Même les entrepreneurs peu friands de nouvelles technologies finissent par choisir un logiciel de facturation. Pourquoi ? C'est rapide, simple et efficace.
Mais avant de jeter ton dévolu sur un logiciel de facturation spécifique, tu devrais prendre en considération les quelques éléments qui suivent.
Choisir un logiciel pour ton entreprise ne devrait pas se faire à pile ou face ou sur un jet de dé. Il existe six éléments particulièrement importants que tout bon logiciel de facturation devrait offrir afin de répondre aux besoins d'une entreprise en pleine croissance :
1. Comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement ?
Un bon logiciel de facturation t’offrira la possibilité de gérer tes comptes à ta guise. Cela signifie que tu pourras choisir la façon de tenir ta comptabilité. La différence, bien sûr, c'est la façon dont tu entres tes revenus et dépenses.
- Comptabilité d’engagement : cette approche signifie que tu comptabilises tes opérations financières dès qu'elles surviennent, et avant même qu’un paiement ait été effectué ou reçu.
- Comptabilité de trésorerie : dans ce cas, les opérations ne sont comptabilisées qu'une fois que l’argent a été transféré. L'approche que tu choisis influencera la façon de déclarer ta TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ou ton chiffre d’affaires. Les deux méthodes sont viables selon le chiffre d'affaires de l’entreprise et de la nature de ton activité.
2. Des modèles de facture professionnels
Cela peut sembler évident, mais le logiciel que tu choisis devrait proposer des modèles de facture professionnels, et que tu puisses donc personnaliser. Cela signifie que le modèle de facture doit répondre à toutes les exigences légales en vigueur dans ton pays, grâce à un logiciel mis à jour en conséquence et offrant une grande variété d'options de personnalisation.
Les factures exonérées de TVA
Si tu es un micro-entrepreneur, il y a de très fortes chances que tu ne sois pas assujetti à la TVA. Ton logiciel de facturation doit donc permettre de la désactiver, ce qui signifie qu'elle n'apparaîtra pas dans tes modèles de facture. N’oublie pas d’inclure sur ta facture une mention faisant référence au texte de loi, selon lequel tu n’es pas assujetti à la TVA.
Les ajustements de TVA
Si ton entreprise est assujettie à la TVA mais que certains produits ou services sont exonérés de TVA, pour une raison X ou Y, ton modèle de facture doit te permettre de régler facilement la chose.
Autoliquidation de la TVA intracommunautaire
Si tu commerces avec des clients situés basés dans l'Union Européenne (et hors de France), ton logiciel doit permettre de gérer l’autoliquidation de la TVA, qui s’applique à aux acquisition et livraisons intracommunautaires. Pour peu que ton client et toi disposiez tous deux d’un numéro de TVA intracommunautaire.
3. Suivi de l'état de la facture
Cela peut sembler complètement secondaire, mais il s’agit d’un élément qui va ta faciliter grandement la vie. Il est important que le logiciel choisi soit en mesure de mettre à jour l'état de tes factures afin que tu saches où elles en sont. Cela te permettra de voir en un coup d'œil :
- si ton client a reçu la facture,
- si ton client a vu et lu la facture,
- si la facture a été payée,
- ou si la date d’échéance est dépassée.
Garder le contrôle de tes factures et connaître leur statut en un instant est un vrai plus.
4. Rapprochement bancaire automatique
C'est une tâche que la plupart des entrepreneurs (et des comptables !) trouvent fastidieuse, bien que nécessaire. Faire correspondre les paiements : un bon logiciel de facturation doit être doté d’outils comptables qui te permettront de télécharger un relevé bancaire et d’associer les opérations bancaires aux dépenses et factures correspondantes.
Les meilleurs logiciels de facturation rendront ce processus aussi indolore que possible, en automatisant l’association des paiements aux factures correspondantes, en quelques clics seulement. Le rapprochement bancaire automatique te permet d'économiser des heures interminables à faire défiler et correspondre des lignes de comptes.
5. Enregistrer des dépenses
La facturation est inévitablement liée aux finances de ton entreprise. De toute évidence car c'est ainsi que ton entreprise réalise du chiffre. Et un bon logiciel devra aussi permettre d'enregistrer les dépenses de l’entreprise.
Pour être plus précis, la gestion des dépenses devrait te permettre de sélectionner la catégorie appropriée à chaque frais, d'appliquer le taux de TVA approprié et, si nécessaire, de marquer la dépense comme actif, tout en suivant son amortissement.
6. Rapports financiers
Si tu as soigneusement facturé et enregistré tes dépenses, il est agréable de voir les résultats à la fin du trimestre pour savoir quoi déclarer, ou tout simplement pour connaître en permanence la santé financière de ton entreprise.
Un bon logiciel de facturation t’offre la possibilité de générer des rapports financiers à tout moment :
- le compte de résultat,
- le bilan,
- le rapport de TVA.
Avoir ces rapports à portée de main t’aidera à prendre les décisions qui permettront à ton entreprise de prospérer.
Bien choisir son logiciel de facturation
Le logiciel de facturation Debitoor offre aux micro-entrepreneurs et aux TPE les outils dont ils ont besoin pour leur facturation et la gestion de leurs finances, sans forcément s’y connaître en comptabilité. Debitoor est intuitif, bien fichu et conçu pour accompagner la croissance de ton entreprise.
