Il y a un ou deux mois, nous évoquions la frivolité qui consiste à créer ses factures sous Word.
Aujourd'hui, allons donc prêcher auprès des entrepreneurs qui utilisent les modèles de facture d'Excel.
Lorsqu'on parle facturation, il faut toutefois reconnaître à Excel un niveau de sophistication et d'efficacité bien supérieur à celui de Word.
De la même façon que Word, Excel propose des modèles de facture pour micro-entrepreneurs et petites entreprises.
Il s'agit de modèles de facture qui, par défaut, ont des défauts (justement), mais ils permettent de s'en sortir, cahin-caha, et même de les personnaliser avec le logo de l'entreprise.
Pour un entrepreneur qui lance son activité, Excel peut se révéler très utile. Et à raison.
Mais, comme nous l'indiquions en évoquant les modèles de factures de Word, si tu souhaites voir ton commerce prospérer, il te faut solutions plus adaptées et efficaces pour tes factures.
En d'autres termes, il vaut mieux compter sur un véritable logiciel de facturation.
Pourquoi les modèles de factures d'Excel ne constituent pas la solution idéale ?
Si tu estimes qu'il ne vaut pas la peine de se mettre à utiliser un logiciel de facturation et qu'il est plus intéressant de continuer avec les modèles gratuits offerts par Excel, j'espère que ce qui suit t'incitera à revoir ta position :
- Le calvaire de la numérotation. Disons-le sans détour, la facturation sans numérotation automatique est une plaie. Il est obligatoire que la série numérique de tes factures soit linéaire et ininterrompue. L'enjeu n'est pas seulement une question d'organisation, mais aussi de temps. Quelle corvée d'avoir à vérifier, pour chaque nouvelle facture, que le numéro suit bien celui de la précédente.
- L'exercice à risque de la TVA. Rappelle-toi d'une chose : avec Excel, il faut veiller à intégrer manuellement la TVA sur la facture (et corriger le mauvais taux qui y figure par défaut). Cela signifie que tu as intérêt à rester à jour des exigences fiscales, car Excel ne le fera pas pour toi. Et s'il est une chose sur laquelle l'administration fiscale ne transige pas, c'est la TVA collectée et déclarée.
- Des factures sans élégance. Les options de personnalisation du design d'une facture sont très (très) limitées sur Excel. Nous t'avions donné 5 raisons de soigner un bon modèle de facture en ligne. Ici, nous t'en donnons une sixième : le professionnalisme. Une facture personnalisée te fera gagner des points face à ton client : elle te représente et te vend mieux qu'une énième facture tristement générique.
- Trop complexe pour la facturation. Faire des factures avec Excel, c'est comme tuer un âne à coups de figues (et un coucou à nos utilisateurs corses !). Excel est un logiciel de calcul complexe et destiné initialement à des finesses autrement plus sophistiquées que la facturation. Créer une facture est, au départ, quelque chose de relativement simple (c'en est une autre de gérer toute sa facturation de façon simple). Donc, pourquoi se compliquer la vie et perdre du temps en passant par un tableur ?
- Faible systématisation. Avec Excel, tu ne disposes d'aucun contrôle sur ta facturation. Créer des factures ne signifie pas seulement remplir un modèle de facture et l'envoyer à un client. Cela va bien au-delà : la facturation, c'est ordonner et maîtriser les factures que tu émets, disposer d'une vue d'ensemble des factures payées (entièrement ou partiellement), à encaisser ou en retard de paiement. Et ça, Excel ne te le propose pas non plus.
Convaincu ? Alors, laisse donc cet âne en paix (la saison des figues est passée, de toute façon).
Essaye plutôt notre logiciel de facturation, et dis-nous ce que tu en penses ;)
