Guide pour les petites entreprises et les micro-entrepreneurs

Ton programme de facturation et de comptabilité

Gérer les factures impayées

Il se peut que tu aies envoyé la facture au client, livré le bien ou prêté le service, mais rien à faire : ton client n’a pas réglé à temps ce qu’il te doit. Pas de panique toutefois, mille raisons peuvent expliquer ce qui n’est, pour l’instant, qu’un retard de paiement. Voici quelques conseils pour gérer la situation.

La première chose à faire est de vérifier par deux fois que tu n’as toujours pas reçu le paiement. Cela peut arriver à chacun, quand on la tête un peu prise par son activité, de rater une ligne sur un relevé bancaire et de ne pas se rendre compte que la règlement de la facture a eu lieu.

Il n'est pas non plus impossible que le client ait procédé au virement mais que la somme n’ait pas encore atteint ton compte en banque. Quoi qu’il en soit, mieux vaut ne pas tout de suite crier au scandale, et mesurer sa réaction.

Impayés et rappels

Si la première vérification échoue, il se peut que la faute vienne bien du client, en effet. Dans ce cas, il est tout à fait correct de lui envoyer un rappel. Le rappel doit faire référence à la facture impayée.

Pour commencer, un rappel amical est préférable

Le rappel doit faire clairement référence à la facture impayée, pour éviter tout malentendu ou quiproquo. Tu dois également mentionner la date d’échéance ainsi que le montant à régler. Pour l’instant, mieux vaut mettre la raison de cet impayé sur le compte d’une erreur ou d'un oubli.

Création de rappels bienveillants

Certains logiciels permettent de créer des rappels au design convivial. De cette façon, le client ne se sent pas menacé ou attaqué par le message : encore une fois, un simple oubli peut arriver.

Une autre bonne idée consiste à inclure la facture au rappel. Si le modèle de facture de départ bénéficiait d’un design sympa et que le rappel reste dans les mêmes tu gagnes en professionnalisme aux yeux de ton client. Le document sera à la fois formel mais personnalisé.

Malheureusement, tout le monde ne vérifie pas quotidiennement sa messagerie (si tu lui as envoyé une facture en ligne) ou sa boîte à lettres, et il est donc important d’accorder un délai de réponse raisonnable au client.

Bien sûr, si après quelques jours tu ne reçois toujours aucun signe de sa part, il est préférable de lui envoyer un second rappel, et il est courant d’appliquer des frais de retard de paiement (entre 2 et 5% du montant total).

Il est aussi possible d'appliquer des frais de retard

Cela n’est évidemment possible que si tu as livré le bien ou prêté le service (sinon, tes moyens de pression sont faibles). Sur Debitoor, tu peux tout à fait ajouter ces frais de retard directement sur le rappel.

Processus de suivi

Si les solutions indiquées plus haut échouent et que le rappel ne provoque aucune réaction de la part du client, tu fais peut-être face à un possible cas d’impayé volontaire.

Nous avons indiqué dans l'article "4 conseils pour gérer les clients en retard de paiement", que nous te recommandons de consulter.

Cela peut commencer par l’envoi d’une lettre de mise en demeure de payer, qui indique de façon claire et complète l’objet du litige, et qui correspond à la dernière solution avant un recours en justice.

En effet, si la situation stagne, il va falloir procéder à une injonction de payer, en contactant le greffe du tribunal de commerce duquel va dépendre votre client mauvais payeur. L’injonction de payer est une démarche gratuite qui vise à prendre la justice pour témoin, et à envoyer une lettre d’obligation de paiement au client signée par le juge.

Si la situation a dégénéré à ce point, tu devrais probablement prendre contact avec un avocat spécialisé, qui sera en mesure d’analyser la situation et de t’épauler dans les prochaines étapes.

Conseils à suivre face à un impayé

Face à un impayé, il faut absolument s’armer de patience et ne pas immédiatement suspecter le client d’être un voleur. La raison de l’impayé peut être toute bête et la solution toute simple et pacifique. Ce n’est pas la première fois que cela arrive et cela ne sera probablement pas la dernière fois non plus.

Assure-toi juste de faire les choses bien et dans l’ordre, en commençant par les rappels, par e-mail puis par courrier recommandé avec accusé de réception, si nécessaire.

Il est également sage de garder à l'esprit la nature de ton client : la situation est généralement plus simple à régler lorsqu’il s’agit de particuliers et non d’entreprises, celles-ci pouvant être liquidées avant de t'avoir réglé.

Enfin, quand tout laisse à penser à un défaut de paiement intentionnel, renseigne-toi sur tes droits et les recours juridiques possibles.

Conseils : Debitoor te permet de créer des rappels en cas de facture impayée. Notre logiciel, pensé pour les TPE, PME et micro-entrepreneurs, est à la fois simple, intuitif et efficace. N’hésite pas à l’essayer gratuitement, et à nous contacter à la moindre question.


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