Inévitablement, si tu veux être payé, il faut produire une facture. Tu t'es installé à ton bureau, tu as préparé la facture et l'as envoyée au client, donc en principe tout a été fait dans les règles de l'art..
Malheureusement, ce n'est pas forcément vrai.
Lorsque tu débutes dans le métier et que tu prépares tes premières factures, le risque de faire des erreurs est plus élevé.
Mais inutile de se ronger les sangs : nous avons compilé les 5 erreurs les plus courantes dans la facturation, et nous te disons comment les éviter.
1. Des factures peu claires
Il est extrêmement important (en particulier lors de la prestation de services) de s'entendre avec son client sur la commande, sur la nature de son besoin et de ce en quoi tu vas y répondre.
Cela devrait donc être tout aussi clairement entendu et indiqué sur la facture que tu envoies au client. Il faut que le service soit mentionné de la façon la plus compréhensible possible, en détaillant en quoi il consiste, et en évitant jargon et abréviations.
Si besoin, scinde la prestation de service en plusieurs sous-catégories (et lignes de produit), pour clarifier encore la chose. Dans un logiciel de facturation comme Debitoor, tu as aussi la possibilité d'ajouter des descriptions à chaque produit figurant dans la facture.
2. Oublier ses coordonnées bancaires sur la facture
Si ton client reçoit ta facture, il souhaite probablement te payer (dans l'idéal, tout du moins). Si tu n'entres pas tes coordonnées bancaires ou d'autres options de paiement sur la facture, tu rends la chose difficile, voire impossible, à ton client. Et vous allez tous les deux perdre un temps fou.
Dans le pied-de-page de la facture, les coordonnées bancaires devraient apparaître. D'autre part, il peut être judicieux de proposer au client de régler en ligne, directement depuis la facture en ligne que tu lui envoies. Il est ainsi possible de payer en un clic via PayPal et SumUp.
3. Erreurs dans les informations du client
Bien sûr, une erreur peut arriver n'importe quand et à n'importe qui. Mais lorsque tu fais des erreurs au moment de renseigner les coordonnées de ton client sur la facture, c'est un brin embarassant. Cela risque de donner le sentiment à ton client que tu n'est pas attentif à ce que tu fais.
De plus, en cas de doute, il risque d'avoir des problèmes avec l'administration fiscale, si les indications ne sont pas correctes.
Pour éviter cela, mieux vaut y regarder à deux fois. Vérifier et re-vérifier que tout est en ordre. L'autre solution est de se reposer sur un logiciel de facturation dans lequel tu enregistres et stockes les coordonnées de tes clients. C'est la façon la plus sûre et rapide de générer des factures qui ne comportent pas d'erreurs.
4. Une TVA mal choisie
Si tu n'appliques pas les taux de TVA corrects sur les produits ou services que tu vends, prépare-toi à batailler avec l'administration fiscale. Par conséquent, assure-toi de toujours utiliser le bon taux (20%, 10%, 5,5% ou 2,1% en France métropolitaine) et que la TVA est correctement calculée.
Si tu es un micro-entrepreneur affranchi de la TVA, tu as tout de même l'obligation d'inscrire sur tes factures une mention légale justifiant ton exemption et indiquant qu'aucune TVA n'est appliquée ou prélevée.
Astuce : un logiciel de facturation se charge de tout cela pour toi, que tu sois un micro-entrepreneur ou une petite entreprise soumise à la TVA. Tu peux enregistrer sur tes factures quel taux de TVA s'applique à chacun de tes produits/services, et le montant sera calculé automatiquement.
Les mentions légales que les micro-entrepreneurs doivent faire figurer peuvent apparaître par défaut sur tes modèles de facture. Pratique !
5. Numéro de facture incorrect
Les numéros de facture doivent être uniques et continus (pas de 'trou' dans la numérotation), afin de remplir les exigences légales. Cela semble facile, mais parfois ce ne l'est pas.
Comment sais-tu quels numéros ont déjà été utilisés ?
Que faire en cas de 'trou' dans la numérotation ou de double-utilisation d'un numéro ?
Debitoor te donne un coup d'main : le logiciel de facturation assigne un numéro à chaque nouvelle facture, de façon automatique. Tu ne veux pas commencer par le n°1 ? Aucun problème : change le numéro, et Debitoor se chargera de continuer la numérotation à partir de là.
