Pourquoi est-il important d'écrire de façon claire ? Essentiellement parce que l'objectif de toute communication est d'être compris par la personne à qui l'on s'adresse. Au quotidien, et du fait des nouvelles technologies, nous passons une grande partie de la journée à écrire, aussi bien au travail que dans la vie personnelle.
Néanmoins, est-ce que cela a amélioré notre façon d'écrir ? Ecrivons-nous aujourd'hui mieux qu'hier ? Mieux vaut sans doute laisser le débat ici et entrer dans le vif du sujet : l'importance de rédiger ses factures correctement.
De l'importance de rédiger des factures claires
Pour éviter toute confusion, j'insiste sur le fait que l'on parle ici d'écrire clairement, pas d'écrire bien. L'objectif de la clarté est d'être compris facilement par son interlocuteur. L'objectif dans le fait d'écrire bien est esthétique. Un exemple : La promenade au phare (1927) de l'écrivaine britannique Virginia Woolf. C'est magnifiquement bien écrit.
Mais quiconque l'aura lu ou aura tenté de le lire, sera arrivé à la conclusion que, passé quelques pages, c'est une oeuvre obscure, complexe, à peine accessible. La clarté brille par son absence.
Le but n'est donc pas de prétendre au prochain prix Nobel de littérature, mais de faire dans le pratique et la facilité, pour que ton client comprenne immédiatement ce que tu veux lui dire dans la facture.
Tu veux que ton client règle la facture ? Parfait, c'est bien ce qui est en jeu ici !
6 conseils pour écrire clairement dans tes factures
Personnellement, n'importe quelle personne qui veut apprendre à écrire de façon claire devrait lire les 5 règles de l'écrivain George Orwell mentionnées dans son essai La politique et la langue anglaise (1946).
Ces règles font partie du Guide de style de The Economist (page en anglais), hebdomadaire britannique reconnu mondialement pour la qualité d'écriture de ses articles, du fait de leur clarté, de leur concision et de l'élégance de leur style.
Bien que ce guide soit avant tout pensé pour les journalistes et les communicants, ces règles basiques et limpides sont valables pour n'importe quel professionnel (indépendant ou chef d'entreprise) qui souhaite communiquer de façon claire. Je vais me permettre d'adapter ces règles à notre propos, la facturation de nos utilisateurs :
- Pense d'abord à ce que tu veux dire. La base d'une communication claire est une pensée claire.
- Ecris la phrase en entier, pour que ton client aie accès à toute l'information. Il ne faut jamais rien prendre pour acquis ni croire que ton client comprend naturellement tout ce qui te passe par la tête. Essaye de te mettre à sa place.
- N'utilise pas de mots à rallonge si tu peux le dire avec des mots courts. Et cela vaut bien entendu aussi pour les phrases : sois concis et direct.
- Utilise la voix active et non la voix passive. Autrement dit, évite tant que possible les phrases du type : " le matériel sera utilisé" ou "la réparation sera faite", etc. Dis les choses clairement : "nous utilisons le matériel", "nous ferons la réparation". La voix active appelle à l'action, la voix passive non.
- Evite les jargons et les abréviations. En général, ton client ne connaît pas les finesses du jargon utilisé dans ton domaine, ni les abréviations utilisées pour des concepts propres à ton métier. C'est là un conseil qui nous vient d'avocats et de comptables : la plupart du temps, tes clients n'ont aucune idée de ce dont tu lui parles. Cela ne signifie pas pour autant qu'ils sont stupides.
- Respecte la grammaire et l'orthographe. C'est sûr qu'un accent manquant n'affecte pas la clarté du message, mais il montre un manque de sérieux. Ce qui touche à la grammaire est le plus important : une syntaxe alambiquée, avec des fautes d'accord entre le sujet et le verbe, peut rendre une phrase incompréhensible.
Rappelle-toi que l'objectif n'est pas seulement que ton client te comprenne, mais aussi que tu optimises ton temps de travail et celui de ton client. Quotidiennement, la quantité de temps qui se perd dans la communication avec les clients, à cause d'un manque de clarté dans la rédaction des documents, est impressionnante.
Comment Debitoor t'aide-t-il à rédiger des factures claires ?
Avec Debitoor, notre programme de facturation et de comptabilité, tu peux optimiser le temps que tu passes à communiquer avec ton client.
Quand tu crées une facture, tu verras que le modèle de facture dispose de deux sections où écrire :
1) Notes : section située dans la partie supérieure droite, en-dessous des conditions de paiement
2) Conditions : section située dans la partie inférieure de la facture, très utile pour clarifier les conditions de vente et de prestation du service ou bien vendu.
Désormais, essaye d'appliquer nos conseils pour écrire de façon claire dans ces espaces. Et comme nous savons qu'une bonne relation avec ton client se base sur une bonne communication, nous avons même mis en place un espace pour tchatter avec lui.
Au cas où tu ne le saurais pas déjà (ou que tu l'aurais oublié, ça arrive), sache que quand ton client reçoit une facture envoyée via Debitoor, vous pouvez tous les deux écrire des commentaires en marge du document.
Il s'agit d'une sorte de tchat qui s'ouvre dans une colonne à droite de la facture. Il s'agit d'un outil très pratique pour clarifier certains aspects du contrat, renégocier les accords ou se congratuler l'un l'autre si la transaction s'est bien passée !
Chez Debitoor, comme tu peux t'en rendre compte, nous mettons à ta disposition tous les moyens possibles pour faciliter la communication avec tes clients.
Et n'oublie pas que rédiger des factures claires est très important : tu économiseras du temps, éviteras des malentendus et gagneras en professionnalisme.
Il est temps de s'y mettre ! Bon courage !
