Créer et envoyer des factures peut rapidement devenir une activité chronophage et chaotique.
Il est pas conséquent important de dominer l'ensemble de tes factures d'un coup d'oeil. Comme nous l'avons abordé dans de précédents articles, il est infiniment plus laborieux de le faire avec Word ou Excel.
Et pourtant, maîtriser ses factures est essentiel, pour s'assurer que tu as bien été payé pour tes services mais aussi pour que tout soit toujours en ordre face à l'administration fiscale.
D'autant plus que cela permet de réduire drastiquement l'encombrement et le désordre sur ton ordinateur.
Ton logiciel de facturation et tes factures
Un logiciel de facturation comme Debitoor t'aide à trier rapidement et efficacement tes factures, mais aussi à connaître instantanément leur statut, le mettre à jour si nécessaire, et de savoir si ton client a vu la facture ou non.
Statut de la facture. Chaque facture que tu crées porte un statut particulier, dans la liste de factures. Cela signifie qu'une facture proforma apparaîtra en tant que 'Brouillon' et qu'une facture finalisée mais pas encore envoyée sera 'À encaisser'. Ensuite, une facture envoyée mais qui n'a pas été consultée par le client sera marquée comme 'Envoyée', puis comme 'vue' dès lors qu'elle aura été ouverte. Enfin, alors qu'une facture complètement réglée figurera comme 'Payée', elle aura pour statut 'Partiel' si le paiement n'a pas été complètement effectué.
Paiements en retard. Si la date d'échéance choisie au moment de créer la facture est dépassée sans qu'aucune paiement n'ait été effectué, la date sera soulignée et écrite en rouge. Quand cela se produit, tu peux facilement envoyer un rappel en quelques clics seulement.
Sois notifié lorsque la facture est visualisée. Debitoor te propose un outil fort utile pour garder trace de tes factures envoyées : tu reçois une notification dans ton compte lorsqu'un client a vu la facture que tu lui as envoyée. Cela permet d'éviter des problèmes de communication et de mettre fin à toute réclamation comme quoi la facture n'avait pas été reçue.
Communication liée à la facture. Quand un client répond à ta facture, tu reçois le message juste là, à côté de la facture originale. Tu peux alors y répondre direcement, afin de toujours savoir où tu en es de la discussion, avec la facture à portée de main.
Historique complet pour chaque facture. Dans Debitoor, tu peux non seulement accéder à un tchat pour communiquer avec ton client, mais aussi à l'historique complet de la facture, ce qui inclut :
- la date à laquelle la facture a été envoyée,
- l'adresse e-mail vers laquelle la facture a été envoyée,
- la date à laquelle la facture a été vue par le client,
- la date de chaque modification éventuellement apportée à la facture,
- la date à laquelle un rappel a été envoyée,
- la date à laquelle un avoir a été créé.
Cela te permet de connaître jusqu'au moindre détail de chacune de tes factures.
Où trouver ton historique de facture ?
Tu trouveras l'historique unique de chaque facture créée sur Debitoor en faisant défiler la page vers le bas : le détail se trouvera juste en-dessous de la facture. Là, tu pourras voir quand elle a été créée puis envoyée, à qui elle a été envoyée, si elle a été vue ou non, et tout ce qui a pu se produire depuis.
