Quels sont les éléments les plus indispensables devant figurer sur une facture afin qu'elle ait un caractère légal ?
Dans cet article, nous nous intéressons à trois des aspects les plus essentiels des factures que tu crées, nécessaires à la création d'une facture reconnue valide par l'administration fiscale, mais aussi bien sûr par tes clients.
(Bien entendu, tu peux cesser la lecture de cet article si tu es déjà un utilisateur de Debitoor, puisque nos modèles de facture sont mis à jour en permanence dans le respect des pré-requis légaux, garantissant à tes documents une valeur légale).
1. Inclure le terme "Facture" sur tes factures (justement)
Cela peut paraître terriblement évident : qui n'inscrirait pas le mot "Facture" en tête de ses factures ? Eh bien, croyez-le ou non, il s'agit d'un élément-clef d'une facture. Sans cette mention, la facture n'est tout simplement pas légale.
En effet, les documents comptables destinés à la clientèle doivent indiquer clairement leur nature (devis, factures, avoirs, bons de livraison, etc.).
Pour éviter tout doute ou incertitude, le terme "facture" apparaît donc de façon claire et évidente, en haut du document.
Sans cela, la facture en question sera au mieux considérée comme une facture proforma, qui n'engage en rien ni le client ni toi (voir notre article : Mais à quoi sert donc une facture proforma ?).
2. Les coordonnées du client sur chaque facture
Un autre élément tout à fait attendu, mais non moins important à rappeler.
Non seulement tes factures doivent inclure les coordonnées de ton entreprise (ou les tiennes propres si tu es un micro-entrepreneur) mais également celles de ton client.
Cela est indispensable au processus de piste d'audit fiable, qui consiste à rendre toute transaction traçable par l'administration fiscale.
Il est également utile d'inclure un numéro de téléphone ou une adresse e-mail (bref, le meilleur moyen d'être en contact), puisque cela facilite grandement les tractations pour les deux parties.
3. Appliquer les taux de TVA en vigueur
En fonction de si ton entreprise est asujettie à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ou non, il te faudra vérifier si elle s'applique aux différrents services et/ou produits que tu vends.
Les entreprises non asujetties doivent par exemple faire figurer une mention obligatoire sur leurs documents commerciaux, indiquant la règle selon laquelle la TVA ne s'applique pas.
Les entreprises asujetties doivent indiquer les taux de TVA appliqués sur chaque produit ou service figurant sur la facture. Et si un produit spécifique est exonéré de TVA, appliquez-lui 0%.
Dans le cas où tu procèdes à des acquisitions ou à des livraisons intracommunautaires, depuis ou vers un autre pays de l'Union Européennne, n'oublie pas de mentionner ton numéro de TVA intracommunautaire !
Avec un logiciel de facturation comme Debitoor, tu peux activer/désactiver la TVA sur toute ta facturation, mais également créer des fiches produits (ou services) portant chacune le taux de TVA applicable.
Sur tes prochaines factures, il ne te restera plus qu'à sélectionner ce produit dans le menu déroulant, et le taux de TVA sera automatiquement appliqué.
