Dans un logiciel de facturation comme Debitoor, tu peux non seulement créer des devis et factures, mais également leur attacher des pièces-jointes.
Qu'est-ce qui se cache derrière cette fonctionnalité ? Quand est-il nécessaire de joindre des documents à ta facture ?
En quoi consistent les pièces-jointes ?
Les pièces-jointes consistent en des fichiers qui vont être associés à la facture ou au devis au moment de son envoi : il peut s'agir d'informations de toutes sortes, de listes de produits, de photos, etc.
Un exemple : lorsque tu t'apprêtes à envoyer une facture à un client, tu peux également lui envoyer un chèque-cadeau (virtuel) à utiliser sur sa prochaine commande, ou bien une invitation à ton prochain atelier ou séminaire. Les possibilités sont nombreuses !
Dois-je envoyer des fichiers lors de l'envoi de factures ?
Commençons par la question de base : puis-je écrire une facture et l'envoyer en solo ? Ou ai-je à attacher des pièces-jointes à l'-mail, comme par exemple les conditions générales de vente (CGV) ?
La réponse simple à cette question est : non, il n'est pas indispensable d'ajouter de pièce-jointe. Le client a peut-être déjà reçu ton devis avant la facture, et les CGV peuvent être inclues en bas de ton devis ou facture.
Donc, les pièces-jointes peuvent (mais ne doivent pas obligatoirement) être ajoutées ! Tu peux tout à fait envoyer une facture solo.
Quelles sont les pièces jointes typiques?
De nombreux entrepreneurs souhaitent pouvoir envoyer une pièce-jointe à leurs devis ou factures. Ces annexes "typiques" peuvent consister en :
- une liste générale et exhaustive des prix de tes produits,
- une brochure, un catalogie, un prospectus,
- le portfolio de tes réalisations,
- des photos de l'avancée des travaux conduits chez le client,
- les conditions générales de vente (CGV).
En bref, lorsque tu envoies un devis ou une facture, n'hésite pas à envoyer à ton client le meilleur aperçu de tes performances.
Comment puis-je écrire une facture et ajouter une pièce-jointe ?
Dans Debitoor, tu peux facilement ajouter des pièces-jointes à tes devis, factures proforma ou factures traditionnelles.
Pour ce faire, ouvre simplement un nouveau modèle de facture. Si tu fais défiler la page vers le bas, tu trouveras le champ "Pièces-jointes". Clique maintenant sur l'icône du document : il ne te reste qu'à sélectionner le document à joindre.
Il est bon à savoir que l'envoi de pièces-jointes est limité à un poids de 20 Mo (largement suffisant pour l'envoi de documents, cependant !).
Conseil : si tu souhaites ajouter une pièce-jointe, préfère les fichiers Word, Excel, PDF, JPG ou PNG. Les fichiers exécutables (.exe), considérés comme à risque, seront bloqués par notre serveur d'envoi.
Tu souhaites en savoir plus ? Tu trouveras ici des informations détaillées sur la façon d'envoyer des factures et des devis avec pièces-jointe.
Prêt ? Eh bien n'attends pas, et essaye d'envoyer une facture avec pièce-jointe sans attendre !
