En tant qu'entrepreneur, tu as certainement acquis avec le temps des méthodes ou habitudes, qui fonctionnent mais pourraient sans doute gagner à être optimisées.
1) Sois méthodique avec tes contacts
Pour bien commencer, essaye d'alimenter au maximum les fiches de tes clients et fournisseurs. Trouve et enregistre le plus d'informations possibles sur ton contact : les coordonnées bien sûr, mais aussi le RIB, le nom de la personne avec qui tu communiques au sein d'une 'grosse compagnie'. Mets à jour ces données dès qu'il y a un changement. En d'autres mots, fais en sorte de ne pas perdre le contact !
Sur Debitoor c'est très simple, il te suffit d'aller dans la rubrique Contacts, d'en créer un nouveau ou de le modifier.
2) Utilise l'envoi de factures électroniques
Tu as réalisé une prestation ou vendu un produit ? Très bien, et il est temps d'envoyer une facture à ton client. Si tu choisis le format papier, il te faut l'imprimer, acheter une enveloppe, la timbrer, puis se rendre à la boîte à lettres. En d'autres mots, la corvée.
En choisissant l'envoi électronique, ton client la reçoit sans délai dans sa boîte mail et tu t'évites le souci de savoir si elle est arrivé à bon port ou non. Tu économises du temps, de l'argent et de l'énergie. Avec Debitoor, tu peux voir en un instant où en est ta facture, si elle a été envoyée, reçue et ouverte par ton client.
3) Facture tes clients dès que possible
Tâche d'envoyer ta facture aussitôt après la vente d'une prestation ou d'un produit : le client se souviendra mieux de ce qu'il a commandé si la facture arrive rapidement. Il sera aussi plus enclin à la payer de suite. Une facture qui tarde à arriver émet des signaux négatifs à ton client, qui pourrait penser que tu manques d'organisation ou qu'il n'y a pas urgence à payer. Cela risque de repousser le règlement, surtout si ton client a d'autres factures en attente.
Mieux vaut garder un rythme soutenu, et se montrer professionnel de bout en bout, pour la bonne santé financière de ton entreprise.
4) Réduis le temps de paiement
Avec les envois papier, souvent sujets à des retards (grève, etc), il est courant de voir large en donnant 30 jours au client pour payer. Grâce à notre logiciel de facturation en ligne, l'envoi et la réception sont immédiates. Par conséquent, tu peux facilement réduire ce délai de paiement à 14 jours. Tes revenus tarderont moins à arriver, ta caisse sera plus et tu pourras plus facilement passer d'une affaire donc récupérer tes paiements plus rapidement, et alimenter ta caisse.
5) Prends soin de tes clients
Tu as accéléré la création et l'envoi de tes factures, tes paiements arrivent plus rapidement : bref, tu parviens à te dégager un peu de temps et d'énergie. Profites-en pour les mettre au profit d'autres projets ou tout simplement pour renforcer les liens que tu as avec tes clients. Soigne-les, montre-leur une attention particulière : un coup de téléphone pour savoir s'il est satisfait de ce qu'il t'a acheté, une visite sur les lieux de ton ouvrage, etc. Il n'est pas de meilleur moyen de fidéliser ta clientèle que de la choyer en lui apportant ce petit "extra" d'attention ; et tes clients seront moins enclins à tarder à te payer.
6) Propose des modes de paiement variés
Le but du jeu est que, en échange de ta vente de bien ou de service, le client te paye. Pour que cette transaction ait lieu le plus simplement et le plus rapidement possible, offre à ton client une variété de moyens de paiement :
- espèces : pas toujours le plus simple ni le plus sûr lorsque les sommes commencent à être élévées (fausse monnaie),
- chèque : pratique, quoiqu'un brin désuet et très lent, puisqu'il faut le remplir, le poster, puis le destinataire doit l'endosser et le porter à sa banque,
- carte bancaire : sur le terminal de votre client ou fournisseur. Nettement plus rapide et sûr que les deux précédents,
- paiement en ligne : encore plus simple et efficace, les services de paiement en ligne qui protégent et simplifient la transaction entre ton client et toi. Debitoor travaille par exemple avec PayPal qui te permet de collecter de façon sécurisée les paiements de tes clients, qui peuvent te régler directement depuis la facture électronique que tu leur as envoyé
Propose leur des moyens variés, et valorise les plus rapides et innovants : plus d'excuses pour ne pas être payé à temps !
7) Rappels et relance
Il est fort à parier que, malgré toutes ces précautions indiquées plus haut, certains clients vont être plus retors ou tête-en-l'air que d'autres, lorsque vient le moment de régler la facture. Malgré l'agacement de la situation, il faut bien veiller à se montrer professionnel et solide, et ne pas entrer sur le chemin des menaces et de l'agressivité : rien n'est plus contre-productif et stressant. Mieux vaut rédiger un message de relance, ferme mais courtois en toute circonstance, qui rappellera à ton client ce qu'il te doit, et que des mesures pourront être prises. Debitoor te propose des modèles de messages de rappel.
Ne perds pas ton sang-froid, en cas d'impayé, des recours légaux existent !
8) Anticipe tes propres dépenses
Grâce à Debitoor, il est très simple de gérer ta liste de fournisseurs, de calculer tes charges, de les prévoir et d'anticiper leur paiement.
Et grâce aux rapports auxquels tu as accès dans le logiciel, tu sais toujours où en est ton activité. Rien de mieux pour en garder le contrôle et réduire le nombre de situations à stress !
9) Libère ta créativité !
Tu es le spécialiste des vis auto-taraudeuses à bout pointu ? Tu vends de la confiture de sureau noir faite maison ? Personnalise ton logo, communique sur les réseaux sociaux, crée des factures originales : grâce aux modèles de facture personnalisables de Debitoor, rends-toi plus attractif et "mémorable" !
10) L'heure de la pause
Dernière recommandation, valable toute l'année et en toutes circonstances : accorde-toi des moments de repos ou de réflexion, au calme, lève la tête du guidon, pour repartir du bon pied. Difficile de continuer à exceller lorsque tes batteries sont à plat et que tu as la motivation dans les chaussettes. Donne-toi du temps, donnes-en à tes clients, pour savoir ce qui leur plaît et ce qui pourrait rendre ton produit/service plus performant ou attrayant.
Il peut être bon de ralentir la cadence pour ne pas la perdre. Après tout, qui du lièvre ou de la tortue remporte la course ? :)
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