La loi anti-fraude à la TVA a fait parler d'elle dans le monde des entrepreneurs et des logiciels. Alors, faisons le point sur la loi en elle-même, et sur l'approche de Debitoor.
Qu'est-ce que veut dire la loi ?
Dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, l'Etat a mis en place de nouvelles réglementations qui s'appliquent aux logiciels de caisse et de gestion. En Juin 2017 cette nouvelle réglementation a été réouverte à la discussion, pour ne concerner au final que les logiciels de caisse.
Les logiciels de facturation comme Debitoor étaient donc en théorie exclus du périmètre. Mais aujourd'hui, ce changement n'a toujours pas été voté, et c'est toujours en cours de discussion. Celui-ci n'entre donc pas encore en vigueur.
Pour éliminer toute confusion, et pouvoir garantir à ses utilisateurs l'utilisation d'un logiciel conforme à la loi, Debitoor a décidé d'appliquer quelques changements au logiciel, pour répondre aux exigences légales. Les fonctionnalités de facturation de Debitoor seront donc conformes à partir du mois de janvier 2018 et nous délivrerons une attestation individuelle à nos utilisateurs qui en ont besoin.
Cette nouvelle loi ne concerne que les entrepreneurs assujettis à la TVA. Ceux-ci sont dans l'obligation d'utiliser un logiciel de caisse et de facturation certifié et conforme aux règles éditées par l'administration fiscale.
Quelles obligations / sanctions pour les entrepreneurs ?
En cas de contrôle fiscal, l'entrepreneur assujetti à la TVA (personne physique ou morale, de droit privé ou public) devra fournir un certificat, sous peine de verser une amende de 7500€.
Ceci s'applique obligatoirement à ton logiciel de caisse, mais aussi à tes logiciels de gestion, du moins jusqu'à nouvel ordre.
Quelles obligations pour les éditeurs de logiciel ?
Les éditeurs de logiciel ont deux possibilités :
- Obtenir une certification auprès d’un organisme agréé
- Générer une attestation à leurs utilisateurs
Nous avons opté pour la deuxième option. Ce qui veut dire qu'à partir du mois de janvier 2018 nous pourrons délivrer une attestation.
A quoi s'applique ces règles de conformité ?
Les nouvelles obligations concernent les domaines suivants :
Inaltérabilité des données. Les données doivent être conservées dans leur état d’origine sans aucune altération possible. Chaque modification, correction, annulation sur des opérations de règlement doivent clairement apparaître. Et ce via l'enregistrement de chaque modification, annulation ou correction, avec des opérations d'addition ou de soustraction.
Sécurisation des données. Les données et leurs modifications (correction, annulation etc) doivent être sauvegardées sur un serveur sécurisé, sur le Cloud par exemple. En cas de contrôle les données doivent pouvoir être restituées dans leur état d'origine.
Conservation des données. Les nouvelles réglementations précisent également que les logiciels doivent prévoir des clôtures, qui sont le reflet des opérations réalisées (en espèces), et qui devront être réalisées régulièrement. Ces données doivent ensuite être conservées pendant six ans.
Archivage des données. Les conditions d’archivage des données doivent permettre de figer les données et leur donner une date. L'archivage doit permettre de tout retracer. En cas de besoin, l'administration peut avoir accès à ces données.
Certificat ou attestation de conformité. L'entrepreneur doit pouvoir montrer un certificat délivré par un organisme accrédité ou une attestation individuelle de l’éditeur.
Qu'est-ce qui change sur Debitoor ?
Voici donc les quelques changements mis en place à partir de janvier 2018, pour vous permettre d'être totalement en règle avec l'administration :
1. Les factures
Pour être sûr de vous fournir un outil de facturation conforme, nous avons modifié quelque peu l'onglet "Factures".
Tu continueras comme d'habitude à travailler d'abord sur un mode "brouillon", jusqu'à finalisation de la facture. Une fois finalisée, il est désormais impossible de la supprimer. Il faut alors obligatoirement passer par un avoir pour en quelque sorte annuler la facture.
2. La conservation des données
Nous conserverons les données pendant 6 ans, ce qui veut dire qu'il n'est plus possible de supprimer votre compte Debitoor. Bien sûr, vous pouvez toujours le résilier.
Nos fonctionnalités de facturation seront donc conformes. Mais nous souhaitons continuer à améliorer le logiciel et nous étendrons donc nos changements à la fonctionnalité "Frais".
3. Les frais et les autres revenus
Les changements suivants seront mis en place au cours du mois de janvier 2018.
Pour garantir que les données et leurs modifications soient bien toutes conservées, nous avons ajouté un mode "brouillon" à l'enregistrement des frais et des autres revenus. Tant qu'ils sont en mode brouillon, ils peuvent être modifiés.
Une fois qu'ils sont finalisés, ils ne pourront pas être supprimés, mais pourront être annulés. Ce qui veut dire que toute correction, annulation, modification est enregistrée et conservée.
Cette nouveauté vous permettra également de finaliser d'un coup plusieurs frais laissés au statut de "brouillon".
Mais alors qu'est-ce qui se passe si je veux enregistrer un frais ?
A partir du 1er janvier, tu pourras entrer et finaliser des frais de 2017. En revanche, pour les frais de 2018, les frais n'auront qu'un mode brouillon pendant les 2-3 premières semaines de janvier. A la fin janvier, le mode "finalisation" sera disponible.
Ce qui veut dire que les frais créés pendant cette période seront enregistrés en tant que brouillon. A la fin du mois, tu pourras tous les finaliser d'un coup.
Et voilà, tu sais tout :) Nous sommes ravis de pouvoir te fournir un outil qui répondra à 100% aux exigences légales.
