Tu utilises un logiciel et/ou a trouvé un comptable ? Mais pourquoi ? Sûrement pour avoir à passer le moins de temps possible sur ta comptabilité. En effet, la compta n'est probablement pas la raison qui t'a poussé à créer une entreprise, ni ta tâche favorite.
Mais on sait bien tous que la bonne gestion des finances d'une entreprise est primordiale. Même si tu travailles avec un comptable et/ou un logiciel de facturation facile comme Debitoor, il existe quelques erreurs facile à commettre, mais qui peuvent être évitées.
1. Repousser l'enregistrement des frais
Dans ta journée d'entrepreneur, il est fort probable que tu passes rapidement acheter des fournitures de bureau, ou que tu prennes un café lorsque tu es déplacement. Dans ce cas, il est aussi fort possible que le ticket de caisse se retrouve au fond d'un sac, destiné à être enregistré plus tard.
Le risque ici est de se retrouver avec des dizaines (voire plus) de tickets accumulés, ou même éparpillés, et se retrouver à devoir tout enregistrer un par un.
Comment l'éviter ? Avec les applications de facturation pour smartphone, cela prend moins d'une minute de prendre une photo du ticket, lorsque tu es en chemin vers la voiture ou dans le métro par exemple. Prend une photo du ticket, ajoute quelques informations si nécessaire, et voilà, le tour est joué ! Plus besoin d'avoir des piles de tickets et d'attendre le dernier moment pour le faire.
2. Ne pas relier tes paiements
Quand tu reçois le paiement d'une vente, ce paiement doit être relié à sa facture correspondante. Lorsque tu relies ces transactions, tu garantis l'équilibre de ta comptabilité, t'assurant que tes débits correspondent à des crédits. Si ton logiciel de facturation n'offre pas de fonctionnalité de rapprochement bancaire automatique, tu dois probablement le faire manuellement, ce qui peut être très fastidieux.
Comment l'éviter ? Un logiciel de facturation et de comptabilité efficace doit t'offrir des intégrations directes avec des solutions de paiement en ligne, ce qui implique que les paiements en ligne soient directement reliés aux transactions correspondantes.
Tu as aussi la possibilité de télécharger simplement ton relevé bancaire à la fin du mois, et de constater le rapprochement automatique avec la facture ou frais correspondant. Ce qui évite d'avoir à tout relier un par un.
3. Utiliser une comptabilité d'exercice au lieu d'une comptabilité de caisse
Les entreprises françaises peuvent utiliser soit une méthode de comptabilité d'exercice soit une méthode de comptabilité de caisse. La première correspond au fait d'enregisrer une transaction quand la facture est générée. Même si la facture n'est pas payée, elle est enregistrée en comptabilité.
La seconde correspond au contraire au fait d'enregistrer une transaction à son encaissement ou décaissement. C'est donc l'entrée ou la sortie d'argent qui est essentielle.
Utiliser la mauvaise méthode pour ton entreprise peut avoir des conséquences sur tes impôts, et sur tes rapports financiers.
Comment l'éviter ? Afin de commencer à utiliser un logiciel de facturation, renseigne-toi sur la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice, pour choisir quelle méthode est la meilleure pour ton entreprise. Un bon logiciel doit te donner la possibilité de choisir entre les deux méthodes.
4. Ne pas ajuster les taux de TVA
Il se peut que tu aies besoin d'éditer des factures avec des taux de TVA différents. Quand tu crées ta facture, il est donc important de penser à bien ajuster les taux de TVA pour chaque ligne de produit. On peut vite oublier de le faire, surtout s'il s'agit d'une grande facture, avec beaucoup de produits.
Comment l'éviter ? Avec un logiciel de facturation qui te propose d'enregistrer tes produits et tes services et d'enregistrer un taux de TVA pour chaque produit/service. Ce qui veut dire que lorsque tu créés une facture, tu peux tout simplement choisir ton produit ou ton service à partir de la liste déroulante, et le taux de TVA sera déjà enregistré, et appliqué sur la facture.
5. Utiliser le prix HT vs le prix TTC
Ta méthode de fixation des prix doit aussi être déterminée avant de commencer à facturer : HT ou sans TTC ? Le prix brut inclut déjà la TVA, tandis que le prix net ne l'inclut pas.
Dans les deux cas, le prix final sera le même, mais la TVA sera ajoutée à un endroit différent sur la facture. Mais bien sûr, les lignes de facture diffèrent en fonction du format choisi, donc c'est un facteur à prendre en compte lors de la création de la facture.
Comment l'éviter ? Un logiciel doit pouvoir te permettre d'ajuster directement le format du prix (HT ou TTC) dès que tu crées une facture, ce qui adaptera automatiquement l'étape à laquelle la TVA est ajoutée.
