Les obligations comptables des commerçants

Comme chaque entreprise enregistrée au registre des commerces et des sociétés (RCS), les commerçants se doivent de respecter certaines obligations comptables. Le non-respect de ces obligations est illégal et passible d’amendes qui peuvent être infligées lors d’un contrôle fiscal.

Les obligations comptables diffèrent en fonction de la taille de l’entreprise et du régime fiscal. Voici quelles sont ces obligations comptables, lors de la création d’un commerce, au quotidien ainsi que les obligations sur le long-terme que les commerçants doivent respecter.

Obligations comptables lors de la création d’un commerce

L’obligation comptable relative au compte bancaire intervient lorsqu’un commerçant crée son entreprise.

Obligation relative au compte bancaire

Toutes les entreprises sont soumises à l’obligation d’avoir un compte bancaire strictement dédié à l’activité de l’entreprise. Par conséquent, cette obligation est aussi valable pour les commerçants.

Ce compte bancaire soit être un compte professionnel, sauf pour les micro-entreprises qui, grâce à la loi PACTE, peuvent désormais simplement avoir un compte de type personnel en guise de compte bancaire d’entreprise sous réserve que leur chiffre d’affaires ne dépasse pas 10 000€ HT. Seules les micro-entreprises peuvent donc combiner fins professionnelles et personnelles quant à l'usage de leur compte bancaire.

Les obligations comptables du quotidien pour les commerçants

Au quotidien, les commerçants doivent respecter les obligations comptables liées à la facturation, si nécessaire, et à la tenue des flux de trésorerie.

Obligations relatives à la facturation - Quand facturer ?

Les commerçants sont dans certains cas tenus de facturer leurs ventes de biens ou prestations de services.

Dès lors qu’il s’agit d’une transaction entre un commerçant et un autre professionnel, le commerçant a l’obligation de créer une facture pour cette vente de biens ou services.

La facturation pour la vente de biens à des particuliers n’est généralement pas obligatoire, à moins qu’il s’agisse d’une vente à distance.

Pour ce qui est des ventes de services à des particuliers, la facturation est obligatoire dès lors que le montant du service est supérieur à 25€ TTC.

La tenue des flux de trésorerie

Les flux de trésorerie, c’est à dire les mouvements du patrimoine de l’entreprise commerçante, doivent être répertoriés au quotidien. Ainsi, chaque vente ou dépense doit être enregistrée.

Utiliser un logiciel de comptabilité et de facturation à ces fins est une bonne idée pour rester à jour, être organisé, et avoir accès aux données de ton entreprise rapidement.

Les obligations comptables des commerçants sur le long-terme

La plupart des obligations comptables des commerçants conséquentes sont des obligations à réaliser une fois par an, lors de la clôture de l’exercice comptable.

Comptes annuels à la fin chaque exercice

La clôture et la présentation des comptes annuels est à effectuer à la fin de l’exercice comptable du commerce. La durée de l’exercice comptable peut varier d’une entreprise à une autre, car la loi n’impose pas de date de clôture des exercices comptables pour les commerçants.

Il est courant pour les entreprises de faire correspondre la date de clôture de leur exercice comptable avec la fin de l’année.

La finalisation des comptes annuels à la fin de l’exercice comptable porte sur le bilan, le compte de résultat, et l’annexe. Il est important de prendre le temps de correctement préparer ces documents, et ce avant la date de clôture de l’exercice comptable pour éviter toute panique de dernière minute.

Pour les commerce qui sont des micro-entreprises ou des petites et moyennes entreprises (PME) qui ont entre 50 et 250 salariés permanents, le bilan et compte de résultat sont simplifiés.

De plus, les commerces bénéficiant du statut de micro-entreprise n’ont pas à présenter d’annexe.

Dépôt des comptes annuels pour les sociétés

Les commerces qui sont des sociétés ont une obligation comptable supplémentaire. Cette obligation consiste à déposer les comptes annuels de la société au tribunal de commerce une fois par an.

Concrètement, avant de pouvoir déposer les comptes annuels, une assemblée générale doit être convoquée pour approuver les comptes de l’entreprise. Une fois les comptes approuvés, il faudra également rédiger un procès-verbal d’assemblée à transmettre au tribunal.

Le dépôt des comptes annuels peut être fait en personne au tribunal de commerce, par courrier recommandé, ou en ligne.

La réalisation de l’inventaire

Les commerçants se doivent de réaliser un inventaire au minimum une fois dans l’année. Cet inventaire permet d’estimer le patrimoine de l’entreprise.

La conservation des documents comptables

Les pièces comptables du commerce doivent être conservées pendant une durée de 10 ans suivant la clôture de l’exercice. Cela inclut, entre autres, les factures, les frais, les bons de commandes et les bons de livraison.

L’option de faire appel à un comptable

Certaines de ces formalités comptables peuvent être difficiles à gérer pour les entrepreneurs non-expérimentés.

Pour cette raison, il ne faut pas hésiter à faire appel à un expert-comptable, qui pourra non seulement t’aider avec ces formalités mais aussi te permettre d'éviter de commettre des erreurs dans ta comptabilité.