Tu as lancé ta propre entreprise, ou compte le faire, et tu commences à te poser une question assez spécifique : combien de temps dois-je garder les factures ?
Les factures sont des documents comptables, la durée de conservation des factures est donc de 10 ans à compter de la date d’émission. Lorsque l’on parle ici de l’archivage des factures, on parle aussi bien des factures de ventes que des factures d’achats.
Pourquoi garder les factures ?
La raison pour laquelle il faut garder les factures pendant 10 ans est car elles représentent des pièces justificatives et des documents comptables, et qu’elles peuvent donc, entre autres, être demandées par des personnes externes lors d'un contrôle fiscal ou lors d’un litige (comme moyen de preuve).
En effet, tout document résultant en une écriture comptable, comme par exemple les factures émises et reçues; les décisions d’affectation du résultat; les contrats; etc. deviennent des preuves de l’activité d’une entreprise, et sont donc à garder.
Tu peux en lire encore plus sur l'obligation de conservation des documents comptables pour les entreprises dans notre article.
Conserver les factures : une obligation commerciale
Du côté comptable, tout document est, comme expliqué plus haut, à garder pendant 10 ans. Ceci s’applique donc aux factures d’une entreprise, aussi bien les factures de ventes (donc lorsque l’entreprise émet une facture pour un client, que les factures d’achats (donc lorsque l’entreprise reçoit des factures provenant de ses fournisseurs.
Cela vient principalement du fait qu’une entreprise doit tenir un grand livre reprenant toutes les entrées et sorties d’argent réalisées pendant ses activités. Chaque transaction de ce livre doit être datée et posséder une pièce justificative.
Ces pièces justificatives sont en général des factures clients ou fournisseurs, mais aussi des bons de commande, des bons de livraison, etc.
Conserver les factures : une obligation fiscale
Fiscalement, il n’est pas nécessaire de conserver les factures pendant 10 ans, mais seulement pendant 6 ans. Cette obligation est prévue par les articles L 102 B et L 102 C du Livre des Procédures Fiscales.
Cette durée de conservation des factures permet aux entreprises de se défendre en cas de contrôle fiscal. Elle est plus courte car elle correspond aux possibilités de contrôle de l'administration fiscale.
L'administration peut effectivement corriger le résultat fiscal d’une entreprise, et ce pendant 3 ans, mais peut également demander à consulter les comptes des exercices antérieurs.
Conserver les factures electroniquement
Avec la dématérialisation de beaucoups de documents d’entreprise, il est normal de se poser la question sur la conservation des factures lorsque celles-ci sont dématérialisées.
Faut-il les imprimer et les stocker quelque part ? Heureusement, non, cela irait à contre sens des avantages de la dématérialisation. Il est bien possible d’archiver les factures électroniquement, sur le logiciel de facturation que l’entreprise utilise par exemple.
L’archivage des factures avec Debitoor
La façon la plus simple de garder ses factures le temps nécessaire est d’utiliser un logiciel de facturation certifié conforme à la loi anti-fraude à la TVA comme Debitoor.
Créer et envoyer des factures avec Debitoor se fait en quelques clics, et ces factures sont ensuite gardées en stock par notre logiciel de facturation, peu importe le temps qui passe. De cette façon tu sais directement où trouver les documents nécessaires.
De plus, du fait que tout soit digitalisé, tes factures sont facilement trouvables grâce à nos filtres et notre outil de recherche. Finies les factures papiers qui traînent partout et se mélangent.
En bonus, Debitoor te permet de créer des devis, les convertir en facture, créer des bons de livraison, enregistrer tes frais professionnels, relier des paiements aux dépenses et factures, voir tes rapports comptables, et plein d’autres choses.
