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6 conseils pour rédiger ses factures comme un pro

Le professionnalisme est une vertu très importante dans la vie d’un entrepreneur.

Les clients ne souhaiteront travailler avec toi que s’ils sentent que tu es sérieux et qualifié.

C’est pour cela qu’il est important que tu conduises ton activité avec le plus de professionnalisme possible. Et cela passe aussi par une bonne gestion de ta facturation.

Professionnel en costume et cigare à la main

Nous te donnons ci-dessous 6 conseils pour gérer sa facturation en ligne, de façon efficace et professionnelle.

Prépare la facture sans attendre !

Faire preuve de discipline est capital lorsqu’on fait sa facturation. Une fois que la commande a été effectuée par ton client, mieux vaut créer la facture sans attendre.

C’est un fait avéré, et un avantage pour toi, plus tu seras prompt à dégainer la facture, plus ton client fera en sorte de te régler rapidement.

Dernière chose, et pas des moindres : si tu t’efforces à préparer tes factures immédiatement, tu réduis grandement le risque d’oublis ou d’erreurs.

Facture avec de vraies factures

Rentrons dans le vif du sujet : la rédaction de la facture ! Les avantages et inconvénients d’une facture professionnelle sont justement la facture professionnelle elle-même.

En effet, le document doit respecter un certain nombre de prérequis légaux et contenir des informations obligatoires.

Avant de créer une facture, tu devrais commencer par te procurer un modèle, réutilisable d’un client à l’autre.

Un logiciel de facturation comme Debitoor simplifie grandement les choses : tu as accès à des modèles de facture prêts à l’emploi, qui rentrent parfaitement dans les clous fixés par l’administration fiscale. C’est 100% sûr !

Utilise un design professionnel

L’élaboration d’une facture professionnelle passe aussi par une conception soignée. Ce qui signifie qu’une fois que tu as fini d’entrer les informations de la facture, il est temps de penser à son apparence.

Dans un autre article (6 conseils pour manger du foie gras), nous avions déjà résumé les éléments les plus importants à garder à l’esprit lorsqu’on travaille sur le design de sa facture :

  • Respecter une structure claire : l’en-tête, le corps de la facture et le pied-de-page,
  • Choisir une mise en page à la fois simple et sérieuse,
  • Rester fidèle à son propre style (avec un design personnalisé et professionnel)

Si tu gardes ces points-là à l’esprit, le design de ta facture sera à la fois professionnel et classe.

Dans un logiciel de facturation comme Debitoor, ta facture est toujours construite de façon claire.

En parallèle, tu peux personnaliser son apparence et choisir parmi nos différents modèles, avec entre autres « Elégant », « Standard » et « Simple ».

Bien entendu, il t’est aussi possible de customiser la police d’écriture et les couleurs, et ajouter un logo.

De cette façon, quelques clics suffisent à générer une facture au design professionnel.

Choisis la langue dans laquelle facturer ton client

Que faire si ton client ne parle pas français, que tu livres un client néo-zélandais par exemple ? Ou que tu exportes vers l’Allemagne ?

Dans ce cas, il est hautement mal venu de rédiger ta facture en français ou dans un anglais hasardeux.

Rien n’est moins professionnel que de facturer ton client dans une langue qu’il ne comprend pas : la facture est un accord entre les deux parties, et chacun doit savoir de quoi il retourne.

Bien, dans ce cas, et sans aucun doute, le mieux est d’utiliser un modèle de facture professionnel dans la langue respective à ton client.

C’est là la seule façon de t’assurer que tout est correctement traduit et que ton client et toi êtes raccord.

Grâce au logiciel de facturation Debitoor, c’est là une chose extrêmement simple à réaliser : tu crées ta facture en français, comme d’habitude, puis convertis-la dans la langue de ton choix. Terminé !

Envoie la facture avec un texte approprié

La rédaction de la facture est terminée ? Tu peux donc l’envoyer sans attendre. Mais, là aussi, certaines formalités doivent être réglées.

Envoyer une facture papier, par courrier postal, prend du temps et coût de l’argent. Pour cette raison, de plus en plus d’entrepreneurs favorisent l’envoi de factures électroniques.

Or, là aussi, mettre les formes s’avère indispensable : la simplicité avec laquelle on envoie mails et messages à longueur de temps, peut facilement nous faire baisser la garde.

Et rien n’est moins professionnel qu’une facture ou un email truffé de fôtes d’aurtograf. Négliger cela revient à négliger son client. Car ce serait lui montrer bien peu d’attention.

Et pas utile de faire long si l’on fait bien :

Cher M./Mme XXX,

Je vous remercie pour votre commande. Vous trouverez en pièce-jointe la facture d’un montant de XXX euros, au format PDF.

Bien cordialement,

XXX

Dans un logiciel de facturation comme Debitoor, tu peux en effet définir le texte figurant sur l’e-mail qui sera automatiquement envoyé une fois que tu auras cliqué sur « Envoyer la facture ».

Gérer ses factures à la main

Si tu as lu tous les points qui precedent, alors tu es sur la bonne voie vers une facturation digne de ce nom !

Après avoir préparé et envoyé une facture, ce qu’il faut absolument éviter, c’est... d’en oublier l’existence.

Autrement dit, de penser « c’est bon, le client doit même m’avoir déjà payé » : tous les clients ne sont pas des saints, tous les clients ne sont pas des champions de la ponctualité.

Et pour certains, un petit rappel de bon aloi est nécessaire.

Il est par conséquent important d’être ordonné dans la gestion de sa facturation, et de vérifier de façon régulière que les règlements des clients ont bien lieu.

C’est là la seule manière de s’assurer que tu es bien payé pour les services prêtés.

Ta facturation très simplement Debitoor by SumUp