Fichier pdf, fichier csv ou fichier xls ? Que tu enquêtes sur le meilleur format de fichier pour faire une facture, ou que tu souhaites exporter tes données depuis notre logiciel de facturation, il peut être difficile de s’y retrouver parmi les différentes options.
Pourtant, chaque format de fichier a des points forts et des points faibles à prendre en compte en fonction de l’utilisation que tu veux en faire.
Les formats de fichiers adaptés pour le partage de données
Pour ce qui est du partage de données, le fichier pdf est sans doute le format de fichier le plus populaire, et pour une bonne raison : il est universel et très facilement partageable.
En effet, la quasi-totalité des ordinateurs et appareils mobiles possèdent un lecteur de fichier pdf intégré. Et si ce n’est pas le cas pour l’ordinateur portable de ton client, pas d’excuses ! De nombreux lecteurs de pdf peuvent être téléchargés gratuitement en ligne.
Un des autres avantages du format de fichier pdf qui touche au partage des données concerne son inaltérabilité.
Lorsque tu envoies un fichier pdf, le destinataire ne pourra pas le modifier, et il verra le fichier avec une mise en page identique à celle que tu as créée. C’est donc une option parfaite si tu veux t’assurer que ton client puisse pleinement profiter du magnifique modèle de facture que tu as réalisé sur Debitoor.
Par contre, si au contraire tu voudrais que le destinataire du fichier puisse modifier les données, le format de fichier pdf n’est pas adapté. Il est préférable dans ce cas de lui envoyer les données au format xls ou csv.
À noter : le format csv est lisible par davantage de programmes que le format xls, qui demande d’avoir accès au logiciel Excel ou au logiciel Apache Open Office.
Avec quel format de fichier analyser des données ?
Peut-être voudrais tu exporter les données comptables de l’année pour les analyser et avoir une meilleure idée de la performance de ton entreprise.
Tu souhaiterais probablement aussi pouvoir synthétiser ces données et créer des graphiques et diagrammes.
En fonction de la complexité des données que tu souhaites analyser, les formats de fichier xls et csv sont des options à considérer. Ces deux formats te permettront de modifier les données, de les analyser, puis de les organiser, contrairement au format pdf.
Pour les données relativement simples, le format csv pourra te convenir. Par contre, si les données sont compliquées et que tu comptes les analyser de manière plus poussée, le format xls sera une meilleure option.
Le format de fichier idéal pour l’impression
Tu n’es pas un adepte du digital, ou tu préfères simplement conserver une copie de tes documents comptables en format papier ? Pour ce qui est de l’impression, le format de fichier pdf est sans hésitation la meilleure option.
À partir d’un fichier pdf, l’impression ne prend que quelques clics. Tu peux même sauvegarder un fichier au format pdf de manière à ce que la mise en page de ce dernier puisse être identique lors de l'impression à celle sur l'écran, et cela depuis n’importe quel ordinateur.
Les fichiers aux formats csv et xls peuvent eux aussi être imprimés, mais ils demandent tous les deux des efforts de mise en page qui ne sont pas nécessaires pour les fichiers pdf. De plus, ces formats de fichiers ne sont pas forcément les plus agréables à lire sur papier.
Le meilleur format de fichier pour l’extraction de données
Si tu cherches à importer des données sur une plateforme ou un logiciel, le meilleur choix est celui du fichier au format csv.
Qu’il s’agisse d’une liste de produits ou des coordonnées de tes clients, le format csv est souvent le plus adapté puisqu’il a une dimension universelle et ne demande pas de logiciel en particulier pour permettre la lecture des données.
Sur Debitoor, lorsque tu souhaites importer une liste de fournisseurs, de clients ou de produits, nous te demanderons d’utiliser un fichier csv. De cette manière, les données seront rapidement lues et extraites par le logiciel, et tu n’auras pas à renseigner ces informations manuellement.
En résumé
Il n’existe pas de meilleur format de fichier pour tous les cas de figures confondus et situations possibles. En fait, tout dépend de l’utilisation que tu souhaites en faire !
Il faut donc te demander s’il est plus important pour toi de pouvoir imprimer le document en question, de pouvoir le modifier, d’en extraire les données, ou de pouvoir le partager avec tes clients ou ton comptable.
