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La facturation pour les débutants

En tant qu'entrepreneur, certains éléments de la gestion d'entreprise peuvent faire l'effet d'une douche glacée par un froid matin d'hiver.

Portrait d'une jeune entrepreneure débutant son activité

Tu te pensais fin prêt à affronter tous les défis mais tu t'aperçois que la pratique est bien différente de la théorie ?

Eh bien, il en va de même pour ta facturation. Ici, nous voulons donc te prodiguer quelques conseils pour commencer à gérer ta facturation avec des bases solides et t'offrir quelques astuces qui te permettront d'être payer plus rapidement.

Préparer des factures professionnelles

Sans doute as-tu déjà commencé à voir comment créer, envoyer, organiser et suivre tes factures. Et tu t'es probablement renseigné sur les principaux aspects de la gestion de la comptabilité de ton entreprise. Tu as peut-être aussi trouvé et téléchargé un modèle de facture Word ou Excel pour commencer rapidement.

Mais es-tu sûr que les factures que tu crées avec ce modèle répondent aux exigences légales pour être considérées comme valides ?

Avant d'envoyer une facture à un client, mieux vaut commencer par vérifier que ta facture comprend les éléments suivants :

  • le nom et l'adresse de ton entreprise,
  • le nom ou la raison sociale de ton client, ainsi que ses coordonnées,
  • ton numéro SIREN et/ou ton numéro de TVA intracommunautaire (selon le pays de ton client),
  • la mention Facture inscrite clairement sur le document,
  • un numéro de facture unique,
  • la date d'émission de la facture et sa date d'échéance,
  • la description de chaque produit ou service vendu, avec leur quantité et leur prix,
  • les taux de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) qui s'appliquent, puis le montant total TTC.

Petit conseil d'expert : il n'est pas nécessaire de vérifier un à un tous ces éléments, à chaque fois que tu crées une facture, lorsque tu utilises un logiciel de facturation comme Debitoor. Avec nos modèles de facture en ligne, tu peux être assuré que chaque facture créée satisfaira aux exigences légales.

Options de paiement en ligne pour vos factures

Une autre excellente façon de démarrer sa facturation et d'être payé rapidement consiste à activer les options de paiement en ligne directement dans le logiciel de facturation.

En offrant à tes clients des méthodes de paiement faciles telles que PayPal ou GoCardless, tu seras payé jusqu'à 10% plus rapidement !

En plus, il est simplissime de connecter ton compte PayPal professionnel (par exemple) à ton compte Debitoor : une fois cela fait, chaque facture que tu enverras à tes clients incluera un lien leur permettant de se connecter à leur compte PayPal et de procéder au paiement.

Astuce pro : accorde une remise pour accélérer le paiement

En plus de t'assurer que tes factures respectent les règles en vigueur et offrent éventuellement un moyen de paiement en ligne facile et instantané, tu peux aussi envisager d'accorder un rabais à certaines commandes ou à certains clients.

Une petite réduction peut faire la différence en termes de rapidité avec laquelle ton client va régler ce qu'il te doit. Même un escompte de 3-4% (si le paiement de la facture a lieu dans la semaine qui suit, par exemple) est une incitation incroyable à ce que ton client effectue son paiement rapidement.

Inscris clairement sur ta facture que les clients payant rapidement ont droit à un rabais !

Fais attention à la conception de ta facture

Bien que l'essentiel soit que tes factures respectent les règles en vigueur, il ne faut pas négliger leur aspect commercial ! Une facture est aussi une carte de visite, et elle doit refléter l'image de marque unique de l'entreprise. Cela est vrai pour tous les outils de communication avec tes clients.

Garde donc à l'esprit que des factures personnalisées et au design unique envoient un message positif à tes clients.

Plus précisément, tes clients attendent de tes factures les éléments suivants :

  • une structure commune : un en-tête clair, un corps et un pied-de-page,
  • des informations au bon endroit : le logo en haut de la page, les coordonnées bancaires en pied-de-page,
  • un design professionnel : des couleurs bien choisies et des polices de caractère classiques,

Les logiciels de facturation tels que Debitoor t'offrent des outils de personnalisation de ton modèle de facture, qui garantissent une structure irréprochable et font figurer l'ensemble des informations nécessaires.

Sois conscient des circonstances particulières

Bien que la plupart des factures suivent le même format et incluent les mêmes informations, tu peux faire face à des situations un peu particulières, notamment lorsque tu factures un client basé dans un autre pays de l'UE, par exemple.

Si tu disposes d'un numéro de TVA européen, les règles sur les acquisition et livraisons intracommunautairess'appliquent et affectent la gestion de la TVA dans tes factures. N'hésite pas à consulter notre article : Facturation et autoliquidation.

Avec le logiciel de facturation Debitoor, la gestion et le calcul des différents taux de TVA d'une facture se fait de façon automatique.

Et si ta facture devait être créée dans une autre langue ou une devise étrangère, Debitoor te permet de la traduire dans les principales langues du monde, en un clic. Consulte notre article : Modèle de facture en langue étrangère, pour en savoir plus.

Tu as besoin d'une facture dans une devise différente ? Sélectionne simplement la bonne devise dans un menu déroulant, entre le taux de change actuel et mets à jour les détails de la facture si nécessaire. Le logiciel de facturation Debitoor prendra en charge le reste !

Ta facturation très simplement Debitoor by SumUp