Mais, au fait, combien de temps dois-je garder mes documents ?

À l’heure actuelle où tout est au numérique, certaines personnes se demandent peut-être s'il est obligatoire de conserver les originaux de leurs documents comptables. Le développement technologique nous a aidés, entre autres, à limiter notre consommation de papier, ce qui est une bonne chose pour la planète.

Au fur et à mesure que ton affaire progresse, la paperasse s’accumule. Et, crois-moi, plus d’un entrepreneur s’est déjà posé la question : Combien de temps dois-je conserver mes documents originaux ?

La réponse à cette question se trouve dans notre législation.

Les dates que nous allons te donner sont des dates minimales à respecter. Tu peux bien sûr garder tes documents plus longtemps.

Qu’en est-il des pièces comptables ?

En ce qui concerne les livres et registres comptables, tu dois les garder 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

C’est la même règle pour les pièces justificatives de type : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture (fournisseur, client).

Quelles sont les règles pour les documents civils et commerciaux ?

Les contrats ou conventions rédigées dans le cadre d’une relation commerciale doivent être gardées au moins 5 ans.

Idem pour les documents bancaires ou les documents de transport de marchandises.

Les documents relatifs à la propriété intellectuelle et les dossiers d’avocat doivent être conservés durant au moins 5 ans à partir de la fin de la protection ou du mandat.

En ce qui concerne les garanties fournies au client, il te faut les garder au moins 2 ans.

Les documents civils et commerciaux que tu dois conserver le plus longtemps (30 ans) sont les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.

Attention, un nouveau cas est apparu récemment avec les contrats conclus par voie électronique, pour un montant supérieur à 120 euros, que tu dois garder au moins 10 ans à compter du moment de la livraison ou de la prestation.

Et que dois-je faire des documents fiscaux ?

Tous tes documents fiscaux doivent être conservés au minimum 6 ans après la dernière opération mentionnée, selon l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales.

Qu’en est-il des documents sociaux ?

Les pièces justifiants le statut de ta [société, ton association, tes traités de fusion, doivent être gardés au moins 5 ans. Les comptes annuels (bilans, comptes de résultat…) doivent être conservés durant 10 ans après la clôture de l’exercice.

Et pour les documents relatifs à mes employés ?

Ils doivent être conservés majoritairement 5 ans comme par exemple les bulletins de paie, les registres uniques du personnel, les documents concernant les contrats de travail et salaires, les déclarations d’accident du travail ou les mises en demeure de la part de l’inspection du travail.

Les documents relatifs aux charges sociales et aux taxes sur les salaires sont à conserver moins longtemps, 3 ans en l’occurrence.