5 astuces pour tirer le meilleur parti de ton logiciel de facturation

Lorsque tu effectues des achats pour ton entreprise, il est normal de faire des comparaisons et de voir quelles options couvrent le plus de besoins. Il en va de même pour le choix du logiciel de facturation : Il faut probablement déterminer quel logiciel facilite le mieux l'envoi de factures, le suivi des paiements et l'enregistrement des dépenses de l'entreprise.

Un ordinateur portable utilisant le logiciel de facturation Debitoor

Bien sûr, Debitoor offre l'essentiel, mais ce sont les petites choses qui rendent un bon logiciel de facturation excellent. Avec quelques fonctions supplémentaires, un bon logiciel de facturation peut te faire gagner du temps, t'aider à fournir un meilleur service client et même te faire économiser de l'argent - voici donc cinq conseils pour tirer le meilleur parti de ton logiciel de facturation.

1. Inclure l'année dans tes numéros de facture

Nous recommandons de faire suivre à tes numéros de facture une structure telle que 2019-0001, 0001/2019 ou FAC-19-0001.

En incluant l’année dans ta série de numéros de facture, il est plus facile pour toi et les autorités financières de suivre tes revenus et de calculer les impôts sur l’exercice. Debitoor mettra automatiquement à jour tes numéros de facture, ce qui t'évitera de le faire manuellement.

2. Gère tes clients depuis ton téléphone ou ta tablette

Il est facile de créer et d’envoyer des factures avec l’application Debitoor iOS et l’application Android - mais savais-tu que tu pouvais également y gérer tes clients?

Si tu souhaites envoyer une facture, tu n'es pas limité(e) au courrier électronique. Si tes clients ne consultent pas régulièrement leurs e-mails, tu peux choisir d’envoyer des devis et des factures via SMS, WhatsApp ou même Facebook Messenger. Pour ce faire, créé une facture, appuie sur le bouton "Partager", puis choisi la méthode la plus simple pour contacter ton client.

En accédant à la section "Clients", tu peux obtenir un aperçu des factures et des devis que tu as envoyés à chaque client, ainsi que ses coordonnées et le solde restant à payer. Si tu cliques sur l'adresse, tu peux faire apparaitre leur emplacement avec Google Maps, Apple Maps ou Uber. Et si tu cliques sur leur adresse mail, tu peux écrire au client à partir de ton application de mailing.

De plus, si tu clique sur l'icône "... Plus", tu peux générer un relevé de compte client indiquant l'historique des transactions entre ton client et toi.

Un utilisateur Debitoor contactant un client via l'application iOS Debitoor

3. Filtre tes factures par statut, date, client et plus encore

Si tu envoies seulement des factures occasionnellement, il est facile de rester organisé(e). Mais des complications surviennent lorsque tu en envoies un certain nombre. Pour t'aider à y voir plus clair, nous t'offrons la possibilité de filtrer tes factures.

Lorsque tu accèdes à la section "Factures" de l’application Web Debitoor, tu constateras que tu peux filtrer les factures par date et que tu peux choisir la période que tu souhaites afficher.

Si tu souhaites afficher tes factures impayées ou uniquement les factures en retard, tu peux utiliser les cases à cocher pour filtrer les factures par statut. tu peux également ajouter des filtres supplémentaires en recherchant un nom de client, une adresse électronique ou même un produit spécifique.

De plus, tu peux choisir le modèle de classement de tes factures. Si tu souhaites qu'elles soient classées par date d'échéance, clique simplement en haut de la colonne "Date d'échéance". Si tu souhaites commander les factures par nom de client, clique sur la colonne "Client".

4. Enregistre les dépenses avec une photo

Attendre de rentrer chez soi pour scanner des reçus et les télécharger sur Debitoor? Ou saisir manuellement les détails des dépenses? Il existe un moyen beaucoup plus rapide de suivre tes coûts.

Nos applications de facturation mobiles pour iOS et Android utilisent la technologie OCR pour lire les reçus et les factures. Tout ce que tu as à faire est de prendre une photo, car les informations sont automatiquement renseignées.

En plus de cela, Debitoor catégorise tes dépenses. Lorsque tu enregistres une dépense, Debitoor te suggère la catégorie dans laquelle elle se trouve, t'aidant ainsi à avoir une meilleure idée de l'endroit où ton argent est dépensé.

Un utilisateur Debitoor enregistre une dépense via l'application Android Debitoor

5. Consulte ton historique de facturation Debitoor sur ton compte

Nous recevons souvent des questions des utilisateurs qui souhaitent savoir quand ils se verront facturer leur abonnement Debitoor. La meilleure façon de le savoir? Directement de ton compte sur la version web.

Dans la section "Offres et tarifs" des paramètres de ton compte, tu verras un aperçu de ton abonnement Debitoor, ainsi qu'un historique de toutes les factures que nous t'avons envoyées. De plus, tu pourras passer à un autre abonnement ou voir combien de factures, de devis et de dépenses il te reste via ton abonnement actuel.

Écrit par Audrey PereiraAudrey Pereira, 1 Février 2019 dans Général Trucs et astuces

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