En France, les entreprises sont soumises à une obligation de conservation de leurs documents comptables définie dans la loi. Quels sont les documents comptables à conserver ? Et sous quel format les conserver ?
Nous résumons les documents comptables concernés par cette obligation et expliquons comment les entreprises doivent s’y conformer en pratique.
Quels documents comptables sont concernés par l’obligation du délai de conservation ?
En règle génerale, la totalité des documents comptable d'une entreprise sont concernés par cette obligation.
Pour rappel, les documents comptables d’une entreprise englobent plusieurs éléments :
- Les livres comptables
- Le compte de résultat
- Le bilan comptable
- Le fichier des écritures comptables
- Les pièces comptables justificatives
Les livres comptables
Les livres comptables de l’entreprise font partie des documents comptables à conserver.
Ils sont constitués du livre journal, du grand livre, et du livre d’inventaire.
Le compte de résultat et le bilan comptable
Faire un compte de résultat et établir un bilan comptable sont des procédures essentielles à la bonne gestion de la comptabilité de l’entreprise.
Le bilan comptable et le compte de résultat témoignent de la santé financière de l’entreprise et font partie des documents comptables que l’entreprise doit précieusement garder.
Le fichier des écritures comptables (FEC)
Le fichier des écritures comptables (FEC) qui regroupe toutes les informations relatives à la comptabilité de l’entreprise est lui aussi concerné par l’obligation de conservation des documents comptables.
Les pièces comptables justificatives
Les pièces comptables justificatives font aussi partie des documents comptables qui doivent être conservés par l’entreprise.
Les pièces comptables justificatives de l’entreprise à conserver sont, entre autres :
- Les factures émises par l’entreprise
- Les factures fournisseur qui justifient les dépenses de l’entreprise
- Les bons de commande
- Les bons de livraison
- Les bons de réception
- Les relevés et justificatifs bancaires
- Les brouillards de caisse
- Les bulletins de paie
Combien de temps une entreprise doit-elle conserver ses documents comptables ?
Les documents comptables de l’entreprise mentionnés ci-dessus doivent être conservés pendant une durée de 10 ans à partir de la fin de l’exercice comptable.
Par exemple, une entreprise dont l’exercice comptable débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre devra conserver ses factures de l’année 2020 jusqu’à la fin de l’année 2030.
Comment conserver les documents comptables d’une entreprise ?
Les documents comptables de l’entreprise doivent-ils être conservés au format électronique ou papier ? En théorie, les deux options sont possibles. Les documents comptables peuvent être conservés au format papier ou au format électronique, le plus souvent sous la forme d’un fichier pdf.
Il est important que ces documents soient conservés en sécurité, et qu’ils ne puissent pas être modifiés.
Toutefois, pour ce qui est des factures, les règles diffèrent selon que l’entreprise émette habituellement des factures au format papier ou au format électronique.
Émission et réception de factures papiers
Si l’entreprise a l’habitude de recevoir ou de faire des factures au format papier, l’entreprise peut les conserver au format papier ou les numériser sous réserve de remplir certaines conditions qui garantissent l’organisation et la non-altérabilité des factures.
Émission et réception de factures électroniques
Si l’entreprise reçoit et émet des factures électroniques, elle peut faire le choix de conserver ces documents au format papier ou au format électronique, sans avoir à remplir de conditions particulières.
Sanctions en cas de non-respect de l’obligation de conservation des documents comptables
Il est crucial pour l’entreprise de respecter l’obligation de conservation des documents comptables.
Ces documents sont importants pour la gestion interne de l’entreprise, mais elle peut aussi avoir à les présenter lors d’un contrôle fiscal, par exemple.
Conserver ces documents peut aussi s’avérer utile en cas de litige avec un client ou un fournisseur.
Le Code général des impôts mentionne qu’un non-respect de l’obligation de conservation des documents comptables par une entreprise peut entraîner une amende de 5000 euros.
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