Devis et commandes : à quoi faire attention ?

En tant que jeune micro-entrepreneur manquant d'expérience, il n'est pas rare de perdre beaucoup de temps dans l'exécution des commandes de certains clients. Pour t'assurer qu'elle ne devienne pas un cauchemar, elle doit être pensée et négociée dans les moindres détails.

Aucun client, aucune commande, aucun métier n'est complètement similaire à un autre. Et, parfois, un ou deux échanges téléphoniques ou par e-mail vont être nécessaires pour fixer les contours du contrat négocié.

Il peut être bon de commencer à te renseigner sur les pratiques dans ton secteur professionnel.

Créer des devis professionnels pour bien commencer

Au plus tu seras rapide et professionnel dans l'envoi de devis à tes clients, meilleures seront les cartes que tu as en main.

Cela tombe bien, ton logiciel de facturation t'aide à créer des rapidement des devis attrayants.

Debitoor, par exemple, te permet de gérer les tâches essentielles pour ton activité, de créer des factures bien sûr, mais aussi des devis, des bons de livraison, etc.

Bien communiquer avec le client

S'il confirme la commande en signant le devis, il faut commencer par le remercier de t'avoir fait confiance.

Il faut marquer le coup, confirmer que le contrat prend donc effet et qu'il peut désormais compter sur toi.

Tu pensais lui envoyer un devis d'ici aujourd'hui mais tu ne t'es pas bien organisé ou un contre-temps a eu lieu ? Alors contacte le client pour le rasséréner et lui indiquer que tu lui enverras le devis le lendemain, sans faute.

Donc, l'essentiel est de remplir tes engagements, fournir le devis que tu avais promis, et le faire dans les plus brefs délais ! Un client dans le besoin aura sitôt fait d'aller voir ailleurs, sans nouvelles (rapides) de ta part.

Attention aux projets trop gros et trop tôt

Qui ne serait pas impatient dans pareille situation : un client souhaite faire appel à toi pour un projet qui s'étalera sur plusieurs mois.

Il s'agit d'un projet à grande échelle, et voilà pour toi de quoi partir sur les chapeaux de roue : il propose en effet de te payer au projet un forfait de 25 000 €.

Mais il a besoin d'avoir une réponse de ta part sous trois jours. Tu n'en crois pas tes yeux et tu frétilles déjà de bonheur !

Connaître le client et ses besoins

Toutefois, un entrepreneur inexpérimenté pourrait se laisser aller à sauter sans trop réfléchir sur l'occasion.

Le risque est alors de crouler sous une tâche difficilement réalisable mais aussi de décevoir comme il faut un "gros" client : les dommages pourraient être définitifs pour l'entreprise et mettre ton bien-être en difficulté.

D'autre part, qui te dit que ce client va te payer correctement ce qu'il te doit ? Plus le montant du projet est important, plus il est indispensable que tu assures tes arrières :

• Google tes clients. Que remarques-tu ?
• Est-ce que ce client t'a été recommandé ? Si oui, par qui ?
• As-tu été recommandé à ce client ? Si oui, par qui ?
• Rencontre le client avant toute signature. Comment te semble-t-il ? Que te dit ton insctinct ? Sens-tu une alchimie entre vous ou non ?

Bon, nous te prodiguons tout de même quelques conseils pour gérer les clients mauvais payeurs, sait-on jamais !

Estimer correctement la taille de la commande

Voici une liste de choses à vérifier, à contrôler, en cas de grosses commandes :

• as-tu une idée précise du temps nécessaire à la conduite d'un projet pareil ?
• peux-tu faire appel à des personnes qui ont de l'expérience sur ce type de projets ?
• le client a-t-il reçus des factures proforma ou des devis de la part d'autres professionnels ? Que connais-tu d'eux ?
• établis un listing aussi détaillé que possible de toutes les actions à mettre en oeuvre, et mets-toi d'accord avec le client,
• apprends à connaître la valeur de ton service et propose le meilleur prix, sans pour autant te dévaluer : un prix bas peut laisser pense que la qualité ne sera pas au rendez-vous,
• est-il plus intéressant et cohérent de travailler au temps (heure, jour, semaine, etc.) ou au projet (forfait) ?
• quels sont les risques de travailler sur ce projet, pour ce client, à ce moment précis ?
• n'oublie pas de négocier que le client te verse une avance (jusqu'à 50% du montant total) avant le début des travaux ou la livraison de la commande. Les arrhes et acomptes vous lient l'un à l'autre : ils marquent votre engagement commun, et augmente grandement les chances qu'il n'y ait pas entourloupe de la part du client,

Une remarque toutefois : le fait de tout négocier au départ est peut-être ennuyant, mais c'est là une marque de sérieux et de professionnalisme qui tendra à le rassurer aussi, et qui désamorcera pas mal de malentendus ou désaccords potentiels.

Planifier et documenter le projet

En effet, l'important est de savoir si ta gestion de projets est efficace et que tes méthodes de contrôle sont solides.

Il s'agit de lister les actions entreprises dans le cadre du contrat et de définir le calendrier dans lequel elles s'inscrivent. Soyons clairs : être rigoureux sur la tenue de cette documentation est hautement recommandé.

Une fois le projet lancé, la question à te poser est la suivante : puis-je effectuer le travail dans le temps qu'on a fixé, pour que cela me soit rentable ?

Si la réponse est non, alors trouve les moyens de réagir et de travailler plus efficacement.

Savoir répondre aux imprévus

Au plus tu travailles au projet, au plus ton client tendra à multiplier les demandes expresses et imprévues, non mentionnées sur le contrat.

Autre chose important à prendre en considération : le temps qu'il va te falloir pour satisfaire à ces requêtes spéciales. Si cela devient trop important en termes de volume horaire et de travail, mets tout de suite le holà.

En effet, "tout travail mérite salaire" et, si tu peux faire une fleur à ton client sur des détails, il ne faut pas hésiter à faire des avenants au contrat et à modifier ainsi les modalités de l'accord initial.

Si tu excèdes de 20% ou plus le temps d'exécution estimé au départ, nous te recommandons d'en analyser les raisons et de trouver une solution.

Il faut donc informer ton client que tu serais ravi de réaliser ce qu'il te demande, à condition que cela soit écrit noir sur blanc.

Si tu souhaites renégocier le contrat, il faut que tu aies documenté ce qui a été fait jusqu'ici, sinon la négociation risque va s'avérer difficile !