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Enregistrement automatique des frais sur ton logiciel de facturation

Savais-tu que tes frais professionnels peuvent être automatiquement enregistrés sur Debitoor grâce à l’alias ?

Unw calculatrice et un ticket de caisse enregistré en tant que frais sur le logiciel de facturation Debitoor

Cette fonctionnalité de ton logiciel de facturation peut te faire gagner du temps pour ce qui est de la gestion de la comptabilité de ton entreprise, en particulier si tu es souvent en déplacement.

Pourquoi utiliser la fonctionnalité d’enregistrement automatique des frais de ton logiciel de facturation ?

Toutes les entreprises ont régulièrement des frais professionnels à régler, qu’il s’agisse de frais récurrents, comme le paiement d’un loyer ou d’une assurance, ou de frais occasionnels, comme un déjeuner avec un client ou d’autres dépenses liées à l’exercice de l’activité.

En France, la loi exige des entreprises, quelque soit leur statut juridique - les micro-entrepreneurs sont donc également concernés par cette obligation - de pouvoir justifier les entrées et sorties d’argent, encaissements et dépenses.

Il est donc important de tenir la comptabilité de l’entreprise et de conserver les pièces comptables justificatives, car celles-ci constituent d’importants documents comptables. Lorsque l’entreprise se soustrait à ces obligations, elle s’expose à d’importantes sanctions en cas de contrôle fiscal. Il est également nécessaire de garder trace des frais de l’entreprise car certains peuvent être déductibles, notamment si ton entreprise est assujettie et redevable de la TVA.

Tenir une comptabilité régulièrement peut être fastidieux et chronophage, surtout lorsque ton activité bat son plein ou que tu es en déplacement professionnel. La fonctionnalité d’enregistrement automatique des frais sur Debitoor peut te faciliter la tâche dans ce cas.

Lorsque tu utilises cette fonctionnalité, tu as simplement à envoyer les pièces comptables justificatives de tes dépenses d’entreprise à une adresse email spéciale appelée alias. Il peut s’agir d’une facture fournisseur ou d’un ticket de caisse, par exemple. Notre logiciel de facturation lira ensuite l’email et créera automatiquement des frais sur ton compte Debitoor qui contiendront les pièces jointes de l’email.

Le logiciel lira automatiquement la date, la description du frais et son montant total. Tu pourras ensuite compléter les détails restants lorsque tu auras plus de temps. Cette solution te permet de suivre tes dépenses professionnelles et de ne pas risquer de passer à côté d’un frais que tu aurais oublié. Le travail de tenue de la comptabilité de ton entreprise s’en trouve donc avancé !

Comment enregistrer automatiquement des frais sur ton logiciel de facturation grâce à l’adresse alias ?

Pour pouvoir utiliser notre fonctionnalité d'enregistrement automatique des frais sur Debitoor, il faut tout d'abord configurer l'alias de ton compte. Une fois cela fait, tu pourras envoyer des pièces justificatives par email, puis compléter les informations manquantes sur les frais enregistrés automatiquement.

Configurer l’alias de ton compte Debitoor

Pour utiliser la fonctionnalité d’enregistrement automatique des frais sur Debitoor, la première étape est de configurer l’alias.

Pour cela, connecte-toi à ton compte Debitoor depuis un ordinateur, puis clique sur Paramètres puis sur Compte depuis le menu latéral. Clique ensuite sur Créer un alias.

Créer un alias depuis les paramètres du compte Debitoor

Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors, et tu pourras y renseigner ton adresse d’alias, c’est-à-dire l’adresse email à laquelle tu enverras tes pièces justificatives pour qu’elles soient enregistrées en tant que frais.

Une fois que c’est fait, clique sur Enregistrer et commencer.

Envoyer un frais à l’adresse alias

Maintenant que l’alias de ton compte Debitoor a été configuré, tu peux y envoyer des pièces justificatives de frais pour que les frais correspondants soient automatiquement créés sur ton logiciel de facturation.

Connecte-toi à ta boîte mail, puis crée un nouvel email dont le destinataire est l’adresse alias que tu viens de créer sur Debitoor. Ajoute la pièce justificative en pièce jointe ou en image dans l’email, puis précise dans l’objet de l’email la description du frais et sa date.

Un email contenant un ticket de caisse en pièce-jointe pour l'enregistrement automatique des frais sur le logiciel de facturation Debitoor

Dans l’exemple ci-dessous, l’objet de l’email est le suivant : Fournitures bureau 07/01/2021 Il faut savoir que l’intégralité du texte de l’objet de l’email placé avant la date sera utilisé en tant que description du frais.

Tu peux ensuite envoyer l’email.

Compléter le frais automatiquement créé sur Debitoor

Quasiment instantanément après que tu aies envoyé l’email contenant la pièce justificative à l’adresse alias, un frais y correspondant est automatiquement créé sur ton logiciel de facturation.

Il faudra à présent compléter le frais, et y ajouter les informations manquantes.

Tu peux retrouver le frais depuis ton compte Debitoor en t’y connectant depuis l’application mobile iOS, l’application Android ou depuis un ordinateur.

Si tu te connectes à ton compte Debitoor depuis un ordinateur, clique sur l’onglet Frais depuis le menu latéral. Tu verras ainsi qu’un frais a été automatiquement créé : il est intitulé et daté d’après l’objet de l’email.

Un frais automatiquement créé sur le logiciel de facturation Debitoor

Pour compléter les informations manquantes, clique sur le frais qui a été automatiquement créé. Le logiciel détecte automatiquement la description, la date et le montant total du frais, mais tu devras y ajouter le fournisseur, la catégorie du frais, et la TVA applicable.

Compléter les informations manquantes sur un frais automatiquement créé via l’alias sur Debitoor

Lorsque les informations sont complétées, n’oublie pas de cliquer sur le bouton Enregistrer.

Ta facturation très simplement Debitoor by SumUp

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