Tu connais certainement cela : tu as fourni un bien ou un service à un client, tu as préparé et envoyé la facture, et depuis, tu attends. Et ton client ne paye pas.
Voici, en résumé, les étapes par lesquelles passer pour faire face à la situation. Toujours avec courtoisie, cela va sans dire !
1. "Bonjour, j'appelle à propos de la facture que je vous ai envoyée"
Il n'est pas nécessaire, ni recommandé, de passer directement à la méthode lourde. Souvent, un simple appel téléphonique au client pour lui rappeler qu'une facture est en attente de paiement, est suffisant.
Le retard de paiement n'est pas toujours le fruit de mauvaises intentions. Il est possible que ton client ait eu un mois chargé, que la facture ait atterri par mégarde sur la mauvaise pile de documents, ou que sa trésorerie est un peu vide ce mois-ci. Dans ce cas, pourquoi ne pas lui proposer d'échelonner les paiements ?
Un appel bienveillant peut véritablement faire des miracles, ton client appréciera et saura s'en souvenir.
2. Envoyer un premier rappel
Si tu ne parviens pas à contacter ton client par téléphone, ou qu'il n'a toujours pas payé la facture une semaine après l'appel téléphonique, tu peux tout à fait lui envoyer un rappel.
Derechef, utilise un ton bienveillant et évite d'initier un conflit ou de proférer des menaces : cela ne pourrait que t'être défavorable à l'arrivée. Voici un exemple de message efficace et courtois :
"Après avoir vérifié nos comptes, nous souhaitons vous informer que nous n'avons pas reçu votre paiement pour la facture n°xxxx du xx/xx/xxxx. Vous avez probablement juste oublié de procéder au règlement. Nous vous demandons de bien vouloir vérifier à nouveau votre paiement et de payer la somme de xxx €".
Un rappel écrit donnera davantage de poids à ta requête qu'un appel. Assure-toi bien d'indiquer une nouvelle échéance pour le paiement, dans le rappel. Cela met en place une contrainte précise, plus efficace qu'un vague "d'ici les prochains jours".
3. La facture reste impayée ? Ecris un second, voire un troisième rappel
Ton client ne paye toujours pas, et tu perds doucement patience ? Cela est compréhensible, après tout, comme nombre d'entrepreneurs, tu dépends sans doute de la ponctualité de tes clients pour fonctionner.
Tu devrais donc écrire un second rappel. Et même si, dès le premier rappel, le client était déjà en faute par rapport à ses obligations, garde un ton à la fois objectif et neutre. N'hésite cependant pas à renforce le caractère urgent de la chose à chaque nouveau rappel. En l'absence de réponse ou de paiement, il est temps de passer à la vitesse supérieure : voici un exemple du 3ème (et dernier) rappel, la mise en demeure :
"La facture du xx/xx/xxxx est malheureusement toujours impayée, malgré nos rappels répétés. Nous vous demandons une fois de plus de bien vouloir régler le montant de xxx € que vous nous devez. Si nous ne recevons pas votre paiement d'ici la date limite du xx/xx/xxxx, nous serons dans l'obligation de déposer un recours auprès du Tribunal de Commerce."
Conseil : dans un logiciel de facturation comme Debitoor, tu peux voir tes factures en un instant, et tu peux facilement générer un rappel d'un clic de souris. Tu peux personnaliser chacun des 3 messages de rappel, afin de gagner un temps considérable.
4. Toujours rien ? Cela devient sérieux...
Mais voici la bonne nouvelle : il est extrêmement rare qu'un client te pousse ainsi dans tes retranchements et, en principe, l'un des rappels précédents l'aura déjà poussé à réagir et à te verser ce qu'il te doit.
Si rien n'y a fait et que ton client refuse de payer, il est peut-être temps de faire appel à la justice pour régler le problème. Il existe 3 démarches différentes, en fonction de la gravité du litige et de l'importance des sommes en jeu :
- l'injonction de payer - probablement la plus simple des façons d'en appeler à la justice. Le client débiteur n'est pas appelé au Tribunal, et la décision du juge de lui envoyer une injonction de payer se fait sur les preuves que tu lui apportes. Le mauvais payeur dispose alors d'un mois pour payer ou faire appel. Le requête en injonction de payer peut se faire de façon physique (téléchargement, impression et envoi du formulaire CERFA n°12946*01 au Tribunal de Commerce ou d'Instance concerné) ou dématérialisée depuis le site des Greffes des Tribunaux de Commerce. La démarche auprès d'un Tribunal de Commerce coûte 37,07€ de frais de greffe.
- le référé-provision - Ici, le juge appelle le débiteur à se présenter au Tribunal, et prend connaissance des arguments des deux parties. Pour information, le référé-provision n'est pas envisageable si le client mauvais payeur est dans une situation de redressement ou de liquidation judiciaire. Si l'ordonnance émise par le juge t'est favorable, il te faudra la faire notifier à ton client par un huissier. Si ta demande est rejetée, tu as la possibilité d'abandonner les poursuites. Mais tu peux également faire appel de la décision ou bien aller plus loin en assignant au fond ton client.
- l'assignation au fond - Cette fois, c'est le plaignant qui demande à ce que le débiteur comparaisse au Tribunal. L'assignation au fond signifie que le juge va désormais prendre une décision basée sur l'ensemble du droit, et va régler le litige en donnant une décision définitive (on parle d'assignation "à toutes fins"). Le conflit avec le client prendra fin ici.
Avec toutes ces solutions, tu devrais parvenir à régler la question des paiements en retard, en pensant toujours bien à adapter la parade au client et au degré de retard ou d'urgence.
Bonne chance !
