A Debitoor, nous essayons au maximum de prendre en compte les suggestions de nos utilisateurs. Et parfois, l’une de ces suggestions sort du lot, et inspire nos développeurs à mettre la main à la pâte et développer de nouvelles fonctionnalités.
Nos développeurs ont aujourd’hui créé la possibilité d’avoir des numéros de factures alphanumériques et personnalisables pour vos factures, devis et bons de livraison.
Numéros de factures alphanumériques, qu’est-ce que ça veut dire ?
Cela veut dire que ta facture, ton devis, ou ton bon de livraison peut maintenant inclure des lettres ou d’autres caractères dans leurs numéros.
En revanche, la structure du numéro de facture doit toujours permettre de créer une séquence sans interruptions ni doublons dans la numérotation.
Quel numéro de facture devrais-je utiliser ?
Puisque tu as désormais plusieurs options possibles pour tes numéros de factures, il semble être utile de savoir quel est le meilleur système. En effet, ce système doit être logique pour ta propre organisation, mais aussi pour ton comptable.
La numérotation que tu choisiras doit permettre de compter les factures à partir de la première facture créée, jusqu’à la dernière en date. Pour être légale, ta numérotation doit donc être séquentielle, ce qui signifie que la première facture doit inclure le numéro « 1 ».
Cela étant dit, il y a plusieurs possibilités pour personnaliser ton format de numérotation. Tu peux par exemple ajouter l’année de l’exercice comptable et le mois. Tu peux aussi inclure des lettres, pour faire référence à ton entreprise.
Exemple de numéros de factures personnalisés
Voyons maintenant comment tes numéros de factures peuvent être structurés. Beaucoup d’utilisateurs ont demandé la possibilité de pouvoir inclure différentes dates, pour faire référence à leur exercice comptable.
Voici un exemple de numéro de facture incluant ces suggestions :
- 2017/001
- 2017-001
- 17/001
- FAC-001
- DEV/001
Ces numéros de facture incluent l’année en cours, mais ils permettent aussi au numéro de séquence d’aller jusqu’à, par exemple, 3 chiffres (en dessous de 1000 factures). Si tu penses créer plus de 1000 factures par an, tu peux ajouter un autre « 0 ».
Si tu souhaites ajouter des mois, c’est également possible en utilisant le même format qu’au-dessus. Qu’en-est-il des lettres ? Des lettres peuvent être facilement ajoutées au numéro de la facture, et ne doivent pas être modifiés au fur et à mesure que la numérotation progresse.
Par exemple :
- 2017/FAC/001
- 17-DEV-001
Pour plus d’exemples sur comment structurer tes numéros de factures, n’hésite pas à visionner notre courte vidéo qui montre à quel point il est facile d’utiliser Debitoor.
Et si je souhaite réinitialiser mes numéros de facture chaque année ?
C’est possible ! Une fois que tu as sélectionné la structure de tes numéros de facture, tu peux facilement modifier le numéro quand la nouvelle année, et son exercice comptable arrive. Par exemple, au 1er janvier 2018, tu peux changer ton numéro de facture en :
- 18/FAC/001
Il te suffit de l’entrer dans le champs « N° de facture » de ta nouvelle facture. Et oui le système de numérotation démarrera automatiquement de cette facture, pour s’adapter aux prochaines. Ta prochaine facture aura le numéro “18/FAC/002”.
Pourquoi avoir des numéros de factures alphanumériques ?
Beaucoup d’utilisateurs optent pour un numéro de facture traditionnel qui commencent par 1. Mais cela peut s’avérer difficile si tu commences à ajouter des avoirs, ou si une facture a besoin d’être modifiée, ou simplement si ton entreprise se développe rapidemment.
Pour cette raison, mais aussi pour des raisons organisationnelles (spécialement quand il s’agit de rapports de TVA), utiliser des lettres et d’autres caractères peut t’aider à identifier plus clairement quand et pourquoi tes factures ont été créées.
Quand devrais-je mettre à jour mes numéros de factures ?
Comme indiqué ci-dessus, il est important que tes numéros de facture forment une série numérique, et soient séquentiels, c’est-à-dire sans sauts dans tes numéros, et sans doublons. Avec notre logiciel de facturation c’est facile puisqu'il utilise automatiquement le prochain numéro de facture de ta séquence, et ne réutilise jamais le même numéro deux fois.
Si tu as déjà commencé à numéroter tes factures, avec une séquence numérique (« 17001 », ou « 1 » par exemple, tu te demandes peut-être comment basculer vers une nouvelle séquence incluant des caractères alphanumériques.
Le meilleur conseil que l’on puisse te donner c’est d’attendre jusqu’à la fin de cet exercice comptable. Mais le plus important est de t’assurer que ta séquence ne comporte ni interruptions ni doublons.
Ce qui veut dire que si aujourd’hui tu travailles sur la facture « 052 », et que tu souhaites changer la structure de ta séquence, assure-toi de numéroter ta prochaine facture de la façon suivante : « 17-FAC-053 ».
