Tout savoir sur la numérotation des factures
Si le numéro de facture peut paraître insignifiant au premier abord, il est en réalité très important pour ton entreprise. Non seulement il garantit la conformité légale de tes factures, mais il détermine aussi la continuité de ta facturation et la cohérence de la comptabilité de ton entreprise.
Il existe des règles à respecter en matière de numérotation des factures. En cas de contrôle fiscal, il faut être capable de démontrer que la numérotation de tes factures est conforme à la loi.
Tu as certainement beaucoup de questions liées à la numérotation des factures de ton entreprise ou de ton association. Comment choisir une série de numérotation des factures ? Que faire en cas de saut de numéro ou d’oubli ? Peut on changer de série de numérotation des factures ?
Puisque le sujet de la numérotation des factures peut porter à confusion, ce livre blanc a pour objectif de répondre aux questions les plus fréquentes sur le sujet.
Le numéro de facture : une mention obligatoire
Le numéro de facture est une des mentions obligatoires qui doit impérativement figurer sur ta facture.
Où se trouve le numéro de facture ?
Le numéro de facture se situe en général en haut de page sur la facture. Il doit être indiqué de manière claire pour que tu puisses le repérer facilement.
Si tu factures de nombreux biens ou services et que ta facture fait plusieurs pages, le numéro de facture doit non seulement figurer sur la première page de la facture, mais aussi sur toutes les pages qui suivent.
Les règles relatives à la numérotation des factures
La numérotation des factures ne peut pas être choisie au hasard; elle doit respecter certains critères.
Les trois principes à respecter en matière de numérotation des factures sont la chronologie des numéros de facture, leur continuité, et leur unicité.
La série de numérotation des factures doit être chronologique
Les numéros de tes factures doivent être en ordre chronologique.
Exemple 1 - Dans l’exemple ci-dessous, la numérotation des factures ne respecte pas le principe de la chronologie des numéros. La facture Nº002 a été émise le 16 juillet 2020, donc après la facture Nº003.
Exemple 2 -Dans le cas de figure ci-dessous, la numérotation des factures est bien chronologique : la facture Nº010 date du 28 juin 2020, la facture Nº011 date du 20 juillet 2020, et la facture Nº012 date du 27 juillet 2020.
La série de numérotation des factures doit être continue et sans rupture
Les factures doivent être numérotées de manière continue, et sans rupture. En pratique, cela signifie qu’il ne faut pas repartir de zéro d’un mois sur l’autre, mais attribuer un numéro de facture dans la continuité de la série de numérotation.
Exemple - Si la première facture que tu finalises est numérotée Nº2020-001, la facture qui la suit devra être numérotée Nº2020-002 pour respecter la continuité de la série de numérotation. De plus, si ta première facture est la facture numéro Nº2020-001 et que ta dernière facture est la facture Nº2020-005, il faut impérativement que tu aies des factures ayant les numéros Nº2020-002, Nº2020-003, et Nº2020-004.
L’unicité des numéros de facture
La dernière règle à respecter concerne le fait que chaque facture doit avoir un numéro unique. Il ne doit pas y avoir de doublons.
Exemple - Dans la série de numérotation de factures ci-dessous, le principe de l’unicité des numéros de facture n’est pas respecté, puisque deux factures portent le même numéro: Nº003.
Comment choisir un numéro de facture ?
Lors du choix d’un numéro de factures, il faut tout d’abord penser à respecter les principes de la chronologie, de la continuité et de l’unicité des factures. La série de numérotation des factures est un élément important qui te permettra de bien organiser ta facturation et de rapidement t’y retrouver.
Il existe plusieurs manières de choisir une série de numérotation pour tes factures.
Série de numérotation de factures simple
Certains entrepreneurs optent pour une série de numérotation simple, du type Nº1, Nº2, Nº3, Nº4, Nº5, Nº6 …
Série de numérotation de factures avec un préfixe de dates
D’autres décident d’utiliser un préfixe.
Le préfixe dans le numéro de facture peut être un préfixe de date et correspondre à une année, ou à une année et un mois.
Exemple 1 - Une série de numérotation de factures avec un préfixe correspondant à l’année pourrait être la suivante : Facture Nº2020-001, facture Nº2020-002, facture Nº2020-003.
Exemple 2 - Une série de numérotation de factures avec un préfixe correspondant à l’année et au mois pourrait être : Facture Nº2020-07-001, facture Nº2020-07-002… Avec ce type de série de numérotation, le préfixe change chaque mois pour refléter la date, comme illustré ci-dessous.
Souvent, inclure le jour de facturation dans le préfixe, de manière à ce que le préfixe soit un préfixe année/mois/jour, n’est pas utile et porte à confusion, à moins d’avoir un volume très large de factures (plusieurs par jour). Cela peut vite devenir fastidieux de s’y retrouver.
Série de numérotation de factures avec d’autres préfixes
Ta série de numérotation de factures peut aussi inclure un préfixe avec des lettres.
Choisir une série de numérotation de factures avec un préfixe contenant des lettres est judicieux si ton entreprise cumule des activités différentes, ou si tu gères plusieurs entreprises.
Le préfixe pourra alors correspondre au nom de l’entreprise, à une référence qui te permettra d’identifier l’activité, ou à toute autre information utile à l’organisation de ta facturation.
Exemple - Une série de numérotation de factures avec un préfixe contenant des lettres pourrait être : NºFAC-2020-001, NºFAC-2020-002… ou encore NºSTUDIO-2020-001, NºSTUDIO-2020-002…
Peut-on changer de série de numérotation des factures ?
En principe, il faut limiter le nombre de changements autant que possible. En pratique, si le changement est nécessaire, il est possible de changer de système de numérotation de factures, tant que le changement ne créera pas de risques de doublons.
Le changement de système de numérotation de factures doit de préférence être effectué lors du changement d’année ou d’exercice comptable.
Il peut être judicieux de garder une trace du changement de numérotation de factures ainsi que des explications en cas de contrôle fiscal. Des informations peuvent par exemple être conservées dans le manuel des procédures comptables.
Faut-il changer la numérotation des facture d’une année sur l’autre ?
Tout dépend de ta série de numérotation des factures. Si ton système de numérotation de factures contient un préfixe de date avec l’année, il faudra effectivement le changer d’une année sur l’autre.
Cependant, si ton système de numérotation de facture ne contient pas d’élément faisant référence à la date, il n’y a aucune obligation de changer la série de numérotation de factures d’une année sur l’autre.
Peut-on utiliser des séries de numérotations de facture différentes ?
Oui, il est possible d’utiliser des séries de numérotations de facture différentes dans certains cas, comme définit dans le Code Général des Impôts (CGI, article 242).
Par exemple, il est possible d’utiliser des séries de numérotation différentes si l’entreprise a deux catégories différentes de clients. Attention, il est question ici de catégories de clients différentes, et non d’avoir une série de numérotation de facture par client, ce qui est illégal.
Les entreprises peuvent aussi avoir des séries de numérotation de factures distinctes si elles facturent simultanément depuis deux endroits différents. Par exemple, si deux employés émettent des factures depuis deux boutiques différentes. Dans ce cas, il est acceptable d’avoir une série de numérotation de facture par boutique.
Il est aussi possible d’utiliser des séries de numérotation de factures différentes si l’entreprise utilise des solutions de facturation différentes, comme des logiciels de facturation distincts.
Le troisième cas de figure dans lequel il est possible d’avoir des séries de numérotation différentes est lorsque l’entreprise a des activités distinctes, par exemple une activité de vente de biens et une autre de prestations de services.
Comme pour le changement de série de numérotation, il est judicieux de conserver les informations qui justifient les différentes séries, par exemple dans le manuel des procédures comptables.
Numéro de facture et facture proforma
Contrairement aux factures finalisées, les factures proforma, c’est-à-dire les factures brouillons, n’ont pas de valeur légale ni de valeur comptable.
Les factures proforma d’une entreprise peuvent avoir un numéro de facture proforma, ou ne pas comporter de numéro mais seulement la mention facture proforma.
Si les factures proforma comportent un numéro, ce numéro ne fait pas partie de la série de numérotation des factures finalisées. C’est un numéro appartenant à une série de numérotation seulement applicable aux factures proforma/brouillon.
Lorsque la facture proforma est finalisée, elle acquiert une valeur comptable et légale, et se voit donc attribuer le prochain numéro de la série de numérotation des factures.
Numéro de facture et facture d’acompte
Les factures d’acompte sont des factures qui ont une valeur comptable et une valeur légale. Elles doivent être traitées comme n’importe quelle factures finalisées de l’entreprise.
Les factures d’acompte doivent avoir un numéro de facture appartenant à la série numérique des factures de l’entreprise.
Numéro d’avoir
Les factures d’avoirs - aussi appelées avoirs ou notes de crédit - ont une valeur légale et une valeur comptable. Elles doivent donc être numérotées de manière continue, ininterrompue et chronologique.
Deux options existent en matière de série de numérotation des factures d’avoir.
Les factures d’avoirs peuvent être numérotées de manière à ce qu’elles soient intégrées à la série de numérotation des factures classiques, ou suivre une série de numérotation indépendante.
Que faire en cas de saut de numéro de facture ?
Malgré les efforts pour tenir une comptabilité en ordre et s’assurer de la continuité de la numérotation des factures, un oubli peut arriver. Que faire en cas de trou ou de saut dans la numérotation des factures ?
Pour illustrer ce cas de figure, prenons un exemple. Une entreprise suit une série de numérotation des factures simple. Elle fait un oubli, de manière à ce qu’il n’existe pas de facture Nº004. Sa série de numérotation des factures est donc la suivante : Nº001, Nº002, Nº003, Nº005, Nº006.
En cas de saut dans la numérotation des factures, il n’y a rien à faire d’autre que de noter l’oubli de manière à pouvoir le justifier et se souvenir de l’erreur. Cela peut être noté dans le manuel des procédures comptables.
Il ne faut surtout pas recréer de facture avec le numéro Nº004 : cela équivaudrait à antidater une facture, ce qui est interdit.
Peut-on supprimer une facture et réutiliser son numéro ?
En cas d’erreur sur une facture, peut-être as-tu déjà pensé à supprimer la facture en question puis en recréer une autre avec le même numéro. Très mauvaise idée : si la facture est finalisée, ce n’est ni possible, ni légal.
Tout d’abord, une facture finalisée a une valeur comptable et une valeur légale. Elle ne pourra jamais être totalement supprimée de la comptabilité de ton entreprise. Par contre, une facture peut être annulée au moyen d’un avoir.
Si tu choisis d’annuler la facture finalisée comportant une erreur pour en recréer une, tu ne pourras pas réutiliser le numéro de la facture erronée car il faut respecter le principe d’unicité des numéros de factures. Même si elle est annulée par un avoir, la facture initiale continue d’exister et son numéro est donc déjà pris.
La nouvelle facture qui comporte les informations correcte devra donc prendre le prochain numéro disponible.
Comment ne pas faire d’erreurs dans la numérotation des factures ?
Au vu des règles à respecter en matière de numérotation des factures, il peut être difficile de s’y retrouver, et beaucoup d'entrepreneurs font des oublis ou des erreurs dans la numérotation de leurs factures.
Utiliser un logiciel de facturation peut être une solution pour simplifier ta création et gestion de factures, particulièrement en ce qui concerne la numérotation des factures.
Sur Debitoor, tu peux choisir le format de la numérotation de tes factures. Le logiciel reconnaît automatiquement la logique derrière la numérotation de la facture, ce qui lui permet de te suggérer automatiquement le prochain numéro de la série lorsque tu crées une facture.
Fini les casse-têtes ! La continuité et la chronologie de la numérotation de tes factures se fait automatiquement.
