7 erreurs basiques à éviter

Le récit qui suite est inspiré d'une véritable authentique histoire vraie.

Un client (une entreprise) reçoit une facture et s'aperçoit qu'il manque le numéro SIREN du fournisseur. Il réclame donc la rectification de la facture au fournisseur, mais ce dernier détecte un autre problème : l'adresse de l'entreprise cliente n'est pas mentionnée, ni même sa raison sociale.

Il s'agissait en fait d'une facture en ligne, émise de façon automatique. L'erreur ne provenait pas de l'émetteur, qui s'était servi d'un modèle de facture parfaitement correct, mais bien du client qui avait oublié d'indiquer ces informations-là en passant commande sur cette plate-forme de services en ligne.

Eviter des erreurs en ne faisant pas les choses à l'envers

Que se passe-t-il lorsqu'un modèle de facture comporte des erreurs basiques ?

Il faut, bien entendu, commencer par définir ce que l'on entend par "erreurs basiques" et donc les lister, même si l'exemple ci-dessus t'aura déjà probablement mis la puce à l'oreille.

Quel est le premier problème rencontré par le client de l'exemple ci-dessus, avec une facture qui omet des données aussi essentielles ?

Eh bien, le modèle de facture n'est tout simplement pas considérée comme valide, au vu des règles fixées par l'administration fiscale.

Par conséquent, il pourra difficilement réclamer la TVA que tu lui as facturée et, face à une inspection, les Impôts risquent fort de refuser la facture. Au bas mot.

D'autres conséquences négatives peuvent surgir, et nous allons les évoquer au fur et à mesure des erreurs que nous passons en revue plus bas.

1. Le petit SIREN

La base de la base. S'il manque le numéro SIREN de l'émetteur, la facture n'est pas valide, fiscalement parlant. Tant qu'à faire, indique aussi celui de ton client s'il s'agit d'une entreprise.

2. Nom de nom !

La raison sociale de l'entreprise (voire ses propres nom et prénom pour un micro-entrepreneur) doit apparaître de la même façon qu'elle a été enregistrée dans le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Si la raison sociale de ton entreprise est SARL Popotte Papillotes (oui, bon...), elle doit apparaître exactement comme cela, sans un S de plus ou de moins.

Et pareil pour ton client.

3. A quelle adresse, je vous prie ?

Ici, nous parlons bien de l'adresse fiscale, telle qu'enregistrée auprès de l'administration. Il ne faut donc pas la confondre avec ta propre adresse postale bien sûr, ni même avec celle de ton local si l'adresse est différente.

Une facture sur laquelle figurent l'une de ces 3 erreurs (voire les 3 en même temps, puisqu'il existe toujours des champions du "pieds dans le plat") perd toute validité face au fisc.

4. Des p'tits trous, des p'tits trous... encore des p'tits trous ?

Ta facturation doit répondre à des règles précises en termes de numérotation : elle doit être suivie, cohérente et sans "trous". Peu importe le numéro avec lequel tu commences, tant que la série numérique ne s'interrompt pas.

Pour l'administration fiscale, un trou signale que des factures manquent et, par conséquent, qu'une infraction, voulue ou non, est en cours.

5. Retour vers le futur d'avant

Il est des entreprises et des micro-entrepreneurs qui, par mégarde, négligence ou noirs desseins, altèrent le numéro des factures, ou éliminent tout simplement une ancienne facture tout en donnant son numéro à une nouvelle.

Conséquence : nous avons affaire à une facture portant un numéro antérieur mais une date d'émission postérieure à une autre facture.

Cela peut se produire assez souvent lorsque tu utilises un logiciel de facturation. Et pour l'administration fiscale, c'est suspect. Trèèès suspect.

6. La meilleure défense, c'est la taxe payée à temps

Dans ta facture, les services ou produits vendus et soumis à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) doivent figurer de la façon suivante :

  • Le prix de base (hors taxes) du produit, sur la base duquel la TVA va s'appliquer
  • Le type de taxe qui s'applique (2,1% 5,5% 10% 20%, en France métropolitaine)
  • Le montant de la TVA.

Et que se passe-t-il si la facture est exempte de TVA ? Dans ce cas, il n'y a pas à faire figurer la moindre TVA, mais tu dois signaler que la facture en est exempte et faire référence à l'article de loi qui fait que tu n'y es pas asujetti.

7. L'heure de passer à la caisse

La date d'échéance doit obligatoirement figurer sur la facture, tout comme l'indication sur les pénalités appliquées en cas de retard de paiement de la part du client, en particulier lorsqu'il s'agit d'une entreprise.

En outre, omettre la date d'échéance est la meilleure façon de faire des maladresses comptables et d'induire le client en erreur lorsque vient le temps du paiement.

Omissions à risques

En théorie, ne pas produire de facture lors de la vente de biens ou services est passible d'une amende fixée à 75 000€ et d'un redressement fiscal. Car qui dit "pas de facture" dit aussi "pas de comptabilisation de la TVA" et donc fraude fiscale.

Il s'agit là d'un cas lourd, bien sûr. Mais oublier de faire figurer les mentions citées plus haut sur sa facture expose le vendeur à des amendes de 15€ par élément manquant (sans dépasser 25% du montant total).

Dans les faits, du moment que la facture existe et que la TVA est correctement déclarée, il y a peu de chances que l'administration fiscale te tombe dessus pour une mention manquante.

Mais, dans ton intérêt et celui de ta facturation et de ta comptabilité, mieux vaut s'y tenir, prendre de bonnes habitudes tout de suite et se montrer irréprochable, face à ses clients comme à l'administration fiscale.

Écrit par Charles PlassonCharles Plasson, 11 Janvier 2017 dans Général Trucs et astuces

Ta facturation très simplement Debitoor by SumUp