Nous avons déjà écrit pas mal de choses sur la facturation en général et la création de factures en particulier, avec un logiciel de approprié.
Mais quid des dépenses ? Après tout, en tant qu'entrepreneur, il te faut aussi savoir comment gérer correctement l'enregistrement de tes frais de toutes sortes.
Avec un logiciel adapté, cela peut être d'une simplicité absolue, grâce à la création et/ou à l'automatisation des dépenses, en quelques clics.
Un logiciel de facturation pour gérer ses dépenses : quel avantage ?
Une dépense désigne une réduction des actifs de l'entreprise induite par son activité. Cela peut sembler complexe, mais ça ne l'est pas tant que ça.
En fait, une dépense correspond tout simplement aux coûts de toutes sortes qui s'appliquent à ton entreprise.
Tu ne devrais pas enregistrer ta dernière visite chez le dentiste comme une dépense dans ton logiciel de facturation, mais la nouvelle fleur en pot à l'entrée de ta boutique, oui.
Télécharge simplement tes reçus dans ton logiciel de facturation
L'idéal consiste à garder avec soi les preuves des dépenses : reçus de paiement, factures, tickets de caisse, etc.
Commence par télécharger notre app pour iOS ou notre app pour Android, puis scanne le reçu.
Il est alors automatiquement téléchargé et enregistré comme une dépense.
Bien sûr, tu peux le faire de façon classique, en utilisant le scanner du bureau et en téléchargeant ensuite l'image dans ton logiciel de facturation.
L'OCR : le procédé qui lit et transcrit tes documents automatiquement
Si tu dois enregistre une dépense et que tu disposes du reçu, profite du système de Reconnaissance Optique de Caractère (ROC, ou OCR en anglais) : tu n'auras pas à entrer manuellement tous les détails du reçu, l'OCR les détectera pour toi.
Nous avions écrit un article sur cette fonctionnalité, au moment de son intégration dans Debitoor : Grâce à l'OCR, accélère l'enregistrement de tes dépenses.
Ton logiciel de facturation repère la date d'émission, l'origine et assigne automatiquement à la dépense un numéro.
Tu t'économises ainsi quelques minutes sur chaque dépense enregistrée.
Gère tes dépenses automatiquement dans ton logiciel de facturation
La dépense est enregistrée ? Parfait ! Maintenant, il ne te reste qu'à l'indiquer comme réglée (si c'est le cas) dans ta comptabilité.
Il faut aussi savoir qu'un logiciel de facturation comme Debitoor réduit la lourdeur de cette tâche à son minimum : tu peux synchroniser ton compte bancaire avec ton compte Debitoor.
Ton logiciel de facturation importe toutes les opérations figurant sur un relevé bancaire, les reconnaît et les rapproche à la facture ou dépense correspondante.
(Voici de quoi en savoir plus sur la façon de procéder au rapprochement bancaire)
La dépense est alors automatiquement marquée comme "payée", sans le moindre effort !
