Comment générer un modèle de facture efficace ?

En tant qu’entrepreneur, tu as l’obligation d’émettre une facture pour chaque transaction commerciale effectuée. Simplifie ton processus de facturation grâce à des modèles de facture professionnels incluant tous les pré-requis légaux.

Tu dois faire des factures ? Dans ce cas, rien de mieux que d’avoir des modèles de factures prêt à l’emploi, et à portée de main. Avec Debitoor, tu disposes de modèles de facture professionnels respectant les règles fixées par l’administration fiscale.

Grâce aux différents modèles disponibles dans un logiciel de facturation, tu n’as pas à recréer tes factures de zéro à chaque fois que tu souhaites en envoyer une à un client.

Le modèle de facture est déjà fin prêt, ce qui fait que tu n’as pas à te casser la tête à savoir ce qui va ici ou ce qui va là. Il t’est évidemment possible de personnaliser la facture pour améliorer leur impact commercial sur le client.

Il s’agit d’une façon de travailler à la fois pratique et efficace, où ta préoccupation première passe de la facturation (comment fais-je une facture ?) au négoce (que puis-je faire pour améliorer mon activité ?).

Tu souhaites découvrir les avantages liés à l’utilisation d’un logiciel de facturation avec des modèles de facture professionnels ? Dans ce cas, inutile d’attendre plus. Nous t’expliquons ci-dessous en quoi consistent les modèles de facture pour micro-entrepreneurs et petites entreprises.

Crée ta facture dès maintenant

Qu’est-ce qu’un modèle de facture ?

C’est un document construit pour l’élaboration d’autres documents du même type, dans ce cas des factures. En effet, grâce aux modèles, tu économises du temps au moment de créer des factures : tu n’as pas à reconfigurer la facture de A à Z, à chaque fois que tu souhaites en créer une.

C’est là une excellente manière d’économiser du temps et de l’énergie. Et pour cela, tu peux utiliser un outil de traitement de texte ou de feuilles de calcul, ou bien un logiciel de facturation.

Word et Excel, et tes modèles de facture

Comme tu le sais sans doute, Microsoft Word est l’outil de traitement le plus connu et utilisé lorsqu’on souhaite taper n’importe quel type de document écrit. Quand il s’agit de facturer, peu de gens savent que Word propose aussi des modèles de factures : Debitoor te propose d'ailleurs de télécharger un modèle de facture façon Word.

Toutefois, l’outil montre rapidement ses limites :

• Il ne permet pas de stocker de données,
• Tu dois générer manuellement un client, un numéro de facture, un produit et son prix, etc.
• Il te faut répéter ce processus chaque fois que tu commences à créer une facture.

Pour ce qui est d’Excel, c’est probablement l’outil que l’on maîtrise tous au moins à un niveau basique. Il ne permet pas seulement d’entrer des paires de chiffres, mais permet aussi la création de factures.

Tout comme Word, Excel dispose de modèles de facture. Et, bien qu’il puisse paraître plus pratique que le premier, il présente aussi des désavantages :

• Ce n’est pas aussi simple d’utilisation que Word,
• Tu as besoin d’une connaissance préalable d’Excel pour l’utiliser,
• La numérotation de factures n’est pas aussi simple à mettre en place que dans d’autres logiciels,
• Il ne permet que peu de fantaisie quand on crée sa facture.

Logiciels de facturation pour micro-entrepreneurs VS modèles

En tant que travailleur indépendant et entrepreneur, une solution très commode consiste à utiliser un logiciel de facturation qui incorpore des modèles de facture professionnels, en lieu et place des modèles façon Word ou Excel. Le processus est automatisé et plus rapide.

Les avantages de l’utilisation d’un véritable logiciel de facturation sont nombreux :

• La numérotation est automatique. Tu n’as pas à vérifier et revérifier le numéro de la facture à chaque fois que tu en crées une, puisqu’il est généré automatiquement, dans la continuité des précédents. Ainsi, pas de trous dans la numérotation et tu te protèges des erreurs qui pourraient survenir dans les modèles à la sauce Word ou Excel.
• Tu peux personnaliser ta facture. Avec un logiciel de facturation, tu peux inclure un logo, mais aussi d’autres éléments design à la place des mornes cellules Excel. C’est non seulement important que ta facture soit correcte, mais aussi qu’elle soit attractive.
• Tu n’as pas trop à te soucier des questions légales et fiscales. En général, les logiciels (sérieux) dédiés à la création de factures sont à jour de ce point de vue-là. Utiliser l’un d’eux permet d’éviter bien des déconvenues.
• Il te permet de mieux organiser tes documents et de tous les conserver au même endroit.

Conseils pour quand tu utilises des modèles de facture

Si tu décides malgré tout de gérer tes factures toi-même, manuellement et sans logiciel de facturation, nous te recommandons ces quelques petites choses :

• Assure-toi que la numérotation quotidienne des factures que tu crées se fasse sans trous. Dans le cas inverse, tu t’exposes à un rappel à l’ordre de la part du fisc. Et ce n’est généralement pas la meilleure des choses.
• Quand tu personnalises ta propre facture avec un modèle, pense tout d’abord à l’allure que tu souhaiterais lui donner. Pour cela, n’hésite pas à disposer d’une facture “brouillon”.
• Une bonne organisation est la clef. Essaye de nommer tes fichiers de façon claire et cohérente, par exemple : “frais-factures - 01-04-2017” et de les organiser en dossiers différents. Il te sera ainsi plus aisé de retrouver ce que tu cherches.
• Vérifie, vérifie et vérifie encore. Tu ne sais jamais si les données que tu as entrées sont complètes et justes.