Créer une facture et savoir à tout moment quel est son statut n'est pas forcément chose aisée avec un modèle de facture Word ou Excel.
Au fur et à mesure que tes factures s'accumulent, s’assurer qu’elles sont bien enregistrées et les déplacer d'un dossier à l'autre afin de savoir lesquelles ont été réglées ou non, peut devenir un exercice particulièrement fastidieux et redondant.
Créer et organiser tes factures avec un logiciel de facturation
Aujourd'hui, les solutions de facturation en ligne permettent d’aider les entrepreneurs à créer des factures de façon simple et rapide, mais aussi de suivre et mettre à jour le statut des factures, en fonction de si elles ont été payées ou non.
Lorsque tu crées une facture dans Debitoor, tu n’as pas à entrer manuellement et à chaque fois les coordonnées de ton client ou la description de tes produits : il te suffit de les sélectionner dans les menus déroulants pour que le champ soit automatiquement rempli. Tu peux évidemment y apporter des ajustements si besoin, mais il suffit de quelques instants pour que ton modèle de facture soit prêt à l’envoi.
Alors, cela peut sembler trop beau pour être vrai, et pourtant ! Grâce au logiciel de facturation Debitoor, toutes tes données sont enregistrées dans ton compte. Chaque nouvelle facture générée portera automatiquement le numéro suivant afin que la numérotation soit continue et toujours correcte. La date d’émission sera automatiquement inscrite et la date d'échéance aussi, en fonction des conditions de paiement définies dans chaque fiche client.
L’aperçu de tes factures en permanence à jour
Connaître le statut des factures permet de gagner en temps et en efficacité : on visualise en un instant celles qui ont été envoyées aux clients, celles qui sont partiellement ou totalement payées, ou celles dont l’échéance est dépassée. Cela s’avère évidemment beaucoup plus compliqué en utilisant Word ou Excel pour ta facturation.
Dans un logiciel de facturation comme Debitoor, tous ces aspects sont pris en charge et le statut des documents est automatiquement mis à jour. Une facture est ainsi marquée comme :
- À encaisser lorsqu’elle est finalisée mais pas envoyée,
- Envoyée dès qu’elle a été transmise au client par courrier électronique via Debitoor,
- Vue lorsque le client l’a ouverte,
- Partiel si tu as entré un paiement partiel (un acompte par exemple),
- Payé si le montant total de la facture a été intégralement réglé.
Il suffit donc d’un coup d'œil pour repérer les factures qui nécessitent une attention particulière, et en envoyant peut-être un rappel aux clients retardataires. Le bouton « archiver » permettra enfin de mettre de côté les factures complètement réglées et de ne garder à portée d’œil que celles sur lesquelles tu travailles encore.
Rapprochement automatique des paiements
Habituellement, lorsqu’on facture un client, il faut commencer par attendre qu’il reçoive la facture, puis qu’il la règle par virement bancaire, attendre ensuite de recevoir son relevé bancaire pour ensuite faire correspondre le paiement à la bonne facture.
Debitoor réduit ce processus et l'automatise autant que possible. En connectant ton compte Debitoor à une méthode de paiement en ligne telle que PayPal ou SumUp, ton client aura la possibilité de payer ta facture en ligne, et le paiement sera automatiquement associé à la facture correspondante.
Le rapprochement bancaire automatique te permet de télécharger un relevé bancaire afin que tous les montants soient automatiquement liés aux factures ou dépenses correspondantes, en quelques instants.
Filtrer tes factures pour trouver celle qui te convient
Pour les entrepreneurs qui facturent à tour de bras, remettre la main sur une facture spécifique peut s’avérer complexe. Toutefois, en utilisant les fonctions de recherche et de filtrage de Debitoor, tu peux réduire cette liste pour trouver la facture dont tu as besoin en quelques clics, ce qui te permet d'économiser du temps (et des migraines !).
Avec Word ou Excel, tu serais contraint de parcourir les dossiers enregistrés sur ton ordinateur et de faire défiler l’ensemble de tes factures jusqu’à trouver celle que tu cherchais. Et encore, seulement si tu es sûr de chercher au bon endroit (as-tu transféré la facture dans le dossier des factures partiellement payées après avoir reçu le premier paiement, ou est-elle toujours dans le dossier des factures impayées ?).
Convertir des devis en factures et les copier instantanément
Un logiciel de facturation peut offrir d'autres avantages en termes d'économie de temps. Si tu crées un devis et que ton client l’approuve, tu peux le convertir immédiatement en une facture, plutôt que d'en créer une nouvelle, à partir de zéro, comme ce serait le cas avec Word ou Excel.
Si tu vends le même produit au même prix à plusieurs clients, tu peux tout simplement copier une ancienne facture et sélectionner le client dans le menu déroulant : le reste (numéro de la facture, la date d'émission et la date d'échéance) sera pris en charge automatiquement.
