La gestion des dépenses professionnelles est une tâche quasi quotidienne dans la vie d’un entrepreneur. Cependant, les dépenses professionnelles ne commencent pas nécessairement après l’immatriculation de l’entreprise; il peut y avoir des achats à effectuer au préalable, lors de la période de formation de l’entreprise.
Comment doit-on gérer les achats professionnels faits avant l'immatriculation de l’entreprise ? Quelles sont les conditions à remplir, et comment se les faire rembourser en pratique ? Nous t’expliquons tout cela.
Est-il possible de se faire rembourser des achats effectués pour l’entreprise avant son immatriculation ?
Faire des dépenses professionnelles destinées à l’entreprise avant l’immatriculation de cette dernière implique que le dirigeant de l’entreprise, ou que les associés de la société avancent ces dépenses.
Une fois l’entreprise créée et immatriculée, le dirigeant de l’entreprise ou les associés ayant payé pour ces dépenses à destination de l’entreprise pourront se faire rembourser, sous réserve de respecter certaines conditions.
Les conditions à remplir pour se faire rembourser des achats effectués pour l’entreprise avant son immatriculation
Il existe plusieurs conditions à remplir pour que des dépenses effectués par le dirigeant / les associés lors de la période de formation de l’entreprise puissent être remboursées :
- Conditions relatives au type de dépenses effectuées
- Conditions relatives aux justificatifs de ces achats
- Conditions relatives à la date des achats
Types de dépenses remboursables
Tout d’abord, il faut s’assurer que les dépenses soient bien des dépenses professionnelles, et non des dépenses personnelles.
Pour être considérées comme étant de caractère professionnel, les dépenses doivent donc être rattachées au fonctionnement et à la gestion de l’entreprise. Les achats doivent servir à l’entreprise en cours de création.
L’achat de matériel pour les bureaux ou d’un véhicule d’entreprise, les dépenses liées à des travaux dans les futurs locaux de l’entreprise, ou encore la souscription à une assurance sont des achats qui entrent dans la définition des dépenses professionnelles et qui peuvent être effectués avant l’immatriculation de l’entreprise et ensuite être remboursés.
Conserver un justificatif des achats
Pour pouvoir se faire rembourser des achats effectués pour le compte de l’entreprise avant son immatriculation, il faut conserver des justificatifs de ces dépenses, comme les factures des fournisseurs.
Cette condition est valable quelque soit le statut juridique de l’entreprise en cours de création.
Il faut également que les factures des fournisseurs mentionnent que l’achat a été effectué au nom et pour le compte de la société / de l’entreprise, et que celle-ci est en cours de formation ou que son numéro SIRET est en cours d’attribution. Le futur siège social de la société doit aussi y être précisé.
Date des achats
Pour pouvoir être remboursés, les achats effectués pour le compte de l’entreprise pendant sa période de formation ne doivent pas être trop antérieurs à la date d’immatriculation de l’entreprise.
En règle générale, pour être remboursables, les achats au nom de l’entreprise doivent avoir été effectués au plus tôt six mois avant l’immatriculation de cette dernière.
Comment se faire rembourser une dépense pour le compte de l’entreprise effectuée avant son immatriculation?
Une fois l’entreprise immatriculée, elle pourra prendre les dépenses effectuées lors de sa formation à sa charge.
L’entreprise peut procéder au remboursement des achats effectués pour son compte par les dirigeants / associés à n’importe quel moment , à partir de son immatriculation. En pratique, ce remboursement prend la forme d’un virement bancaire vers le compte personnel du dirigeant ou de l’associé.
Peut-on récupérer la TVA sur des achats effectués lors de la période de formation de l’entreprise ?
Pour qu’il soit possible de récupérer la TVA sur les achats effectués pour le compte de l’entreprise lors de la période de formation de cette dernière, il est nécessaire que :
- Les conditions pour que ces achats puissent être remboursés expliquées plus haut soient respectées
- L’entreprise soit assujettie et redevable de la TVA
Si l’entreprise n’est pas assujettie et redevable de la TVA, comme par exemple les micro-entreprises bénéficiant d’une franchise en base de TVA, la TVA payée lors des achats effectués pour le compte de l’entreprise ne pourra pas être récupérée.
