Pour les entrepreneurs et salariés habitués à travailler en équipe, devoir travailler à domicile peut représenter un véritable défi.
En effet, la manière de travailler ensemble en personne dans un bureau n’est pas la même que lorsque chacun est derrière son écran.
Pour réussir à bien travailler en équipe à distance sans pour autant réduire la performance du groupe, il est essentiel d’adopter le bon état d’esprit, de privilégier la communication et l'organisation, et de mettre à profit les nombreux outils facilitant le travail de groupe en ligne.
Le maître-mot pour un télétravail réussi : communiquer
La communication constitue l’élément clé du travail en équipe. Il est essentiel que tout le monde soit à jour, et que les informations soient communiquées à tous. Dans un contexte où chacun travaille dans un lieu différent, elle est d’autant plus importante !
En effet, lorsque tous les membres de l’équipe sont dans le même lieu, s’assurer que tout le monde ait la même information est relativement simple. À distance, les choses sont plus complexes.
Le mieux est de redoubler d’efforts, et de s’assurer que tout soit clair pour l’ensemble de l’équipe.
Par exemple, tu peux organiser un meeting en ligne pour que chacun des membres de ton équipe mette les autres au courant de la progression des tâches sur lesquelles ils travaillent.
En plus des sessions pour parler travail, pourquoi ne pas organiser des meetings virtuels un peu plus légers pour renforcer l'esprit d'équipe ? Chez Debitoor, lorsque nous travaillons à distance, nous organisons des bars du vendredi via vidéoconférence.
N’hésite donc pas à communiquer avec tes collaborateurs en équipe, mais aussi au niveau interpersonnel.
Les outils en ligne pour rester en contact avec ton équipe
Pour ce qui est des outils digitaux pour communiquer à distance, autant dire que tu auras l’embarras du choix.
Il existe de nombreuses applications de messagerie instantanée adaptées au travail en équipe. Certaines permettent même de créer des conversations de groupe autour d’un thème ou d’un projet, et d’organiser des vidéoconférences.
Parmi les systèmes de messagerie les plus populaires, on compte Slack, Bitrix24, Skype, ou encore l’appli Messenger développée par Facebook.
Enfin, n’oublie pas qu’un appel est parfois plus efficace qu’un message écrit. Cela permet notamment d’éviter les malentendus, car la voix - et les expressions du visage - contribuent également à transmettre des informations, en plus des mots.
Une organisation à toute épreuve
Le succès du travail en équipe passe également par l’organisation. Tout comme la communication, celle-ci est essentielle pour maintenir un bon niveau de productivité.
En premier lieu, puisque la communication à distance n’est pas aussi simple qu’en temps habituel, il est crucial d’effectuer une division du travail et de se répartir les tâches à faire.
Il n’y a rien de pire de finir une longue analyse et de se rendre compte que cela a déjà été fait par un autre membre de l’équipe ! Si chacun connaît les missions qu’il doit effectuer au préalable, cela évitera le travail en double et la perte de temps qui en découle.
Deuxièmement, avoir un document accessible à tous où la répartition des tâches est transparente et détaillée permettra aux collaborateurs de pouvoir rapidement trouver la personne à contacter s’ils ont une question sur une mission particulière, ou si leur propre travail requiert la contribution d'un collègue.
Troisièmement, il faut pouvoir gérer les situations dans lesquelles une répartition des tâches n’est pas toujours possible.
Si plusieurs membres de l’équipe doivent travailler sur la même mission à distance, l’idéal est qu’ils puissent y travailler en même temps et avoir accès aux progrès de l’un et l’autre. Cela passe surtout par l’utilisation d’outils de travail en ligne qui facilitent la coopération en direct.
Les outils pour organiser le travail en équipe à distance
Pour la répartition des tâches, beaucoup d’entreprises utilisent Trello. Trello permet de faire des listes composées de tâches, de les assigner à des membres de l’équipe, de les organiser par projet, et d’en indiquer la progression. Plusieurs personnes peuvent collaborer sur un même “tableau” Trello.
En règle générale, si les missions de l’équipe demandent de coopérer, il faut privilégier les outils en ligne qui permettent le travail simultané et le partage de documents.
Par exemple, si ton équipe doit gérer la facturation et la comptabilité de l’entreprise à distance, choisis un logiciel de facturation en ligne qui confère plusieurs accès utilisateurs. De cette manière, tout le monde pourra faire des factures en même temps, sans avoir à utiliser les mêmes identifiants et à s’assurer que personne d’autre n'utilise cet outil à un moment donné.
Pour ce qui est des autres tâches de l’équipe, on ne présente plus la suite Google Docs, qui permet de partager des documents, prendre des notes en équipe, commenter le travail effectué et même suggérer des changements, tout ça en direct. En plus du traitement de texte, il existe aussi Google Slides pour les présentations, et Google Sheets pour les feuilles de calcul.
Enfin, si jamais ton équipe doit effectuer une session de brainstorming à distance, pourquoi ne pas utiliser Bubbl.us ? C’est un outil de visualisation qui permet de rassembler et d’organiser des idées sous la forme de cartes visuelles colorées. Il est possible d’y travailler à plusieurs, et en temps réel.
Et toi, quelles sont tes astuces pour travailler efficacement en équipe à distance ?
