Tu viens de commander de nouvelles cartes de visite ou de payer un ticket de parking ? Comme gérant d'entreprise, il s'agit de situations probablement banales.
Il faut néanmoins les gérer correctement. Nous allons te montrer combien il est simple et rapide de saisir tes dépenses avec un logiciel de facturation comme Debitoor.
1. Scanne le document et télécharge-le dans ton logiciel de facturation
Bien, disons que tu t'es rendu à la boutique au coin de la rue pour acheter de nouvelles cartouches d'imprimante, pour le bureau.
Que fais-tu du reçu à présent ? Au lieu de le fourrer dans la poche de ta veste (et de l'oublier), pourquoi ne pas le photographier immédiatement avec ton smartphone ?
En effet, tu peux l'utiliser l'appli Debitoor pour prendre des photos de tes dépenses et reçus, et les enregistrer automatiquement dans le logiciel de facturation.
De cette façon-là, tu n'oublieras plus jamais tes reçus, et la dépense est immédiatement enregistrée dans ta comptabilité.
2. Catégoriser correctement les dépenses dans ton logiciel de facturation
Lorsque tu télécharges ton reçu sur ton compte, que tu utilises ton téléphone ou un scanner, il te faut enregistrer la dépense en question dans ta comptabilité. Et la catégoriser.
La question étant de savoir quelle catégorie est la bonne.
La suggestion automatique est une fonctionnalité qui va te simplifier les choses. Par exemple, si tu tapes "cartouches d'imprimante" dans la description de la dépense, le logiciel te proposera automatiquement la catégorie "fournitures de bureau".
En une paire de clics, ta dépense est enregistrée. Difficile de faire plus simple !
3. Veille à conserver l'original
Parfait. Tu as photographié le reçu de paiement et correctement enregistré la dépense. Et maintenant, quoi faire ? Jeter le reçu dans la corbeille à papiers ? Mieux vaut éviter.
Même si tu enregistres toutes tes dépenses dans ta facturation, l'administration fiscale impose de garder les preuves originales de ses dépenses pendant 10 ans (après la date d'achat).
4. Synchronise automatiquement tes dépenses
Au fur et à mesure que tu enregistres des dépenses dans Debitoor, la liste s'allonge. Du coup, comment savoir quels frais ont déjà été débités de ton compte en banque ?
Heureusement, tu peux connecter ta banque en ligne à Debitoor. Debitoor reconnaît quelle opération bancaire correspond à quelle dépense, et les rapproche automatiquement.
De cette manière, tu vois toujours quelles dépenses ont été prises en compte par ta banque et lesquelles pas encore.
5. Garde une vue générale de tes frais avec un logiciel de facturation
Avec un logiciel de facturation, tu disposes d'une vue d'ensemble de tes factures et dépenses. Le logiciel te permet de les gérer de façon simple et claire, sans ployer sous un flot de documents.
Tu souhaites savoir combien tu as déjà depensé ce mois-ci ? Aucune problème. Avec un logiciel de facturation comme Debitoor, tu peux suivre en permanence l'état de tes finances. Et cela te préservera de bien des mauvaises surprises.
