Il peut arriver aux entreprises qui émettent des factures pour des clients internationaux de faire face à une différence de change lorsque les transactions sont effectuées dans une devise différente de la devise utilisée lors de la facturation.
Bien que courant, ce phénomène demande une attention particulière, car il a des conséquences pour la comptabilité de ton entreprise.
En quoi consiste une différence de change ?
Une différence de change est une perte ou un gain observé par l’entreprise lors d’un achat ou d’une vente qui résulte d’une fluctuation du taux de change d’une devise.
Perte de change ou gain de change ?
La différence de change peut être un gain ou une perte pour l’entreprise. Plus précisément, suite à une fluctuation du taux de change d’une devise, une entreprise recevoir plus ou moins d’argent que prévu.
Si une entreprise est payée un montant plus élevé que celui facturé suite à une évolution du taux de change, on parle alors de gain de change.
Au contraire, on parle de perte de change si une entreprise est payée un montant inférieur à celui facturé.
Différence de change lors d’une vente
Une différence de change peut se produire lorsque ton entreprise vend un bien ou un service à un client.
Les différences de change se produisent généralement si tu as émis une facture dans une devise autre que l’euro, par exemple en livre sterling, si ton client te paie quelques jours plus tard, et que ce paiement est converti en euros.
En pratique, une différence de change lors d’une vente prend donc la forme d’une incohérence entre le montant facturé et le montant perçu lors du paiement.
Différence de change = Montant du paiement reçu - Montant facturé
L’entreprise réalise un gain de change lors d’une vente lorsque le montant du paiement est supérieur au montant facturé. La différence de change est donc positive.
Cependant, l’entreprise réalise une perte de change lors d’une vente quand le montant du paiement est inférieur au montant facturé. La différence de change est donc négative.
D’où viennent les différences de change ?
Les entreprises se doivent de tenir leur comptabilité en une seule et unique devise.
Ainsi, lorsque tu émets une facture pour un client dans une autre devise que l’euro, le montant à payer indiqué sur cette dernière sera converti en euro au taux de change du jour d’émission de la facture.
Imaginons que tu émettes une facture en livres sterling pour ton client du Royaume-Uni, mais que tu tiennes la comptabilité de ton entreprise en euros.
Le plus souvent, les clients ne paient pas une facture reçue le jour même; ils paient dans les quelques jours qui suivent sa réception.
À partir du moment où le client paie la facture un jour distinct de celui de l’émission de la facture, le taux de change entre la devise du paiement et la devise dans laquelle tu tiens la comptabilité de ton entreprise évolue.
Par conséquent, il est possible que la livre sterling s’apprécie, et donc qu’elle gagne de la valeur par rapport aux autres devises, ou qu’elle se déprécie, c’est-à-dire qu’elle perde de la valeur.
Au jour du paiement, le taux de change ne sera pas forcément le même que lors du jour de l’émission de la facture, ce qui explique pourquoi les entreprises peuvent observer des différences de change.
Dans notre exemple, deux cas de figure sont alors possibles :
Si la livre sterling s’est appréciée par rapport à l’euro, alors l’entreprise réalise un gain de change.
Si la livre sterling s’est dépréciée par rapport à l’euro, alors l’entreprise réalise une perte de change.
Exemple de différence de change
Ton entreprise émet une facture pour un client dont le montant total à payer est de 20 GBP (livre sterling).
Au jour d’émission de la facture, le taux de change est de 1 EUR = 2 GBP.
Le jour où le client paie la facture, le taux de change a évolué.
Désormais, 1 EUR = 4 GBP. Cependant, le client paie le montant indiqué sur la facture, c’est à dire 20 GBP.
Puisque le taux de change a évolué, et que la livre sterling s’est dépréciée, les 20 GBP n’ont pas la même valeur au jour du paiement que le jour d’émission de la facture.
Plus précisément, au jour de l’émission de la facture, 20 GBP équivalaient à 10 EUR. Au jour du paiement, 20 GBP équivalent à 5 EUR.
Par conséquent, l’entreprise réalise une perte de change.
Comment comptabiliser une différence de change sur Debitoor
Il existe deux moyens de comptabiliser une différence de change sur Debitoor. La procédure à suivre dépend de comment tu relies ta facture au paiement correspondant :
- Si tu ajoutes le paiement manuellement sur le compte Caisse depuis la facture
- Ou si tu relies la facture à un paiement déjà existant qui se trouve déjà sur un des comptes de l’onglet Banque.
Comptabiliser une différence de change en ajoutant un paiement manuel
Voici comment comptabiliser une différence de change sur Debitoor si tu entres les paiements de tes factures manuellement et que tu les enregistres sur le compte Caisse.
Perte de change et paiement manuel
Si le montant du paiement perçu est inférieur au montant facturé, il s’agit d’une perte de change.
Depuis la facture en question, clique sur Entrer un paiement.
Ensuite, entre le montant du paiement perçu en euros. Tu remarqueras que par défaut, Debitoor suggère le montant intégral facturé en euros, même si ta facture a été émise en livres sterling. Puisqu’il s’agit d’une perte de change, le montant que tu entres est inférieur au montant facturé.
Le logiciel détectera ensuite que le montant du paiement ne couvre pas la totalité de la facture. Il te proposera donc d’enregistrer la différence entre le montant perçu et le montant facturé, donc ta perte de change, en tant que frais.
Clique sur Oui et sélectionne ensuite la catégorie de frais Frais financiers, puis clique sur Enregistrer.
Un frais correspondant à la perte de change est ainsi automatiquement créé, et ta facture est désormais marquée comme payée.
Gain de change et paiement manuel
Si le montant payé par le client est supérieur au montant facturé, il s’agit d’un gain de change.
Depuis la facture en question, clique sur Entrer un paiement. Puisqu’il n’est pas possible d’enregistrer un montant de paiement supérieur au montant facturé, il te faudra simplement cliquer sur Enregistrer.
Tu devrais ensuite calculer le gain de change. Le gain de change est égal à la différence entre le montant du paiement perçu et le montant facturé :
Gain de change = Montant du paiement reçu - Montant facturé
Une fois le gain de change calculé, il te faudra le sauvegarder en tant qu’autre revenu.
Sous l’onglet Factures > Autres revenus, clique sur Nouveau revenu.
Entre ensuite le montant de l’autre revenu, le nom du client, et la description : “Gain de change”.
Tu pourras ensuite enregistrer cet autre revenu et le relier à un paiement créé manuellement.
Comptabiliser une différence de change en reliant une transaction existante
La procédure à suivre pour comptabiliser une différence de change sur Debitoor est différente si tu relies habituellement tes frais et factures à des paiements qui existent déjà dans l’onglet Banque.
C’est par exemple le cas si tu importes tes relevés de compte, ou si tu as connecté ton compte bancaire à ton compte Debitoor.
Perte de change et transaction existante
Pour comptabiliser une perte de change sur Debitoor, depuis la facture en question, clique sur Entrer un paiement. Sélectionne ensuite le compte où se trouve le paiement, puis clique sur le paiement.
Puisque le montant du paiement est inférieur au montant facturé, le logiciel te propose directement d’enregistrer la perte de change en tant que frais.
Clique ensuite sur Oui, puis sélectionne la catégorie Frais financiers. Enregistre ensuite ces changements. Un frais correspondant à la perte de change sera automatiquement créé, et la facture sera marquée comme payée.
Gain de change et transaction existante
Pour comptabiliser le gain de change, clique également sur Entrer un paiement depuis la facture en question.
Sélectionne ensuite le compte où se trouve le paiement, puis le paiement correspondant au montant supérieur à la facture, et clique sur Enregistrer.
Il va ensuite falloir relier le reste du paiement à un autre revenu.
Depuis l’onglet Banque, clique sur le paiement qui est déjà partiellement relié à la facture. Clique ensuite sur Plus > Autres Revenus.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre, te permettant ainsi de créer le revenu destiné au gain de change. Tu n’as plus qu’à ajouter le titre, puis qu’à cliquer sur Enregistrer.
