Il est temps d’apprendre à créer en toute simplicité des factures express ! En tant qu'entrepreneur, nous savons combien ton temps est précieux : tu es constamment sur la brèche, sautant d’une tâche à l’autre, essayant d’économiser un peu de temps ici et là. Cela tombe bien, en termes de facturation, tu as une marge de manœuvre.
Dans cet article, nous allons te montrer à quelle vitesse il est possible de générer une facture. Le titre de l’article t’aura mis sur la piste : oui, une petite minute est suffisante !
1. Sélectionne ton modèle de facture
Si la vitesse est ce que tu recherches, alors la meilleure façon de gagner du temps est d’utiliser un modèle de facture pré-construit : tous les champs nécessaires figureront d’office sur le document, et leur mise en page est déjà pensée. Tout ce que tu as à faire est de remplir les informations manquantes.
Alors que les modèles de facture intégrés à Word ou Excel peuvent être la première option qui vient à l'esprit, les préparer peut prendre un temps conséquent. Surtout lorsqu’il s’agit de les personnaliser, en veillant à ce que ton logo et tes coordonnées rentrent dans le cadre.
Le moyen le plus rapide (et de loin !) consiste donc à utiliser un logiciel de facturation digne de ce nom. En effet, il suffit d’entrer le client et les produits, et le logiciel s’occupera du reste. Et encore, pour peu que les clients et produits aient préalablement été enregistrés dans ton compte Debitoor, il suffira de les sélectionner en cliquant simplement sur la flèche déroulante correspondante.
2. Envoie ta facture instantanément
Au lieu d'avoir à enregistrer chaque facture sur ton bureau, à te connecter à ta messagerie, à trouver le fichier et à le joindre, puis à entrer l’adresse email de ton client, un objet et un message personnalisé, tu peux tout simplement utiliser un logiciel de facturation.
Avec la facturation en ligne, tu peux créer, enregistrer, envoyer et suivre chaque facture directement depuis ton compte. Cela signifie que tous les outils de création et d’émission de facture sont centralisés. Plutôt pratique.
3. Associer les paiements aux factures
En ce qui concerne la tâche fastidieuse de faire correspondre les paiements, bien des entrepreneurs l'abordent à l’ancienne, avec un relevé bancaire dans une main et une liste de factures dans l’autre. Après quoi, il va falloir vérifier ligne par ligne ce à quoi correspond tel ou tel paiement reçu. Il faut s’assurer que tout est correct avant de marquer la facture comme payée.
Un logiciel de facturation comme Debitoor facilite tout cela. Il peut même éliminer ce processus. Grâce au rapprochement bancaire automatique, il suffit de télécharger ton relevé bancaire et Debitoor associera automatiquement chaque paiement à la facture ou aux dépenses correspondantes. Et la facture apparaîtra alors comme Payée.
4. Lance des rappels en quelques clics
Même les clients les plus fiables peuvent oublier de régler à temps une de tes factures. Dans ces cas, il serait idéal de pouvoir identifier en un instant les factures en retard et pouvoir envoyer un rappel, n'est-ce pas ?
Chez Debitoor, nous pensons qu’il s’agit d’une fonctionnalité indispensable. Donc, non seulement tu peux créer et envoyer des factures rapidement, mais tu peux également voir quel paiement n’a pas été reçu (les factures en retard sont marquées en rouge dans ta liste) et envoyer dans la foulée un rappel au client.
5. Reste au courant de ta facturation
La facturation pro ne consiste pas simplement à créer une facture et à l’envoyer à ton client. Il s’agit de l'un des principaux piliers du fonctionnement d'une entreprise et elle doit donc être gérée efficacement. S’il n’est question que d’une ou deux factures par mois, peut-être qu’il est possible de s’en charger avec Word ou Excel. Mais que se passe-t-il si les nouvelles commandes commencent à affluer ?
Lorsque le nombre de clients et le volume des ventes commencent à augmenter, ta facturation peut devenir chaotique au possible.
Les logiciels de facturation tels que Debitoor suppriment le fardeau d'avoir à déplacer les factures d’un dossier du bureau à l’autre, et de les trier une à une. Grâce à l’aperçu sur l'ensemble de tes factures, tu peux connaître instantanément l'état de chaque facture. Les fonctions de recherche et de filtrage t’aident également à retrouver une facture spécifique, sans avoir à y perdre des minutes précieuses.
