Guide pour les petites entreprises et les micro-entrepreneurs

Ton programme de facturation et de comptabilité

Excel ou comptabilité dans le cloud ?

Excel est un programme tout-terrain pour la gestion d'une entreprise. Toutefois, il s'avère assez complexe lorsqu'il s'agit de comptabilité. Un programme de facturation et de comptabilité dans le "cloud" est bien plus facile et pratique, et est le meilleur allié des micro-entrepreneurs et des petites entreprises.

Il n'existe probablement pas de programme aussi puissant qu'Excel pour tout entrepreneur. Si la connaissance est le pouvoir, comme dit le dicton, alors qui sait utiliser Excel possède un grand pouvoir.

Néanmoins, Excel a un talon d'Achille, ou plutôt deux. Premièrement, le programme est complexe, et deuxièmement, les utilisateurs ont tendance à sous-estimer sa complexité. Le résultat peut être catastrophique...

Pourquoi catastrophique ? Un économiste de l'université du Connecticut, James Kwak, décrit sur son blog, comment une grande banque britnannique JPMorgan, a perdu des milliers de dollars à cause d'une erreur de copier-coller.

Gérer sa facturation en la sauvegardant dans le cloud

Excel ou un programme de comptabilité dans le "cloud" ?

Cela peut paraître paradoxal, mais Excel est le programme préféré de certains entrepreneurs et de petites entreprises pour faire leur facturation et leur comptabilité.

Pourquoi ? Principalement parce qu'il est polyvalent et son coût est moindre. Excel sert à tout, et permet d'économiser le coût d'un programme spécialisé.

Mais il y a quelques pièges :

  • Excel est difficile. On le répète, mais il vaut mieux prévenir que guérir. Excel n'est pas un programme à la portée de tout le monde. Ouvrir une feuille Excel, c'est facile, faire une bourde, c'est encore plus facile.

  • Configurer la feuille de calcul prend du temps. Tu dois réfléchir à comment organiser tes revenus et tes dépenses, et à ne pas oublier de nombreux détails, comme la TVA, le montant HT, le montant TTC etc.

  • Excel n'est pas au courant des nouveautés fiscales et de facturation. Bien sûr Excel a des modèles de facture, mais s'il y a des changements au niveau du type de TVA par exemple, ou une autre norme de facturation, Excel ne va pas les intégrer à ses modèles.

  • Catégories de frais, et automatisme : Excel n'est pas organisé en fonction du Plan comptable général. Tu dois donc utiliser tes propres connaissances comptables, et il n'est pas peu dire que le savoir comptable n'est pas à la portée de tout entrepreneur. Non pas par manque d'intérêt (quoique...), mais surtout par manque de temps !

  • Excel dépend de ton ordinateur. Si celui-ci rend l'âme ou te fait des frayeurs, tu peux vite paniquer et imaginer perdre tous tes documents. Pour certains, télécharger les dernières mises à jour d'Excel, est fantastique, mais pour ceux qui connaissent les joies du cloud computing, (l'informatique dans le nuage), Excel semble bien fade...

Pourquoi un programme de comptabilité dans le cloud est-il supérieur à Excel ?

Pourquoi est-ce qu'un entrepreneur devrait opter pour un logiciel de facturation et de comptabilité dans le cloud, et laisser Excel aux passionés des cellules, et à ceux qui préfèrent se compliquer la vie ?

Voici pourquoi :

  • Gain de temps et d'argent : Même si souscrire à un programme de comptabilité implique un coût additionnel, ce coût sera compensé par temps que tu économiseras sur le long-terme, et par la simplicité d'utilisation.
  • C'est facile ! Un programme de comptabilité dans le cloud automatise les tâches et réduit les processus comptables complexes. A tel point que la comptabilité devient simple comme bonjour, et consiste à juste laisser glisser ton doigt sur un écran.
  • C'est automatique ! Tu n'as pas à organiser ni configurer des cellules, comme tu avais l'habitude avec Excel. Un programme de comptabilité calcule automatiquement les totaux, ou encore t'indique directement si le montant entré n'est pas au bon format. Il fait aussi automatiquement la conversion entre devises.
  • La marge d'erreur est minime. Une erreur sur Excel a coûté cher à JPMorgan, alors qu'un programme de comptabilité coûte bien moins cher ! Il faut aussi le vouloir pour commettre une erreur, les étourderies les plus courantes sont les erreurs dans les montants ou dans les noms des clients par exemple. Mais rien qui ne puisse être corrigé rapidemment.
  • C'est dans le "cloud". Les informations sont collectées sur différents serveurs sécurisés. Tu peux alors faire ta comptabilité de n'importe quel endroit, et de n'importe quel appareil, il te faut juste une connection internet.
  • C'est à jour ! Un programme dans le cloud et spécialisé possède une équipe de développeurs qui se chargent d'actualiser le site, et de le mettre à jour. Autant pour les nouvelles régulations fiscales, mais aussi pour les règles comptables. Et tout est en ligne et immédiat, tu n'as pas besoin de renouveler ta licence, et tu n'es pas non plus submergé de notifications pénibles.

En quelques mots, plus de facilité et un gain de temps. Et surtout, plus d'énergie de ta part pour pouvoir t'occuper de la partie plus intéressante de ton entreprise, et laisser la gestion comptable et la facturation entre les mains d'un programme efficace.

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