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Utiliser Word comme logiciel de facturation, une vraie solution ?

Tu es un micro-entrepreneur et tu cherches à faire tes factures avec Word ? Utiliser des modèles de facture Word est encore la tendance de nombreux entrepreneurs, en particulier lorsqu'ils se lancent pour la première fois.

Une simple recherche Google en dit beaucoup : si tu entres "factures word", des centaines de milliers de résultats apparaissent, de quoi ne pas s'ennuyer lorsqu'on cherche à faire ses factures sur Word. Ou plutôt de quoi ne pas s'en sortir.

La logique derrière cette recherche est souvent simple : je me lance à peine, c'est gratuit, et ça a l'air si simple d'utilisation !

Logiciel de facturation pour les micro-entrepreneurs

Mais es-tu sûr qu'il s'agit de la bonne décision à prendre ? Es-tu certain de vouloir gérer ta facturation avec Word et non pas avec un véritable logiciel de facturation en ligne pensé pour les micro-entrepreneurs, comme Debitoor ?

Alors, laisse-moi te présenter la chose, question après questions :

1. Comment trier les factures que j'ai faites sur Word ?

Imaginons que tu possèdes la toute dernière version de Word, mise à jour, propre, et qui dispose de modèles de facture. Parfait, n'est-ce pas ? En l'ouvrant, tu te rendras rapidement compte de ses lacunes (la TVA, par exemple), mais ça fonctionne relativement bien.

Tu as donc créé une facture, que tu enregistres sur ton ordinateur dans un dossier que l'on appellera "Factures 2016" (faisons dans l'originalité !). Idem pour les prochaines factures que tu créeras.

Tout semble fonctionner, mais franchement, il est difficile d'appeler cela 'garder ses factures en ordre'. Chez Debitoor, une facturation ordonnée, c'est créer une facture en utilisant un modèle complet et qui respecte toutes les exigences légales, envoyer la facture par e-mail à ton client et la répertorier automatiquement dans le logiciel selon si elle est payée, impayée ou partiellement payée.

D'autant que tu n'as pas à te préoccuper de la numérotation des factures, qui se révèle souvent être un casse-tête au niveau comptable et fiscal.

En effet, tu es dans l'obligation de tenir une série numérique ordonnée, chronologique et continue (sans numéro manquant, donc). Grâce à un logiciel de facturation, tout cela se fait automatiquement, sans que tu aies à faire des aller-retours dans le dossier "Factures 2016" dont on parlait plus haut.

2. Est-ce qu'un modèle de facture Word est profesionnel ?

Ce n'est pas parce que tu viens d'obtenir le statut de micro-entrepreneur, qui fait de toi un professionnel, que tes factures sont forcément professionnelles elles aussi. Alors oui, les factures Word respectent peut-être les normes légales, mais elles manquent cruellement de professionnalisme.

En disant cela, je pense notamment à l'importance capitale du design, de l'apparence que tu donnes à ta facture et de la façon dont elle reflète ton activité. Il peut s'agir par exemple d'une facture portant le logo de ton entreprise, un choix de couleur en harmonie avec ta marque, une image dans l'en-tête qui permet d'attirer l'attention sur une compétence que tu proposes, etc. N'hésite pas à consulter notre article : 5 raisons de soigner le design de tes factures.

Et cela, cher micro-entrepreneur (ou chère micro-entrepreneuse), avec Word tu n'y parviendras pas. Mais, avec un logiciel de facturation comme Debitoor, si.

3. Comment gérer la TVA avec un modèle de facture Word ?

Je t'encourage à ouvrir un fichier Word et à trouver la zone dédiée à la TVA. L'as-tu trouvée ?

Evidemment non, car elle n'existe pas. Maintenant, tu as donc à créer la facture, t'assurer qu'elle est valide en la comparant en ligne à des modèles de facture plus complets, calculer la TVA sur le montant total (en espérant que les biens/services que tu vends sont tous soumis au même taux), etc. La plaie !

En plus d'une perte de temps énorme, cela révèle une chose capitale : Word n'est pas une solution convenable pour gérer sa facturation quotidienne. Ses modèles peuvent être très utiles mais ils ne constituent clairement pas la meilleure solution en termes fiscaux.

Sans parler de tous les calculs, que tu as à faire manuellement.

Alors, pourquoi ne pas choisir un logiciel de facturation qui couvre tous ces aspects et les gère automatiquement ?

4. Quoi choisir en lieu et place de Word ?

Posée ainsi, la question a une réponse toute trouvée : un logiciel de facturation en ligne. Parce qu'il s'agit effectivement de cela, de "se libérer" du labeur que suppose la création de factures avec Word, pour n'importe quel micro-entrepreneur.

En effet, au premier abord, Word paraît être la solution la plus facile. C'est peut-être effectivement le cas lorsque tu n'as qu'à faire une facture ici ou là. Mais si tu souhaites miser sérieusement sur ton entreprise et ses perpectives d'avenir, Word n'est clairement pas le meilleur compagnon de route.

Bonne chance !

Ta facturation très simplement Debitoor by SumUp