Quand l'écriture est ta passion mais aussi ton métier, il est fort possible que les formalités administratives et comptables te fassent grimacer. Malheureusement, pas moyen d'y échapper si tu es freelance !
L'une des ces formalités en question est la facturation. Lorsque tu finis une mission, tu crées une facture en fonction des tes tarifs, et tu l'envoies à la personne, organisation, entreprise qui te paieras ensuite.
Mais que doit être inclu sur une facture, et combien de temps cela prend-t-il de faire une facture ? Il existe bien sûr des mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture. Mais est-ce que tu tiens à jour des différentes modifications et changements apportés par l'administration fiscale ?
mais heureusement, ce processus peut être moins difficile et contraignant. C'est ici que les logiciels de facturation jouent un rôle important !
1. Utilise un logiciel de facturation en ligne
En tant qu'auteur freelance, tu passes très probablement beaucoup de temps connecté, soit en train d'écrire bien sûr, soit à communiquer avec des clients potentiels. Alors pourquoi pas ne pas utiliser également un logiciel en ligne ?
Aujourd'hui il existe multitude de logiciels qui t'aident à gérer ton entreprise, depuis ton ordinateur, tablette ou encore smartphone. Par exemple pour l'enregistrement des tes frais, ou l'envoi de devis.
2. Utilise des modèles de factures avec suggestions automatiques
Une fonctionnalités très utile dans les logiciels de facturation est celle des suggestions automatiques. C'est-à-dire que tu peux enregistrer les informations importantes, et accélerer le processus de facturation et d'enregistrement des frais.
Par exemple, lorsque tu crées une nouvelle facture, tu peux décider d'utiliser un modèle de facture tout prêt, qui te permet de faire la facture et de l'envoyer en moins d'une minute. Tu veux enregistrer une nouvelle dépense ? Tu peux utiliser le système OCR avec l'appareil photo de ton smartphone et ta tablette. Le système scanne le ticket de caisse/la facture et enregistre automatiquement le montant et la date.
3. Enregistre tes client et tes produits
Les factures avec suggestions automatiques dépendent également de la fonctionnalité d'enregistrement de tes produits/services, et des coordonnées de tes clients.
La possibilité d'enregistrer tes clients et leurs coordonnées, ainsi que tes produits/services avec leur descriptions et prix, facilitent gradement le processus de facturation. En effet lorsque tu remplis ta facture, le logiciel te proposeras automatiquement une liste de clients et de produits/services parmi lesquelles tu n'auras qu'à choisir.
4. Copie des factures ou programme des factures récurrentes
Pour les entreprises qui envoient la même facture au même client régulièrement, le fait de pouvoir copier la facture ou de programmer son envoi automatique est un soulagement !
La fonctionnalité factures récurrentes inclut la création et l'envoi automatique d'une même facture, à intervalle régulier. Ce qui veut dire que tu n'as pas besoin de copier la facture chaque semaine/mois/trimestre, ou autre fréquence d'envoi.
5. Offre à tes clients des options de paiement en ligne
La création et l'envoi de factures est en effet essentiel, mais être payé est au final le but ultime. En utilisant un logiciel qui offre des options de paiement en ligne, tu permet à tes clients de te payer instantanément. Bien plus pratique que les chèques...
Ces options sont proposées par la plupart des logiciels de facturation.
