Il arrive souvent que des utilisateurs nous écrivent en panique, car ils n’arrivent pas à trouver une facture qu’ils sont pourtant convaincus d’avoir créée sur notre logiciel de facturation. Heureusement, dans la quasi totalité des cas, la facture est bel et bien présente sur le compte, mais certains paramètres la masquent.
Voici les étapes à suivre pour retrouver une facture perdue sur Debitoor.
La facture perdue est-elle finalisée ou proforma ?
Si la facture que tu ne retrouves pas est une facture finalisée, pas de panique : elle est forcément sur Debitoor. En effet, il est impossible de complètement supprimer une facture finalisée pour des raisons légales.
Par contre, si tu ne retrouves pas une facture proforma, donc brouillon, il y a malheureusement un risque que cette dernière soit irrécupérable si tu l’as supprimée.
Contrairement aux factures finalisées, les factures proforma n’ont pas une valeur légale aussi importantes que d’autres documents comptables. Il est donc possible de les supprimer sur Debitoor.
Cependant, soit rassuré : si tu es sûr d’avoir enregistré ta facture proforma et de ne pas l’avoir effacée, il devrait être possible de la retrouver.
Vérifier les filtres actifs sur ton compte Debitoor
Dans la plupart des cas, la facture que tu cherches n’est pas visible car des filtres sont en place sur l’onglet Factures.
Les filtres servent à mieux organiser tes factures. Mettre un filtre en place implique inévitablement d’exclure de l’onglet certaines factures, et tu peux donc avoir l’impression que ta facture a disparu.
Les filtres peuvent être en place que tu sois sur l’application mobile ou sur l’application web, depuis ton ordinateur.
Pour vérifier si c’est le cas, depuis l’onglet Factures, clique sur le bouton Filtre. Tu verras d’ailleurs si des filtres sont activés si certaines des cases sont cochées, ou s’il y a une date définie dans un des champs calendrier.
Si des filtres sont activés,tu verras également des boutons supplémentaires indiquant quels filtres sont mis en place. Dans l’exemple ci-dessous, les filtres à encaisser et envoyée sont activés.
Une facture brouillon n’apparaîtra pas si ces options sont cochées.
Voici ce à quoi un filtre activé ressemble depuis l’application mobile :
Si il s’avère effectivement que des filtres sont en place, tu peux les désactiver en cliquant simplement sur la croix des boutons, ou en décochant les cases sélectionnées.
Une fois que cela est fait, essaies à nouveau de chercher ta facture en entrant son numéro dans la barre de recherche de l’onglet Factures :
Afficher les factures archivées et supprimées
Tu as désactivé les filtres en place et essayé d’utiliser la barre de recherche, sans succès ? Un dernier cas de figure pourrait expliquer pourquoi tu ne retrouves pas la facture en question.
Sur l’application web de Debitoor, il existe une option pour afficher ou masquer les factures supprimées et les factures archivées. Par défaut, ces factures sont masquées.
Cela veut dire que si ta facture a été supprimée ou archivée, elle sera masquée. Même si tu entres son numéro dans la barre de recherche, tu ne la verras pas.
Pour retrouver ta facture, il faut donc que tu actives l’option Afficher les documents supprimés. Le bouton se trouve tout en bas de la page que tu vois sous l’onglet Factures, sous tes factures.
Tu auras également un bouton pour afficher ou masquer les documents archivés si certaines de tes factures ont été archivées.
Une fois que tu as activé cette option, tu pourras à nouveau chercher ta facture en utilisant la barre de recherche. Cette fois-ci, elle devrait apparaître !
Si tu retrouves ta facture et qu’elle a été supprimée par erreur, tu pourras suivre faire une manipulation pour la récupérer. De cette manière, tu ne perdras pas le travail effectué pendant ta session de facturation.
Toujours rien ? Contacte le support client
Tu as suivi toutes ces étapes, mais tu ne retrouves toujours pas la facture que tu as créée et finalisée ?
Le mieux est de contacter notre support client. Nous pourrons alors t’aider à déterminer ce qu’il s’est passé.
