont pas à se préoccuper de la continuité de la série numérique.

Le logiciel en question se chargera d'assigner le numéro suivant automatiquement.