Est-ce que tous les modèles de facture sont professionnels ? Chaque jour, de nouveaux entrepreneurs cherchent sur Google les mots "modèle de facture" : si tu essayes, tu verras le nombre ahurissant de résultats trouvés par le moteur de recherche : plus de 9 millions !
Le nombre de résultats diminue lorsqu'on affine la recherche en tapant "modèle de facture pour Word" ou "modèle de facture pour Excel". On parle encore tout de même de près de 230 000 résultats. Pas mal !
Alors, qu'est-ce qu'un modèle de facture ?
Un modèle de facture est un document prêt à l'utilisation qu'il suffit de remplir et compléter lorsque tu factures un service ou un bien à un client. Une facture, c'est le pain quotidien (ou mensuel) de l'entrepreneur : sans facture, pas de revenus. Pas légal en tout cas !
Tout modèle de facture professionnelle doit respecter les règles émises par l'administration publique (comme indiqué sur sa page internet portant sur les mentions obligatoires d'une facture). Chez Debitoor, nous avons créé il y a longtemps une page dédiée aux modèles de facture.
Pour éviter de faire doublon, je vais seulement résumer ici ce que doit contenir une facture faite dans les règles de l'art :
Titre. Il faut indiquer clairement de quoi il s'agit en indiquant le mot "Facture" en tête de document
Numéro de facture. Ce numéro de facture doit être unique et respecter l'ordre chronologique
Date d'émission de la facture et date de la prestation de service
Conditions de paiement et échéance
Identité de ton client et informations sur ton entreprise : nom, raison sociale, adresse, numéro SIREN, n° de TVA, etc.
Détails sur le(s) produit(s) ou service(s) vendu(s) : quantité, prix, TVA applicable, etc.
Montant total. Il doit être indiqué hors taxes (HT, donc sans la TVA) et toutes taxes comprises (TTC, donc avec TVA), et être mis en évidence
Et que faire de toutes ces informations ? J'ouvre un document Word ou Excel et je les organise comme je peux ?
Comme tu le découvriras un peu plus loin, il est inutile de se compliquer la vie pour ça : des solutions beaucoup plus simple existent. Et heureusement !
Modèles de factures Word et Excel ?
Word et Excel offrent des modèles de facture dans leurs versions les plus modernes (moins probable si tu utilises une ancienne version de Word ou Excel). Sans être excellents, leurs modèles sont décents et remplissent leur rôle, si tu ne fais pas plus d'une facture de temps en temps.
Mais, sincèrement, si l'objectif est de gérer ta facturation de façon efficace et professionnelle, Word et Excel ne rempliront pas correctement ce rôle. Autrement dit, il existe un monde au-delà des simples Word et Excel.
Et ce monde au-delà de Word et Excel s'appelle "logiciel de facturation".
Pourquoi utiliser le modèle de facture d'un logiciel de facturation ?
Posée ainsi, la question semble étrange. Ce serait comme se demander "pourquoi utiliser un crayon pour écrire ?" ou "pourquoi utiliser un ballon pour jouer au football ?" : ces objets ont tout simplement été créés pour remplir cette fonction.
Question de bon sens, n'est-ce pas ? Mais, il se trouve que ça a beau être une question de bon sens, ceux qui continuent à facturer avec Word ou Excel sont encore légion : ce serait comme aller travailler à dos d'âne, communiquer par signaux de fumée ou utiliser une plume d'oie pour écrire.
Ce que nous souhaitons, c'est t'aider à faire fonctionner ton commerce de la façon la plus professionnelle possible.
Dans ce cas, pourquoi utiliser les modèles de facture d'un logiciel de facturation ? Tout simplement parce qu'un logiciel de facturation, c'est :
Simple et organisé. Un logiciel de facturation simplifie tout le processus pour le réduire à sa plus simple expression. Il conserve toutes les données de façon organisée, pour que tu saches toujours où trouver l'information que tu recherches : factures payées, impayées, proforma, etc.
Automatique. Un logiciel de facturation automatise le processus de création de factures. Tu n'as rien à configurer, ni même à te préoccuper d'éléments tels que la numérotation continue, la TVA, le calcul des montants, etc.
Professionnel. De nombreux logiciels de facturation permettent d'éditer et de personnaliser des factures. Tu paraîtras plus professionnel aux yeux de tes clients et cela t'aidera à promouvoir ta marque. De plus, tu pourras gérer ta liste de clients et de produits, ce qui fait que toute ce dont ton entreprise a besoin est centralisé au même endroit.
Anti-erreurs. On te mâche le travail en prenant en charge tous les calculs, ce qui signifie moins d'efforts et surtout moins de chances de se tromper.
Dans le nuage. Afin que tu puisses gérer ta facturation et ta comptabilité, quel que soit l'endroit où tu te trouves. Tu n'as besoin que d'une connexion internet.
C'est donc cela qu'on appelle un modèle de facture professionnelle. Et ainsi nous répondons à la question avec laquelle nous avions commencé l'article.
Alors, maintenant, une question se pose : est-ce que tu préfères gérer ta facturation avec Word et Excel ou bien avec un véritable logiciel de facturation comme Debitoor ?
Si tu continues à douter, pose-toi la question de savoir ce qui te convient le mieux pour conduire, écrire et communiquer : une voiture, un ordinateur et un smartphone, ou bien un âne, une plume d'oie et une carpette pour les signaux de fumée ?
