Tu es un créateur d'entreprise ou un travailleur indépendant qui gère ses affaires avec les modèles de facture Word ou Excel ?
Si c'est le cas, il est peut-être temps de d'envisager une alternative : un logiciel de facturation peut rendre la gestion de ton entreprise significativement plus simple, de la vente au client jusqu'à l'enregistrement de son paiement.
Dans cet article, nous nous intéressons à l'ensemble du processus de facturation tel que proposé par le logiciel de facturation Debitoor, en examinant certains éléments-clefs qui t'aideront à améliorer ton flux de travail.
Commence par créer des devis
Un bon logiciel de facturation permet de faire plus, ô bien plus que juste des factures. Bien des entrepreneurs reçoivent de leurs client un devis en bonne et due forme avant de procéder effectivement à la commande.
Au lieu d'avoir à recréer intégralement un nouveau modèle pour devis dans Word ou Excel, tu peux simplement utiliser l'un des modèles pré-enregistrés dans ton logiciel de facturation.
Il a en effet été créé pour t'aider à créer des devis professionnels, vite et bien, tout en bénéficiant d'un haut degré de perosnnalisation.
Il n'est pas besoin d'entrer manuellement les informations des clients et produits, chaque fois que tu crées une facture.
Il te suffit en effet d'utiliser les menus déroulants pour compléter automatiquement ton devis, en quelques instants, en utilisant des produits et clients que tu avais enregistrés auparavant dans ton compte Debitoor.
Après cela, tout ce qu'il te reste à faire est de cliquer sur 'Enregistrer' : ton devis est prêt à être envoyé sur la boîte de réception de ton client, ou à être imprimé puis envoyé "à l'ancienne" via les services postaux (pas la méthode la plus rapide ni écologique, cela dit) ! Le processus prend moins d'une minute.
Convertis tes devis en factures
Une fois que tu as envoyé ton devis et que ton client l'a accepté, avec Word ou Excel il te faudrait ouvrir un modèle différent pour créer une facture basée sur le devis.
Fort heureusement, il existe un moyen plus rapide. Avec un logiciel de facturation, tout ce dont tu as besoin, c'est d'ouvrir le devis, de cliquer sur "Accepté par le client" puis de cliquer sur "Convertir en facture". Une paire de clics, quoi.
Pratique, n'est-ce pas ? Et comme pour ton devis, le design de ta facture peut être personnalisé pour correspondre à ton activité et ta marque.
D'ailleurs, voilà pourquoi il est utile d'accorder une attention particulière à ses factures : 5 raisons de soigner le design de tes factures
Bien sûr, il est aussi possible de créer une nouvelle facture directement, sans avoir d'abord à créer et envoyer un devis.
La seule chose à faire est alors de cliquer sur 'Nouvelle facture' et de remplir le modèle de la même façon que tu le ferais pour un devis.
Créer ensuite des bons de livraison
Pour certains, l'étape suivante implique l'envoi de marchandises. Lorsque tu envoies tes produits à un client, il peut être utile, voire indispensable, d'inclure un bon de livraison qui spécifie le contenu de la livraison.
Cela permet aussi de documenter ta facturation, de garder des traces, des preuves de l'engagement qui vous lie, le client et toi, cela afin d'éviter des déconvenues.
Eh bien, dans un logiciel de facturation comme Debitoor, tu l'auras deviné, quelques clics suffisent à convertir une facture en un bon de livraison ; tu t'évites ainsi la peine d'avoir à en créer un à partir de rien.
Rapprochement automatique des factures et paiements
Une fois que la commande est passée, les produits livrés et la facture payée, que faire ?
Normalement, tu aurais besoin d'aller trouver le paiement du client et le faire correspondre à la facture originale (tout ça, manuellement), afin que tes comptes soient en ordre.
Grâce à un logiciel de facturation, ce processus est automatisé, ce qui te permet d'économise un temps précieux dans la gestion de tes comptes.
Certaines formules d'abonnement à Debitoor te donnent accès au rapprochement bancaire automatique : cela signifie qu'en chargeant un relevé bancaire, chaque paiement est automatiquement lié à la facture ou dépense correspondante.
Et, si tu as choisis de proposer à tes clients des moyens de paiement en ligne tels que SumUp ou PayPal, les transactions effectuées par ce biais sont aussi rapprochées automatiquement dans ton compte Debitoor.
Envoie des rappels en un clic
S'il est un désagrément presque inévitable lorsque l'on conduit son activité, c'est celui d'avoir à courir derrière les paiements de ses clients.
Dans ce cas, tu peux commencer par envoyer une série de lettres de rappels (ou de relance), créées directement à partir de la facture en souffrance.
Tu peux personnaliser ton message et ajouter des pénalités de retard éventuelles, avant de l'envoyer directement au client.
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