Pour paraphraser un vers biblique : "au premier jour était le modèle de facture, et ensuite vinrent les rappels".
Et en effet, logiquement, cela suit cet ordre : on commence par créer une facture et, dans un second temps, en cas d'impayé, on envoie un rappel.
Quand envoyer un rappel ?
La chose, c'est qu'ils sont peu nombreux ceux à voir les rappels comme une partie intégrante du processus de facturation (même si ce n'en est pas la plus importante).
Il est clair qu'envoyer un rappel à son client est un sujet sensible, d'un point de vue commercial et pas strictement comptable : en effet, personne n'apprécie vraiment être rappelé à l'ordre lorsqu'il y a une facture en souffrance.
Logiquement, le rappel est envoyé quand une facture n'a pas été payée à l'échéance qui avait été fixée. Mais quand, exactement, faut-il envoyer le rappel ? Et, convient-il d'en envoyer un ou pas ?
Il n'existe pas de réponse précise à la première question (celle du 'quand'), même si certains facteurs permettent de se faire une idée :
le type de relation que tu entretiens avec ton client,
les finances de ton entreprise,
les finances de ton client,
le contexte commercial et socio-économique (c'est-à-dire les particularités du secteur ou un cas de crise économique généralisée).
Ces facteurs déterminent aussi la seconde question : celle de savoir s'il convient d'envoyer un rappel ou non, lorsque le client est en défaut de paiement.
Et ici, il n'existe pas de réponse claire et définitive, en particulier au vu de la frilosité dans laquelle se trouve encore notre pays (malheureusement !).
Et c'est toi, sur la base des facteurs cités plus-haut, qui doit décider non seulement s'il convient d'envoyer un rappel, mais également de la façon de l'envoyer.
De quelle manière envoyer un rappel ?
Mettons que tu as évoté le premier obstacle et que tu t'apprêtes à envoyer un rappel. Eh bien, dans ce cas, nous te proposons d'établir différents niveaux d'urgence du rappel.
C'est ainsi que nous avons imaginé la chose dans Debitoor, notre logiciel de facturation, depuis lequel tu peux envoyer jusqu'à 4 rappels mais aussi ajouter des pénalités de retard à ta facture.
Ces pénalités ne sont pas obligatoires (mais doivent figurer sur la facture si tu fonctionnes avec) ni même recommandées si tu souhaites développer une relation commerciale durable avec ce client.
Parmi les choses à soigner dans la préparation d'un rappel, les 2 plus importantes sont le message lui-même et le ton utilisé.
En effet, il est important d'y mettre les formes : utiliser dès le départ un ton grognon ou un ton courtois n'a pas la même signification ni le même impact sur le client.
Il est clair que la première phase des rappels (le premier rappel, quoi) devrait toujours prendre en considération une chose : la bonne foi du client.
Il peut y avoir quantité de raisons, simples ou alambiquées, pour lesquelles un client ne paye pas à temps : un oubli tout bête, un problème de virement bancaire ou un champion de la procrastination qui aura remis une fois de trop au lendemain ce qu'il aurait du faire il y a 30 jours.
Quatre rappels échelonnés sur une période de 4 à 6 semaines peuvent s'avérer plus que suffisants pour éprouver la bonne foi dudit client.
Après quoi, sans progrès, il faudra se résoudre à augmenter la fermeté d'un cran. Et, pour cela, je te recommande de consulter notre article : 4 conseils pour gérer les clients en retard de paiement.
