La vie d'un entrepreneur est très exigeante, pleine d'engagements et de délais à respecter.
Garder tes documents dans l'ordre et à jour, obtenir des informations sur les dernières lois et avoir assez de temps pour tous les aspects de la gestion peut te prendre beaucoup de temps.
Si tu as déjà utilisé pas mal de papier, de stylos et une salle pleine de dossiers pour garder tes documents en ordre, il est temps de passer à autre chose et notamment à un programme de facturation.
Tu as au moins 13 raisons de le faire :
1) Avoir tes rapports à jour tout le temps
Suivre les progrès de ton entreprise et l’état de tes transactions est très important.
Avec un programme de facturation, tes rapports sont automatiquement créés à partir des informations entrantes ou sortantes que tu as enregistrées.
De plus, tu as toujours la possibilité de remonter dans le temps et de comparer deux périodes données.
2) Garde un œil sur tes revenus, tes dépenses
Un programme de facturation te permet de le faire facilement grâce à des diagrammes et tableaux à jour, ainsi que des notifications et des rappels qui te permettent de vérifier l'état des factures et des paiements.
En outre, en utilisant les fonctions les plus avancées, tu peux télécharger ton relevé bancaire au format CSV et tes transactions peuvent être reliées à un achat, une facture ou autre.
3) Calculer tes bénéfices
À partir de la liste de tes factures, tu peux filtrer tes données par statut ou période et voir rapidement tes bénéfices pour une période donnée. Egalement, tu es tenu au courant pour les paiements en attente.
4) Gagner du temps
En automatisant la plupart des fonctions de facturation et de comptabilité, un programme de facturation te fait gagner beaucoup de temps. Notamment avec la possibilité d'enregistrer les données clients et fournisseurs pour les insérer automatiquement dans les factures et devis, l'enregistrement rapide des achats grâce à la technologie OCR et le rapprochement bancaire automatique.
Non seulement un programme de facturation te garantit que tes documents sont conformes à la loi, mais beaucoup d'entre eux sont remplis de contenu divers intéressant pour les entrepreneurs tels que des posts ou des messages d'information relatifs aux questions fiscales par exemple.
6) Numérotation automatique et réduction des erreurs
Si tu utilisais jusqu’à présent un modèle de facture sur Word ou Excel, au risque de manquer l’ordre des numéros de facture ou créer des doublons, avec un programme de facturation, tu peux maintenant dormir paisiblement.
Le numéro est automatiquement affecté aux factures finalisées et émises (les factures proforma n'ont aucun numéro, car elles ne sont pas pertinentes d'un point de vue fiscal). Tu es donc certain qu'il n'y a pas de manquement ou de duplication dans la série.
De plus, grâce à la fonction de numérotation alphanumérique, tu peux personnaliser ton modèle de facture.
7) Données organisées et mises à jour
Tu n'as plus besoin de garder tous tes documents dans une boîte à chaussures ou dans un classeur loin des fenêtres (pour empêcher les documents de s'envoler).
Avec un programme de facturation, tous les documents sont enregistrés dans différentes sections et mis à jour. De cette façon, tu es sûr de baser tes analyses et décisions sur des données véridiques et justes.
En outre, si tu utilises un programme de facturation avec un cloud tel que Debitoor, tu peux accéder aux données où que tu sois et quand tu le souhaites, simplement en te connectant avec tes identifiants sur le site.
8) Crée des factures rapidement, n’importe où
Le but de chaque activité est d'être rentable afin de garantir la stabilité économique et la possibilité d'investissement, de croissance et d'expansion.
La facturation est la porte à travers laquelle les paiements sont effectués. En effet, tous les reçus doivent être certifiés par l'émission d'une facture.
Avec un programme de facturation, tu n'as pas besoin de repartir de zéro. Il te suffit d'accéder à la section appropriée et de remplir les champs correspondants en rappelant dans la base de données les informations déjà enregistrées afin de gagner du temps et d'envoyer immédiatement le document au client.
Les avantages d'un programme de facturation ne s'arrêtent pas là. Tu peux en fait facturer où que tu sois tant que tu disposes d'une connexion internet. Cela peut se faire depuis un mobile ou une tablette grâce aux applications pour iOS et Android.
9) Simplicité d'utilisation
Les programmes ennuyeux et complexes sont souvent associés à la facturation et à la comptabilité.
Surtout, dans le passé, la majorité des programmes n'était pas particulièrement agréable, l'évolution technologique a permis d’introduire des logiciels complètement différents et beaucoup plus intuitifs que des programmes tels que Word et Excel.
10) Relation avec le comptable
Cet aspect est également simplifié avec un programme de facturation.
En prenant l'exemple de Debitoor, la collaboration avec ton comptable est grandement simplifiée et améliorée grâce à la possibilité de l'inviter à visualiser tes données.
Il peut ainsi avoir accès à ton compte et piocher dans les documents dont il a besoin pour la création de dossiers par exemple sans avoir à te déranger.
11) Programme de gestion complet
Tu n’auras plus à te soucier d'utiliser différents programmes pour gérer ton entreprise. Les fonctions disponibles sont largement suffisantes. Si tu souhaites étendre les options, tu peux choisir l'une des intégrations disponibles avec d'autres programmes ou périphériques.
Comme par exemple, la nouvelle intégration avec SumUp qui te permet d'accepter les paiements par carte de crédit ou carte de débit via le lecteur en ligne et d'importer automatiquement toutes les transactions sur ton compte.
12) Facturation récurrente
Si ta facturation (ou une partie de celle-ci) fonctionne sur une base récurrente et tu dois créditer le même montant au même client sur une base régulière.
Au lieu de répéter cette même opération tout le temps, tu peux utiliser la fonction de facturation récurrente pour gérer automatiquement l'envoi des factures.
Tout ce que tu dois faire est de configurer les factures une seule fois et d’ajouter toutes les informations pertinentes pour la récurrence.
13) Travailler indépendamment
Avec un programme de facturation, tu peux garder une trace de tes activités de manière indépendante et collaborer avec un comptable uniquement lorsque tu en as besoin.
