Voltaire pestait : "On dit que je me répète ; eh bien, je me répéterai, jusqu'à ce qu'on se corrige". Pareil pour les obstinés d'Excel pour la facturation !
C'est pour ceux qui continuent à travailler avec Excel (et Word) que nous continuons notre combat quotidien : simplifier leur facturation et leur fournir une solution simple et professionnelle pour gérer leur entreprise.
Que faut-il avoir en tête avant de choisir son outil de facturation ?
Nous avons déjà exposé en détail les raisons pour lesquelles les modèles de facture à la sauce Excel ne répondent pas aux exigences des entrepreneurs.
Créer des factures avec Excel peut sembler une solution simple et confortable. Mais c'est tout sauf cela ! Le logiciel de facturation Debitoor est différent.
Nous allons faire un bref résumé des principaux points à prendre en compte :
- le numéro de facture. Excel n'insère pas automatiquement le numéro de facture correct, et ne prend pas en compte la série numérique que tu as définie. C'est donc à toi de t'assurer qu'il n'y a ni trou ni doublon dans ta numérotation.
- le calcul de la TVA. Les modèles de facture Excel ne détermineront pas automatiquement la TVA applicable. Ce qui signifie que tu dois prendre le temps de faire le calcul à la main, augmentant ainsi les risques d'erreur.
- le design. Ou plutôt le manque de design. En créant la même facture que n'importe quelle autre personne crée dans Excel, tu réduis ton professionnalisme et ta capacité à te démarquer dans l'esprit de tes clients.
- le manque de contrôle des factures. Nous en parlons plus bas.
Pourquoi Excel n'est pas votre solution de facturation ?
Excel peut être une excellente option si tu te contentes de facturer une ou deux fois, par-ci par-là. Donc, tous ceux qui l'utilisent avec parcimonie sont pardonnés, allez.
Cependant, la facturation étant bien plus que la simple création de factures (suivi et saisie des paiements, factures des fournisseurs, bons de livraison, etc.), la création de factures dans Excel peut rapidement virer au cauchemar.
Peu importe si tu es un entrepreneur expérimenté ou débutant, le logiciel Excel n'a pas été créé pour contrôler ta facturation. Et cela devient évident assez rapidement lorsque tu commences à l'utiliser régulièrement à cette fin.
Le problème principal ? Excel ne te fournit pas le moindre des outils nécessaires à la bonne gestion de tes factures. C'est à toi de faire le suivi des dates d'échéance, des paiements en retard et de te souvenir d'envoyer des rappels aux clients en retard.
Et pour ce qui est de l'enregistrement des paiements sur une facture, comment cela fonctionne-t-il ?
Une feuille de calcul Excel n'est pas le type de document le plus facile à utiliser.
Excel est un logiciel très complexe conçu pour gérer les calculs avancés. Le simple fait d'offrir des modèles de factures ne constitue pas une solution satisfaisante à tes besoins de facturation.
Création de factures avec Excel ou avec un logiciel de facturation
Les logiciels de facturation comme Debitoor excellent dans leur domaine de prédilection. Pourquoi perdre du temps à essayer d'adapter Excel à ton entreprise alors qu'il existe des logiciels de facturation qui visent à rendre cela aussi simple et rapide que possible ?
Voici ce qu'un logiciel de facturation comme Debitoor peut t'apporter (et qu'Excel ne peut pas) :
- Les modèles de factures sont mis à jour en permanence et respectent donc la règlementation et ses évolutions,
- De beaux modèles de facture facilement personnalisables pour ton entreprise,
- Une vue d'ensemble et un contrôle de l'état de tes factures : tu peux Voir immédiatement lesquelles sont en retard, payées, etc.
- Contrôle systématique et centralisé des flux de trésorerie de ton entreprise,
- Applications mobiles gratuites à télécharger, te permettant de gérer ta facturation à la volée, de n'importe où.
Alors, cela a-t-il suffit à te convaincre ? ;)
